IT-Sicherheit beim Drucken und Scannen: So meistern Unternehmen die NIS-2-Richtlinie – Advertorial

Fünf Features für NIS-2-konforme MFP und Drucker

Multifunktionssysteme (MFP) und Drucker fliegen als Schwachstellen bei IT-Sicherheitskonzepten auch mal unter dem Radar. Das kann kritisch werden, denn sie verarbeiten sensible Daten. Durch die Cyberschutz-Verpflichtung NIS-2 steigt der Druck für Firmen, IT-Sicherheit ganzheitlich zu gewährleisten. Für höchste Sicherheit beim Drucken und Scannen sind UTAX MFP bereits ab Werk mit umfassenden Sicherheitsfunktionen ausgestattet – und können bei Bedarf um zusätzliche Optionen ergänzt werden. Darüber hinaus bietet UTAX seinen Fachhandelspartnern Webinare zur NIS-2-Richtlinie an, die Know-how vermitteln und helfen, Kunden gezielt zu beraten.

Die zweite EU-Richtlinie zur Netzwerk- und Informationssicherheit (NIS-2-Richtlinie) für den verpflichtenden Schutz wichtiger Anlagen und Unternehmen vor Cyberangriffen nimmt, anders als ihre Vorgängerregelung von 2016, nicht nur kritische Infrastrukturen (KRITIS) in die Pflicht – wie das Finanzwesen, Gesundheitsdienstleister oder Energieversorger – sondern erweitert den Kreis der Betroffenen erheblich. Unter den schätzungsweise rund 29.500 Firmen befinden sich auch mittelständische Unternehmen aus den verschiedensten Branchen. Betroffene Firmen und Institutionen sind gefragt, organisatorische und technische Schutzmaßnahmen zu implementieren. Anfang 2023 trat die Richtlinie in Kraft. Mit der Eintragung in das Bundesgesetzblatt am 6. Dezember 2025 ist das Umsetzungsgesetz zur NIS-2 Richtline in nochmals verschärfter Form in deutsches Recht überführt worden. Erste Audits betroffener Unternehmen werden bereits im Frühjahr erwartet.

NIS-2: Unternehmen sollten jetzt aktiv werden

Damit sind Institutionen und Unternehmen in Deutschland seit Anfang 2026 verpflichtet, zu klären, ob sie unter NIS-2 fallen. Falls ja, sind sie gefordert, die notwendigen Sicherheits- und Risikomanagementmaßnahmen umzusetzen und nachweisbar zu machen, um Verstöße und damit empfindliche Bußgelder zu vermeiden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt Unternehmen, die NIS-2 Regulierung dazu zu nutzen, ihre Informationssicherheit zu verbessern, indem sie konkrete technisch-organisatorische Maßnahmen umsetzen. Für höchste Sicherheit muss dabei auch die Druckumgebung in die Sicherheitsstrategie einbezogen werden. „In Zeiten stetig steigender Cyberangriffe sollten Unternehmen die NIS-2-Richtlinie auch als große Chance sehen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu stärken“, sagt Philipp Wanner, Produktmanager bei UTAX. Nachfolgend fünf Säulen, die für einen sicheren Betrieb von Druck- und Kopiersystemen sorgen.

Wichtige Features NIS-2-konformer MFPs und Drucker

1 - Sicheres Fleet-Management: Veraltete Software zählt zu den häufigsten Schwachstellen. Jedes Multifunktionssystem eines Unternehmens muss daher erfasst, überwacht und regelmäßig aktualisiert werden. Moderne Lösungen ermöglichen ein Remote-Management der gesamten Druckerflotte mittels Fernwartung inklusive automatischer Firmware-Updates.

2 - Zugangs- und Rechteverwaltung: Wer darf welche Dokumente drucken, scannen oder kopieren? Eine Nutzeranmeldung am Gerät begrenzt Zugriffe und dokumentiert Aktivitäten. Das verhindert unbefugten Zugang und schafft Transparenz bei der Nutzung.

3 - Dokumentenschutz: Vertrauliche Ausdrucke dürfen nicht unbeaufsichtigt im offenen Ausgabefach liegen. Eine sichere Druckfreigabe durch Authentifizierung per PIN oder Chip sorgt dafür, dass Aufträge erst nach Anmeldung am Gerät ausgegeben werden. So gelangen sensible Dokumente, wie Gehaltsabrechnungen oder Verträge, nicht in falsche Hände.

4 - Angriffserkennung: Moderne MFP und Drucker erkennen und melden Manipulationsversuche automatisch. Sichere Startvorgänge (Secure Boot), kontinuierliche Systemprüfungen (Run Time Integrity Check) und Sicherheits-Monitoring (Security Information and Event Management/SIEM) protokollieren verdächtige Aktivitäten und benachrichtigen IT-Administratoren sofort.

5 - Technologie-Standards: Als gute Leitplanken dienen der BSI IT-Grundschutz und die ISO 27001:2022 Zertifizierung, die auch IT-Sicherheitsanforderungen für MFP definieren. Funktionen wie die Festplattenverschlüsselung, sichere Boot-Prozesse, Authentifizierung und fortlaufende Integritätschecks gehören zum Mindeststandard.

Höchste Sicherheit beim Drucken und Scannen mit UTAX

UTAX Produkte bieten diese Features. Sie erfüllen durch integrierte Sicherheitsfunktionen viele wesentliche NIS-2-Anfoderungen: „Unsere Multifunktionssysteme verfügen über alle Produktklassen hinweg über einen sehr hohen Umfang an leistungsfähigen und zeitgemäßen IT-Sicherheitsfunktionen. Hierzu gehören unter anderem ein umfassender Firmwareschutz, der Support von aktuellen Sicherheitsprotokollen, eine sichere Authentifizierung, eine Datenverschlüsselung durch ein standardmäßig enthaltendes Data Security Kit, regelmäßige Sicherheitsupdates und ein Echtzeit-Monitoring, so dass die IT bei Gefahren direkt benachrichtigt wird. Spezifische Funktionen wie ein „Document Guard“ verhindern zudem, dass als vertraulich gekennzeichnete Informationen beim Scannen oder Kopieren versehentlich oder missbräuchlich geteilt werden. Mit UTAX MFPs sind Kunden somit stets bestmöglich geschützt – auch mit Blick auf aktuelle Anforderungen wie die EU-Richtlinie NIS-2“, betont Philipp Wanner.

Darüber hinaus hat UTAX für seine Fachhandelspartner eine neue NIS-2 Webinar-Serie gestartet, die gut angenommen wird. Viele UTAX Partner haben sich auf diesem Weg bereits informiert und fit gemacht für die Beratung von Kunden, die ihre Druckinfrastruktur gemäß der Richtlinie absichern wollen. Interessierte Fachhandelspartner finden aktuelle Webinar-Termine im Partnerportal oder können diese bei UTAX erfragen. Weitere Informationen erhalten Interessierte auf dieser Website.

Mehr Details zu den ganzheitlichen IT-Sicherheitsangeboten von UTAX finden Sie unter utax.de/security.