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Pleo im CRN-Interview

»Gerade in Coronazeiten macht automatisierte Verwaltung Sinn«

08. Mai 2020, 11:13 Uhr   |  Natalie Lauer | Kommentar(e)

»Gerade in Coronazeiten macht automatisierte Verwaltung Sinn«
© Pleo

Das Verwalten von Unternehmensausgaben auf konservativem Wege hat so gut wie ausgedient. Heute laufen die damit assoziierten Prozesse häufig automatisiert ab. Im CRN-Interview verrät Marie Moesgaard von Pleo, weshalb dieser Trend weiter wachsen wird.

Die Verwaltung der Unternehmensausgaben ist ebenso Teil des Geschäftsalltags, wie die Berecnung von Umsätzen oder die Kundenpflege. Die Zuordnung der Ausgaben sowie die Übertragung der Daten erfordert nicht nur Präzision und Geduld, sondern kostet auch viel kostbare Zeit. Aus diesem Grund etablieren sich Plattformen, die diese Prozesse automatisieren mehr und mehr. Im CRN-Interview erklärt Marie Moesgaard, Country Managerin in Deutschland für Pleo, weshalb das Automatisieren von Unternehmensausgaben insbesondere in Zeiten von Corona an Bedeutung gewinnt und wofür Unternehmen aktuell am meisten Geld ausgeben.

CRN: Frau Moesgaard, Pleo ist spezialisiert auf das Automatisieren und Administrieren von Unternehmensausgaben. Was genau verbirgt sich dahinter?

Moesgaard: Das Verwalten von Unternehmensausgaben auf herkömmlichen Wege nervt Mitarbeiter, Buchhalter und Steuerberater. Mitarbeiter sammeln ihre Rechnungen, suchen diese verzweifelt am Monatsende, Buchhalter wie Steuerberater übertragen alle einzelnen Daten händisch. Wir automatisieren den gesamten Prozess gleich von Anfang an: Gibt ein Mitarbeiter Unternehmensgelder aus, lädt er die Rechnung direkt auf die Pleo-Plattform hoch – Daten wie Umsatzsteuer und Beträge werden automatisch in die Systeme überführt, durch unsere neue DATEV-Schnittstelle sogar bis in die Steuersoftware. Die Verantwortlichen und die Buchhalter sind dabei immer im Loop – sehen alle Ausgaben in Echtzeit. Aber mit Copy and Paste ist ein für allemal Schluss.

CRN: Nun werden Mitarbeiter in Zeiten von Corona sicherlich nicht mehr viele Rechnungen für den Business Lunch oder die Geschäftsreise einreichen – ist ihr Modell in Corona-Zeiten überflüssig?

Moesgaard: Im Gegenteil: Gerade in Zeiten von Corona ergibt die automatisierte Verwaltung Sinn. Man kann im Home Office nicht einfach dem Tischnachbarn eine Rechnung rüberschieben. Wir sehen, dass viele Unternehmen ihren Mitarbeitern Budgets zur Verfügung stellen, innerhalb derer sie relativ autark Geld ausgeben dürfen. Natürlich gelten ab bestimmten Beträgen Freigabeprozesse – aber selbst die laufen relativ automatisch über die Plattform. Wir sorgen dafür, dass kein Chaos ausbricht in Zeiten von Corona.

CRN: Das hört sich plausibel an. Aber wofür geben Unternehmen denn überhaupt noch Geld aus?

Moesgaard: Wir haben das Ausgabeverhalten unserer 8.000 Kunden in sechs europäischen Ländern analysiert: Deutsche Kunden investierten Ende März sogar mehr in Marketing und Werbung als noch Anfang des Monats. Auch Investitionen in Beratungen oder die IT-Infrastruktur bleiben hierzulande stabil.

CRN: Ausgaben für Marketing und Werbung überraschen etwas, zumal der ZAW von Einbrüchen auch in der Werbewirtschaft ausgeht. Wie erklären Sie sich dies?

Moesgaard: Stark vereinfacht kann man Unternehmen in zwei Gruppen einteilen: Die Opportunitäten getriebenen wittern gerade in der aktuellen Zeit, in der mehr Menschen längere Zeit online sind, und zeitgleich Ad-Preise sinken, eine Chance. Risikominimierende setzen alle Hebel in Bewegung, das Unternehmen auf Teufel komm raus durch die Krise zu navigieren und jeden möglichen Cent einzusparen. Ich vermute, dass unsere Kunden tendenziell etwas stärker zur ersten Gruppe gehören. Schließlich sind wir erst seit Herbst des letzten Jahres in Deutschland aktiv. Unsere deutschen Kunden sind also tendenziell eher Early-Movers mit starkem Fokus auf innovative interne Prozesse – auch wenn wohlgemerkt sehr viele typische Mittelständler darunter sind.

CRN: Und wenn wir über Deutschland hinaus blicken, wie unterscheidet sich die Situation in anderen europäischen Ländern?

Moesgaard: Schweden nimmt eine Sonderrolle ein. Dort blieben die Ausgaben, auch wenn rückläufig, am stabilsten. Dänemark ist in Bezug auf das Ausgabeverhalten vergleichbar mit Deutschland – aber einen Schritt voraus, sowohl was die Restriktionen als auch die Rückkehr in den Arbeitsalltag angeht, zumindest den ersten vorsichtigen Versuch. Drastische Einbrüche von teils fast 80 Prozent der Ausgaben sehen wir in Spanien, aber auch Großbritannien oder Irland. Dort kommt das operative Geschäft teilweise fast zum Erliegen.

CRN: Können Sie uns abschließend noch eine Einschätzung zur Relevanz automatisierter Unternehmensausgaben für die Zusammenarbeit in modernen Unternehmen geben?

Moesgaard: Es geht nicht rein um administrative Prozesse. Mitarbeitern eine eigene Firmenkreditkarte auszuhändigen oder ihnen die Ausgabe von Firmengeldern in einem bestimmten Rahmen zu gewährleisten, ist auch ein großer Vertrauensbeweis. Pleo ist damit auch ein Schritt Richtung Eigenverantwortung und hin zu einer Arbeitskultur, die auf gegenseitiger Wertschätzung und Vertrauen beruht.

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