Vom Workshop zum produktiven KI-Agenten

Wie die ADN Akademie und die Compass Gruppe in kurzer Zeit einen KI-Use-Case für Ausschreibungen realisierten.

Konkrete KI-Anwendungsfälle identifizieren, priorisieren und innerhalb kürzester Zeit produktiv umsetzen: Mit den AI-Enablement-Angeboten der ADN Akademie entstehen aus Geschäftsideen funktionierende Lösungen mit unmittelbarem Mehrwert. Der Praxisfall der Compass Gruppe zeigt, wie schnell der Weg von der Idee zum Prototypen mit ADN gelingt.

Zielsetzung: Ausschreibungen schneller bewerten und Geschäftschancen früher erkennen

Die Compass Gruppe, ein Verbund führender IT-Systemhäuser und IT-Dienstleister, verarbeitet regelmäßig umfangreiche Ausschreibungsunterlagen. Der hohe Aufwand für die Analyse und Vorqualifizierung von Ausschreibungen sollte reduziert werden. Ziel war es auch relevante Informationen schneller für fundierte Entscheidungen verfügbar zu machen.

Herausforderung: Hoher Zeitaufwand durch manuelle Prozesse

Die Bewertung neuer Ausschreibungen war bislang sehr zeitaufwendig. Verantwortliche mussten umfangreiche Dokumente prüfen, relevante Anforderungen identifizieren und die Wirtschaftlichkeit einer Teilnahme prüfen. Mit steigender Komplexität nahm der Zeitaufwand kontinuierlich zu. Gesucht wurde daher eine Lösung, die große Dokumentenmengen automatisiert analysiert und zentrale Informationen strukturiert bereitstellt.

Lösung: AI Enablement mit ADN und Microsoft Copilot Studio

Der Impuls für das Projekt entstand nach einer Schulung der Compass Gruppe zu Microsoft Copilot Studio durch ADN. Darin entwickelte sich die Idee, einen konkreten Geschäftsprozess mithilfe eines KI-Agenten zu optimieren. In einem anschließenden AI-Enablement-Workshop analysierten die Experten von ADN gemeinsam mit den Fachverantwortlichen der Compass Gruppe und der zur Gruppe gehörenden Gesellschaften Netz 16 GmbH, Starke + Reichert GmbH & Co. KG sowie System-Haus-Dresden GmbH, den Ausschreibungsprozess. Aus den Erkenntnissen entwickelten sie einen ersten Prototypen für einen KI-gestützten Assistenten.

„Viele Unternehmen beschäftigen sich seit Jahren mit KI, wissen aber noch nicht, wo die Technologie im eigenen Geschäft den größten Mehrwert schafft. Gemeinsam mit Partnern und Kunden entwickeln wir Ideen zu konkreten Anwendungsfällen und überführen sie in produktiven Einsatz“, erklärt “, Oliver Opgenoorth, Head of Sales Academy & Professional Service bei ADN.

Technische Umsetzung: Automatisierte Dokumentenanalyse mit Copilot Studio

Die Lösung basiert auf Microsoft Copilot Studio. Als Wissensquelle dienen Ausschreibungsunterlagen, die über SharePoint bereitgestellt werden. Der Agent identifiziert und analysiert beispielsweise Anforderungen, Zuschlags- und Entscheidungskriterien sowie weitere zentrale Informationen und stellt diese übersichtlich für die Verantwortlichen bereit.

Ergebnis: Schnellere Entscheidungen und produktiver KI-Einsatz

Durch den KI-Agenten kann die Compass Gruppe Informationen geschäftsrelevante Chancen früher erkennen und Ressourcen gezielter einsetzen.

Der entwickelte Agent dient gleichzeitig als Blaupause für weitere KI-Anwendungsfälle in dokumentenintensiven Prozessen und zeigt, wie Unternehmen innerhalb kurzer Zeit aus einer ersten KI-Idee einen produktiven Use Case entwickeln können.

„Die Menge und Komplexität von Ausschreibungsunterlagen hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen. Der gemeinsam mit ADN entwickelte Agent hilft uns dabei, relevante Informationen schneller zu identifizieren und erste Bewertungen deutlich effizienter vorzunehmen. Besonders beeindruckt hat uns, wie schnell aus einer konkreten Herausforderung eine funktionierende Lösung entstanden ist“, sagt Andreas Kleinknecht, Projektmanager, Compass Gruppe.

Ergebnisüberblick:

Tech Academy: https://akademie.adn.de/

Dieser Artikel wurde von ADN gesponsert.