Warum Lizenzmanagement im Zeitalter der userbasierten Lizenzierung wichtiger denn je ist

Userbasierte Cloud-Lizenzen wirken auf den ersten Blick unkompliziert: Ein Benutzerkonto wird angelegt, die passende Lizenz zugewiesen und der Dienst steht bereit. Doch Lizenzmanagement wird dadurch nicht überflüssig – seine Aufgaben verändern sich. Statt Installationen und Produktschlüssel zu zählen, müssen Unternehmen heute Identitäten, Abonnements, Funktionsrechte, Nutzungsdaten und Verträge steuern.

Microsoft beschreibt die Product Terms ausdrücklich als Bestandteil der zugrunde liegenden Verträge; die konkreten Nutzungsrechte richten sich zudem nach Produkt und Lizenzprogramm. Eine technische Bereitstellung allein ersetzt deshalb keine kaufmännische und lizenzrechtliche Bewertung.

Vom Gerätebestand zum Nutzerlebenszyklus

Bei userbasierten Modellen ist nicht mehr primär das Gerät, sondern die Person der Bezugspunkt. Das schafft Flexibilität, erhöht aber gleichzeitig die Dynamik: Mitarbeitende treten ein, wechseln Aufgabenbereiche, benötigen zusätzliche Funktionen oder verlassen das Unternehmen. Microsoft 365 sieht deshalb die gezielte Zuweisung, Aufhebung und Neuzuweisung von Lizenzen vor. Professionelles Lizenzmanagement verbindet diese Vorgänge mit den Ein-, Wechsel- und Austrittsprozessen des Unternehmens. Fehlt diese Verbindung, bleiben Lizenzen nach einem Austritt gebunden oder Beschäftigte erhalten dauerhaft Pakete, die nicht mehr zu ihren tatsächlichen Aufgaben passen. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass Lizenzen ehemaliger Mitarbeitender entfernt, erneut zugewiesen oder aus dem Abonnement gelöscht werden können.

Kosten entstehen auch durch zu viele Lizenzen

Die wirtschaftlichen Risiken liegen häufig im Tagesgeschäft: ungenutzte Abonnements, zu hoch gewählte Lizenzstufen, doppelte Anwendungen, vergessene Benutzerkonten oder Vertragsverlängerungen ohne erneute Bedarfsprüfung. Das Herabstufen ungeeigneter Lizenzstufen, die Rückgewinnung inaktiver Lizenzen, die Konsolidierung redundanter Anwendungen sowie die Kontrolle von Laufzeiten und Kündigungsfristen als zentrale Optimierungsaufgaben.

Microsoft stellt hierfür Nutzungsberichte zur Verfügung. Diese können zeigen, wer einen Dienst intensiv, nur selten oder möglicherweise gar nicht verwendet. Erst der regelmäßige Abgleich zwischen Lizenzbestand, Benutzerzuweisung, tatsächlicher Nutzung und benötigter Funktionalität schafft eine belastbare Grundlage für Kostenkontrolle und künftige Beschaffungsentscheidungen.

Compliance braucht nachvollziehbare Prozesse

Auch in der Cloud bleibt eine Lizenz ein Nutzungsrecht mit vertraglichen Bedingungen. Unternehmen müssen nachvollziehen können, welcher Benutzer welches Produkt und welche Funktion auf welcher Grundlage verwenden darf. Dafür braucht es klare Verantwortlichkeiten zwischen IT, Einkauf, Personalabteilung, Finance und Compliance, dokumentierte Freigaben sowie regelmäßige Kontrollen.

Microsoft empfiehlt im FinOps-Kontext ausdrücklich Prozesse zur Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, regulatorischen Anforderungen und internen Richtlinien sowie die kontinuierliche Überwachung von Nutzung, Kosten und Compliance. Auch ISO/IEC 19770-1 betrachtet IT Asset Management als strukturiertes Managementsystem, das für Unternehmen unterschiedlicher Größe und für verschiedene Arten von IT-Assets eingesetzt werden kann. Governance ist damit kein Selbstzweck: Sie macht Entscheidungen nachvollziehbar, wiederholbar und gegenüber Management, Revision oder Herstellern erklärbar.

Microsoft 365 zeigt die praktische Komplexität

Die Microsoft-Cloud umfasst verschiedene Planfamilien, Lizenzstufen, eigenständige Dienste und Add-ons. Selbst wenn ein Dienst in mehreren Plänen enthalten ist, kann sich der Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Zusätzlich können Business-, Enterprise- und Einzelpläne kombiniert werden. Hinzu kommen direkte oder gruppenbasierte Lizenzzuweisungen sowie einzelne Servicepläne, die innerhalb eines Pakets aktiviert oder deaktiviert werden können.

Deshalb ist „alle bekommen dasselbe Paket“ selten die wirtschaftlich beste Strategie. Sinnvoller sind definierte Benutzerprofile – beispielsweise für Standardarbeitsplätze, Führungskräfte, Frontline Worker oder Spezialfunktionen – und ein regelmäßiger Abgleich mit den tatsächlich benötigten Features. Da Microsoft seine Product Terms aktualisiert und auch historische Fassungen bereitstellt, gehört zudem die Beobachtung veränderter Bedingungen zum laufenden Lizenzmanagement.

Fazit: SAM wird zum Business Enabler

Professionelles Software Asset Management schafft Transparenz über Verträge, Zuweisungen, Nutzung, Kosten und Verantwortlichkeiten. Es verbessert die Budgetplanung, stärkt die Verhandlungsposition bei Verlängerungen, reduziert Compliance-Risiken und unterstützt Cloud- und Transformationsprojekte.

Wer lediglich Lizenzen zuweist, verwaltet Benutzerkonten. Wer Bedarf, Nutzung, Verträge und Prozesse zusammenführt, steuert Kosten und Risiken. Ein regelmäßiger Lizenz- und Vertragscheck ist deshalb kein rückwärtsgewandtes Auditprojekt, sondern ein strategisches Managementinstrument. Er zeigt, was tatsächlich benötigt wird, wo unnötige Kosten entstehen und welche Entscheidungen vor der nächsten Vertragsverlängerung getroffen werden sollten. Ein strukturierter SAM-Health-Check schafft dafür den idealen Ausgangspunkt.

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Jens Walther
Leitung SAM Consulting
Tel.: +49 6021 58839-26
E-Mail.: sam@sfc-software.de

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