Vorbereitung auf Microsoft Audit: Lizenzsituation im Griff

Der IT-Dienstleiter Insight Technology Solutions hat dem Facility- und Traffic-Spezialisten Dr. Sasse in einem Software Asset Management-Projekt (SAM) unterstützt. Ziel dabei war es, das SAM-Zertifikat von Microsoft zu bekommen.

Da eine Auditierung durch Microsoft bevorstand, führte Dr. Sasse, Spezialist für Facility-, Traffic- und Aviation-Dienstleistungen, gemeinsam mit dem Systemhaus Insight Technology Solutions ein Software Asset Management-Projekt (SAM) durch. Bei Dr. Sasse sind die Client-Produkte von Microsoft sowie teils virtualisierte Windows Server wie Exchange, Sharepoint, SQL Server und Dynamics im Einsatz.

Das Software Asset Management des Münchner Unternehmens war bereits vor dem Projekt mit Insight relativ gut organisiert. Beschaffungen im gesamten IT- Bereich erfolgen mit wenigen Ausnahmen zentral. Installationen werden ausschließlich mittels zentraler Deployment-Tools vorgenommen. Täglich mehrmals durchgeführte Scan-Läufe im Netzwerk inventarisieren einen Großteil der genutzten Software. Jedoch geben Scandaten in einigen Bereichen wie den virtuellen Serverlandschaften oder bei Serverzugriffslizenzen (CALs) keinen ausreichenden Aufschluss über Lizenzerfordernisse. Hinzu kommen ältere, teilweise gar nicht mehr verwendete Softwareinstallationen, die ebenfalls bilanziert werden müssen. Dazu gehören ungeklärte Altbestände und Modalitäten bei gerätebasierten CALs.

So galt es zur Vorbereitung auf das Audit die Lizenzierung der Microsoft-Produkte nachweisbar zu überprüfen. Die Ergebnisse sollten dem Hersteller gegenüber konsistent und anschaulich dargestellt werden. Ziel dabei: Zeitaufwändige Nachprüfungen und Nachlizenzierungen so weit wie möglich vermeiden. Dr. Sasse strebte für das Projekt die Erlangung des SAM-Zertifikats von Microsoft an. Damit wäre das Unternehmen ein Jahr lang von Prüfungen durch den Softwarehersteller entlastet. Voraussetzung dafür ist ein gemeinsames Review des Projektes und der erarbeiteten Ergebnisse sowie die Durchführung eines Assessments nach dem auf ISO-Standards basierenden SAM Optimization Model von Microsoft. Dabei werden die SAM-relevanten Prozesse bei Beschaffung, Verwaltung und Einsatz von Microsoft-Software analysiert, bewertet und die Ergebnisse an den Hersteller gemeldet.

Gerade bei Serverzugriffslizenzen stellte sich dabei die Frage nach der Plausibilität von Lizenzierungsmodi. Zunächst konnte jedoch nur die Angemessenheit der bestehenden Variante geprüft werden. Denn die Möglichkeit zum Wechsel zwischen user- und gerätebasierten Zugriffslizenzen besteht nur bei der Verlängerung von Verträgen mit Software Assurance oder beim Erwerb von neuen Lizenzen, wobei das Enterprise Agreement von Sasse nicht mehr aktiv war. Darum sollte sich bei derartigen Plausibilitätspru?fungen der Blick in die Zukunft richten, um eine Ausgangsbasis für künftige Softwarebeschaffungen zu bilden. Zu diesem Zweck wurde im Nachgang des eigentlichen SAM-Projekts der Microsoft Optimization Service von Insight genutzt.

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