Automatisierte Justierung der Lizenzen: SAP-Lizenzkosten im Brennpunkt

Kostspielige Fehler lassen sich vor der Lizenzvermessung erkennen und der Lizenzbedarf entsprechend optimieren.

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Die Lizenzierung von SAP-ERP-Lösungen ist nicht nur eine große Herausforderung für Unternehmen, sondern auch ein signifikanter Kostenblock. Eine automatische Justierung der Benutzerkonten in jedem SAP-System spart nicht nur manuellen Aufwand, sondern verhindert auch Über- oder Unterlizenzierungen und unterstützt bei der Optimierung der Lizenzen.

Einmal pro Jahr schickt SAP seinen Kunden die »Aufforderung zur Abgabe der Selbstauskunft«. Daraufhin führen die meisten Unternehmen erste Testvermessungen mit den von SAP dafür vorgesehenen Tools – USMM und LAW – durchg. Die Ergebnisse dieser Testvermessungen führen häufig zu unangenehmen Überraschungen: Unerwartet viele User sind in den Systemen angelegt, die zugeordneten Lizenzen entsprechen nicht der tatsächlichen Nutzung. Die Folge sind manuelle Anpassungen in den Systemen.

Der durchschnittliche SAP-Kunde hat 3.500 User und 20 verschiedene Systeme. Theoretisch sind also an 70.000 Stellen manuelle Anpassungen möglich, mit denen dafür gesorgt werden kann, dass die USMM die korrekten Daten einsammelt. Denn das Programm liest nur aus, welcher Lizenztyp bei jedem User im System eingetragen ist. Bei vielen Unternehmen wird ein User einmal zu Beginn im System angelegt, dann aber nicht mehr aktualisiert. Wenn seine Nutzung sich verändert, ist das nicht hinterlegt und wird bei der Vermessung auch nicht berücksichtigt. Werden die Daten nicht manuell korrigiert, ergeben die Vermessungen falsche Ergebnisse. Da aber in der Praxis nicht 70.000 Stellen überprüft und korrigiert werden können, stellen die meisten Unternehmen die Daten nur in groben Zügen richtig und befassen sich nur mit jenen Stellen näher, von denen sie wissen, dass dort Fehler enthalten sind. An SAP werden letztlich Vermessungsergebnisse übermittelt, die halbwegs in den Rahmen des Erwarteten fallen, aber mit der tatsächlichen Nutzung und dem tatsächlichen Lizenzbedarf nicht vollständig übereinstimmen. Durch die Ungenauigkeit können Unter- oder Überlizenzen nicht ausgeschlossen werden.

Dazu kommt, dass die manuelle Justierung hochgradig fehleranfällig ist. SAP verlangt, dass für jeden User und für jedes System, das dieser nutzt, der richtige Lizenztyp ermittelt wird. Bei der Konsolidierung über LAW wird darauf basierend der final resultierende Lizenzschlüssel für jeden User für jedes von ihm genutzte System festgestellt. Jede Vermessung ist eine hochkomplexe Angelegenheit. Dabei werden Funktionsbausteine wie SAP Business Objects GTS nach Verbrauchsvolumina lizenziert. Die Zähleinheiten sind unterschiedlich, mal die Anzahl von Verträgen unter Management, mal Sales-Order pro Jahr, mal der Umsatz. Einige davon kann der USMM erfassen, viele aber müssen in Selbstauskunft abgegeben werden. Es gibt kein Tool, um den Verbrauch, der hier vorliegt, korrekt zu berechnen.

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