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Wettbewerbsnachteile drohen

Digitales Büro im Mittelstand hat Seltenheitswert

07. September 2017, 17:14 Uhr   |  Elke von Rekowski

Digitales Büro im Mittelstand hat Seltenheitswert

In vielen Unternehmen herrscht noch das Papier.

In Bezug auf die Digitalisierung gibt es bei mittelständischen Unternehmen noch deutlichen Nachholbedarf. In den meisten Firmen herrscht noch das analoge Büro vor, es drohen Wettbewerbsnachteile gegenüber größeren Unternehmen.

Bei der Digitalisierung vernachlässigen viele mittelständische Unternehmen bislang das Büro. Gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) nutzt eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es hingegen 90 Prozent. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand gerade einmal 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 90 Prozent auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen. Das zeigt eine aktuelle Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Bitkom. »Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation. Neue, digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt nicht zusammen«, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Derzeit setzen viele Mittelständler Insellösungen für einzelne Bereiche ein. So nutzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Nur in 27 Prozent der Unternehmen kommt eine solche Software in der Personalabteilung zum Einsatz und 17 Prozent der Unternehmen setzen in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion auf eine solche Software. Großunternehmen, die Enterprise-Content-Management- (ECM) oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen, können daher einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 beziehungsweise 71 Prozent. Deutliche Unterschiede bestehen auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler profitieren von Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal vier Prozent beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 beziehungsweise 17 Prozent deutlich darüber. »Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen, wenn es um die digitale Transformation geht«, konstatiert Biffar. »Digital first« müsse nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, sondern das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein.

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten zwölf Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das anders aus. Dort liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen mit einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.

Viele mittelständische Unternehmen wollen künftig das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Immerhin 18 Prozent der Unternehmen planen in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung. Bei weiteren acht Prozent stehen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für ECM- beziehungsweise DMS-Systeme auf der Agenda. Die technologische Entwicklung trägt dazu bei, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. So setzen beispielsweise immer mehr mittelständische Unternehmen Cloud-Lösungen ein. »Cloud Computing hat im Mittelstand den Durchbruch geschafft. Für die Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen ist das eine riesige Chance, weil so die Einstiegshürden für die mittelständischen Kunden deutlichen sinken«, so Biffar. Das sei auch eine unternehmerische Herausforderung für die Anbieter, denn statt dem Lizenzverkauf, der gut kalkulierbare und höhere Einnahmen gebracht habe, gehe der Trend zu Mietmodellen und Software-as-a-Service. Die Studie »ECM im Mittelstand 2017 - Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office« steht online zum kostenlosen Download zur Verfügung.

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