DocuWare Cloud: Zehn Jahre Erfahrung als Rückenwind – Advertorial

Cloud Computing ist im Dokumenten-Management längst keine Vision mehr, sondern gelebte Praxis. Laut aktuellen Zahlen der BITKOM ist mit 90 Prozent fast jedes Unternehmen in der Cloud. Mit über einem Jahrzehnt Cloud-Erfahrung, einem transparenten Abo-Modell und kontinuierlichen technologischen Erweiterungen positioniert sich DocuWare als verlässlicher Anbieter, wenn es um die Digitalisierung von Dokumentenprozessen geht.

Für den Channel ergibt sich daraus eine klare Opportunität: standardisierte, aber doch anpassbare Services bei planbaren Margen – und das, ohne sich über Hardware, Patches oder Sondermodule Gedanken machen zu müssen. Welche konkreten Mehrwerte ergeben sich daraus nun für Partner und Anwender? Ein Blick auf Kostenmodell, Funktionsumfang und Betriebskonzept zeigt, warum sich die DocuWare Cloud gerade jetzt als zukunftssichere Wahl erweist.

Planbare Kosten in preissensiblen Zeiten
Ein oft genannter Grund für die Nutzung der Cloud sind kalkulierbare Budgets. DocuWare hat sein Preismodell von Beginn an konsequent als Abo gestaltet: Unternehmen zahlen eine monatliche Gebühr, die sich ausschließlich an Benutzerzahl und Speicherbedarf orientiert. Größere Funktion-Bundles oder versteckte Aufschläge gibt es nicht - jedes Abonnement enthält das volle Leistungsspektrum inklusive Intelligent Indexing, Workflow Management, Formularerstellung und vielseitiger Integrations-Tools.

Mehr als Rechnungen: Breites Einsatzspektrum
Der typische Einstiegs-Use-Case bei DMS-Projekten ist und bleibt die digitale Eingangsrechnung. Tatsächlich lässt sich DocuWare Cloud jedoch weit darüber hinaus einsetzen. Von der Rechnungsverarbeitung, über das Vertragsmanagement bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeitender - sämtliche Unternehmensprozesse können mit DocuWare Cloud automatisiert und beschleunigt werden.

Vollwertig starten, gezielt aufrüsten
DocuWare hat seine Cloud-Variante funktionsgleich zur On-Premises-Version entwickelt. Enthalten sind u. a. Workflow-Designer, Web-Formulare, Integrations-Plug-ins sowie das KI-gestützte "Intelligent Indexing" zur automatischen Verschlagwortung. Wer darüber hinaus spezielle Anforderungen an die Datenerfassung hat, kann seit Ende 2024 die KI-Technologie DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) hinzubuchen. Sie extrahiert Informationen selbst aus unstrukturierten oder handschriftlichen Dokumenten und kann wahlweise in Ergänzung zu DocuWare Cloud oder einem anderen System, z.B. HR- oder Logistik-Software, betrieben werden.

Höchster Schutz – minimaler Aufwand
DocuWare betreibt seine Plattform in mehrfach abgesicherten Rechenzentren auf mehreren Kontinenten und setzt auf durchgängige Verschlüsselung sowie eine klare Trennung der Kundendaten. Regelmäßige Audits und ein fortlaufendes Monitoring sorgen dafür, dass die jeweils geltenden Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Für mittelständische Betriebe bedeutet das: höchste Sicherheitsstandards, ohne eigene Spezialisten aufbauen zu müssen.

Skalierbarkeit und Verfügbarkeit inklusive
Zum Monatsabschluss steigt in vielen Unternehmen das Arbeitsvolumen deutlich. In solchen Spitzenzeiten stellt DocuWare Cloud zusätzliche Rechen- und Speicherressourcen dynamisch bereit, sodass Zugriffszeiten stabil bleiben, selbst wenn deutlich mehr Dokumente als üblich verarbeitet werden. Ein redundantes Betriebsmodell schützt zusätzlich vor Ausfällen und stellt sicher, dass Teams jederzeit und von überall auf ihre Unterlagen zugreifen können und Workflows zuverlässig laufen.

Technologische Kontinuität als Investitionsschutz
Zehn Jahre Cloud-Betrieb bedeuten nicht nur Stabilität, sondern auch eine Fülle von Lessons Learned. DocuWare kann Updates heute weitgehend ohne Downtime einspielen und neue Features sukzessive bereitstellen. Für Partner reduziert das den Support-Aufwand, für Kunden schützt es die Investition, weil sie automatisch von Innovationen der DocuWare Cloud profitieren.

Fazit
DocuWare liefert heute schon das, wonach der Markt morgen standardmäßig verlangt: ein durchgängig gemanagtes SaaS-Angebot, das ohne Hardware-Ballast und Modulchaos auskommt, gleichzeitig aber genügend Spielraum für individuelle Anpassungen lässt. Für Partner heißt das: sichere, wiederkehrende Margen bei minimalem Betriebsaufwand. Für Kunden: sofort produktive, zukunftsfähige Prozesse aus der Cloud.

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Zum Autor:
Hermann Schäfer ist Chief Sales & Marketing Officer bei DocuWare. In dieser Funktion ist er weltweit für alle Vertriebs- sowie Marketingaktivitäten und -strategien bei verantwortlich. Seit seinem Start bei DocuWare im Jahr 2008 verantwortete Hermann Schäfer verschiedene Schlüsselpositionen innerhalb der Vertriebsorganisation des Unternehmens, ehe er 2025 zum CSMO berufen wurde.

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