Cloud-ERP im Mittelstand: Mit SAP Business ByDesign zum perfekten Candle-Light-Dinner

Kerzenlicht steht für magische Momente. Das Licht einer echten Kerze ist durch nichts zu ersetzen, sei es bei der Tischdekoration in Gaststätten und Hotels, oder Kirchen. Dafür produzieren die Mitarbeiter der Heliotron Deutschland GmbH seit mehr als 40 Jahren Kerzen auf Basis von Flüssigwachs. Das Herzstück der Geschäftsprozesse des mittelständischen Unternehmens bildet bereits seit vielen Jahren eine ERP-Lösung aus der Cloud: SAP Business ByDesign.

Das Freiburger Familienunternehmen mit etwa 50 Beschäftigten ist ein globaler Player: Heliotron hat 15.000 Business-to-Business-Kunden in über 25 Ländern. Um die Kunden optimal bedienen zu können, benötigen die Mitarbeiter eine leistungsstarke und effiziente Lösung für das Enterprise Resource Planning (ERP). Heliotron hat sich dazu entschieden, die ERP-Lösung aus der Cloud zu beziehen. Das hat mehrere Vorteile: Speziell kleine und mittelständische Unternehmen wie Heliotron erhalten so mit geringem Aufwand Zugang zu einer ERP-Software, ohne sich um deren Implementierung, Betrieb und Support kümmern zu müssen. Zudem sind die Betriebskosten niedriger, weil der Nutzer nur für die Software-Lizenzen zahlt, die er tatsächlich verwendet. Eine Erweiterung der Zahl der Lizenzen ist jederzeit möglich. Hinzu kommt ein weiterer Faktor: die höhere Sicherheit. Denn cloudbasierte ERP-Lösungen wie SAP Business ByDesign werden über hoch sichere Rechenzentren in Deutschland bereitgestellt. Ein vergleichbares Sicherheitsniveau bieten nicht viele unternehmenseigene Datacenter.

SAP Business ByDesign als Rückgrat der Geschäftsaktivitäten

»Wir haben uns daher bereits 2010 entschlossen, eine ERP-Lösung aus der Cloud zu beziehen«, sagt Oliver Schneeberger, Geschäftsführer bei Heliotron. Die Wahl fiel auf SAP Business ByDesign. Die Lösung ist speziell auf die Anforderungen von mittelständischen Unternehmen wie Heliotron zugeschnitten. »SAP Business ByDesign kommt bei uns in einer Vielzahl von Bereichen zum Einsatz, von der Beschaffung der Ressourcen über die Bedarfsplanung und -prognose, das Bestellwesen für Handelsware oder Einsatzmaterialien bis hin zur finalen Produktion, der Auslieferung und Fakturierung der produzierten oder beschafften Waren«, so Schneeberger. Alle Prozesse sind entlang der gesamten Wertschöpfungskette vollkommen transparent. Zentrale Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung. Dadurch kann das Unternehmen flexibel und schnell auf Kundenwünsche eingehen.

Bessere Beratung für Kunden und mehr Flexibilität für Mitarbeiter

Auch die Verfügbarkeit von Daten hat sich deutlich verbessert, beispielsweise für die Vertriebsmitarbeiter. Diese können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen, auch von mobilen Geräten aus wie Smartphones, Tablets und Notebooks. Dieser Faktor ist besonders wichtig, denn Heliotron setzt ausschließlich auf Direktvertrieb. Die Fachberater kommen zum Kunden und beraten diesen umfassend vor Ort. Dadurch sind sie in der Lage, dem Kunden exakt das Produkt zu präsentieren, das sich ideal für den jeweiligen Verwendungszweck eignet. Das setzt jedoch voraus, dass der Vertriebsmitarbeiter jederzeit mit aktuellen Informationen versorgt ist. Dazu zählen Kundendaten, Produktinformationen, Preislisten und Informationen über Lieferzeiten.

»Mithilfe von Business ByDesign konnten wir unsere Prozesse straffen und aufgrund der Echtzeitdaten und der hohen Transparenz, welche die Software bietet, unsere Handlungsschnelligkeit signifikant steigern«, sagt Schneeberger. Im laufenden Jahr will Heliotron auch seinen Web-Shop in SAP Business ByDesign einbinden.