Intelligentes Dokumentenmanagement: Neue Potenziale für Partner

Modernes Dokumentenmanagement gilt seit langem als Fundament und Treiber für Digitalisierung im Unternehmen. Es ersetzt unstrukturierte Papier- und Dateiablagen durch durchgängige, effiziente digitale Prozesse und macht Workflows automatisierbar. Künstliche Intelligenz hebt dieses zentrale Organisationsthema auf ein höheres Level. Für den Channel eröffnen sich neue Umsatzpotenziale als Lösungspartner für Managed Services. Ricoh Deutschland unterstützt das Wachstum der Partner technologisch und strategisch.

Trotz fortschreitendem digitalen Wandel im deutschen Mittelstand, in größeren Unternehmen und Behörden – bei strukturierten Ablagesystemen und Prozessautomatisierung gibt es noch viel Digitalisierungspotenzial. Noch immer zählen manuelle Abläufe mit papierbasierten Archiven zum Arbeitsalltag. Rechnungen werden immer noch händisch zugeordnet oder liegen isoliert im ERP-System, wichtige Kundenkorrespondenz isoliert im E-Mail-Postfach. Über Jahre haben sich große Mengen unstrukturierte Daten angesammelt. So wächst der Bedarf an Lösungen, die administrative Aufgaben reduzieren, Mitarbeitende entlasten und den Compliance-Vorgaben gerecht werden. KI kann diese Aufgaben größtenteils automatisieren und für nachgelagerte Prozesse aufbereiten. Und sie schafft mehr als Ordnung: Altbestände werden wieder zugänglich, die KI strukturiert Informationen und ermittelt den Kontext selbst hin zu einem intelligenten Assistenzsystem.

IDP: Vom Archiv zum intelligenten Wissensassistenten

Aus einer passiven Ablage wird mit KI ein aktiver Assistent und Effizienz-Booster. Intelligent Document Processing (IDP), das Ricoh und DocuWare gemeinsam anbieten, ist dabei das Herzstück: Der KI-Assistent DocuWare Aura unterstützt Mitarbeitende dabei, relevante Inhalte in gespeicherten Dokumenten zu finden und miteinander zu vergleichen. Dokumententrennung (Splitting), Klassifizierung, Datenextraktion sowie Handschrifterkennung (HTR) ermöglichen die Workflow-Automatisierung. So entsteht ein aktives Assistenzsystem für bessere, schnellere, effizientere Zusammenarbeit. Der praktische Nutzen ist vielfältig: In der Buchhaltung lassen sich Rechnungsinformationen schneller auswerten, im Einkauf Vertragskonditionen gegenüberstellen und im Vertrieb relevante Kundeninformationen effizienter zusammentragen. Unternehmen sparen dadurch Zeit und schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.

TANTZKY: IDP als Teil eines durchgängigen Gesamtsystems

Bei Ricohs langjährigem Partner TANTZKY aus Karlsruhe ist Intelligent Document Processing bereits bei vielen Kunden eingeführt, sei es im Bereich Personal- oder Rechnungswesen, bei Logistik oder in der Verwaltung. Für den nahtlosen Datenfluss setzt TANTZKY auf ein durchgängiges Gesamtsystem: „Wir kombinieren die Stärken dreier führender Technologien aus der Ricoh-Gruppe zu einem Power-Trio“, erläutert Geschäftsführer Mirko Tantzky. „Ricoh-Hardware scannt und erfasst digital, die Streamline NX Suite sorgt für Verteilung und Workflow-Steuerung sowie DocuWare DMS mit KI für die intelligente Erkennung und Verarbeitung. Wir sorgen dafür, dass alle Komponenten optimal zusammenspielen und individuell auf jeden Kunden abgestimmt sind.“

Die fließende, intelligente Prozessverkettung sorgt für Effizienz: Geschäftsdokumente, auch mit unterschiedlichen Formaten oder in mangelnder Qualität, werden ohne manuelle Sortierung über das Ricoh-Multifunktionssystem zuverlässig digitalisiert. Moderne Systeme können in einem Durchlauf Vor- und Rückseite gleichzeitig scannen und so bis zu 300 Doppelseiten pro Minute erfassen. In den weiteren Schritten sorgt KI für die Analyse der Dokumente und extrahiert die Daten, liest relevante Inhalte wie Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferant aus und sorgt für das vollautomatische Routing und dynamische Indexierung. Mirko Tantzky: „Unsere Kunden überzeugen die Vorteile: Keine Insellösung, keine Doppelarbeit, bis zu 60% Einsparungen der Bearbeitungskosten durch den digitalen Posteingang mit Künstlicher Intelligenz.“

Chancen für den Channel durch integrierte Ricoh-Lösungen

Auch Tobias van Wickeren, Commercial Director Partner Sales bei Ricoh Deutschland, betont das Potenzial für Managed Digital Services (MDS), das mit KI wächst: „Was in mittelständischen und großen Unternehmen fehlt, ist nicht der Zugang zur Technologie, KI-Tools sind in den meisten Unternehmen etabliert. Es ist der Beratungs- und Umsetzungspartner, der Menschen, Informationen und Systeme effektiv miteinander verbindet und die individuell beste Lösung findet. TANTZKY kombiniert genau das, entwickelt sein Portfolio ständig weiter und ist heute ein führender Lösungsanbieter für Digitalisierung, Druck-, Dokumenten- und Informations-Management in der Region.“

So setzt auch Ricoh mit seinem breiten Leistungsspektrum, darunter auch die Lösungen der Ricoh-Tochter DocuWare, auf sein starkes Partnernetzwerk in Deutschland. „Lösungsanbietern eröffnet IDP die Chance, sich als aktiver Digitalisierungspartner ihrer Kunden zu positionieren und ihr Managed Service-Angebot zu erweitern“, sagt Tobias van Wickeren. „Denn Unternehmen benötigen zunehmend mehr als die digitale Ablage von Dokumenten. Gefragt sind intelligente Lösungen, die Informationen verstehen, Zusammenhänge erkennen und Geschäftsprozesse aktiv unterstützen.“

Transformation und Wachstum mit Unity

Besonders interessant ist das Potenzial auch für die Partner in ihrem Bestandskundengeschäft. Unternehmen, die bereits Druck-, Scan- oder Dokumentenmanagementlösungen einsetzen, können ihre vorhandenen Prozesse schrittweise um intelligente Funktionen ergänzen. Daraus ergeben sich Cross-Selling- und Up-Selling-Möglichkeiten. Zugleich entstehen zusätzliche Geschäftsfelder rund um Beratung, Implementierung, Integration und laufender Betreuung. Ricoh Deutschland bündelt die Förderung und Weiterentwicklung im Unity Partner Programm.

Van Wickeren: „Wir sehen es als unsere Aufgabe, unsere Partner technologisch ganzheitlich zu begleiten und gemeinsam neue Marktchancen zu erschließen. Das gilt insbesondere auch für unsere integrierten digitalen Services. Wir setzen auf wirklich kooperative und strategische Zusammenarbeit!“

Weitere Informationen unter KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung für schnellere, präzisere Arbeitsabläufe | Ricoh Deutschland

.

Dieser Artikel wurde von Ricoh Deutschland gesponsert.