Blackbox in der Poststelle: Prozessoptimierung mit Dunkelverarbeitung

Das papierlose Büro ist noch weit entfernt und die Tische der Sachbearbeiter drohen noch immer unter einer Papierflut zusammenzubrechen. Abhilfe soll Prozessautomatisierung mittels Dunkelverarbeitung schaffen.

Chaos in der Ablage? (Foto: Radu Razvan - Fotolia.com)

Während der Arbeitstag zur Neige geht, scheint die Ablage in Büros förmlich überzuquellen. Sachbearbeiter schaffen es kaum noch die ankommenden Dokumente zu bearbeiten, ohne die Qualität darunter leiden zu lassen. So gibt es in den Schreibstuben viele Arbeitsschritte, die klaren Regeln folgen und folglich auch automatisiert bearbeitet werden könnte. Um ihre Mitarbeiter für qualifiziertere Arbeitsabläufe einsetzbar zu machen, setzen viele Unternehmen auf Prozessautomatisierung. Da dieser Prozess in seinem Ablauf vom Anwender weder beeinflusst, noch die Durchführung verfolgt werden kann, also »im Dunkeln« stattfindet, spricht man von der sogenannten Dunkelverarbeitung. Im Rahmen der Prozesskostenoptimierung rückt das Verfahren der Dunkelverarbeitung immer stärker in den Fokus bei großen und mittelständigen Unternehmen. Durch automatisierte Standardabläufe soll die Produktivität erhöht und Prozesskosten signifikant gesenkt werden. Die Vorteile liegen dabei in der Verkürzung der Verarbeitungszeit und Steigerung der Bearbeitungsqualität bei standardisierten Vorgängen, die keine Benutzerinteraktion erfordern.

Typische Aufgaben, die komplett in Dunkelverarbeitung durchgeführt werden können, sind beispielsweise der Massendruck von Bescheiden oder Mahnungen, die Berechnung und Durchführung der Zinskapitalisierung von Geldanlagen, Datenabgleichsarbeiten oder die Vorsortierung des Posteingangs. Gerade in Poststellen kann die Effizienz durch die automatisierte Inhaltsklassifikation gesteigert werden. Dazu werden die Daten extrahiert und bewertet und der jeweils richtige Geschäftsvorfall-bezogene Prozess in angebundenen Bestands-Systemen angestoßen. Der manuelle Aufwand soll dabei auf das technisch mögliche Minimum reduziert werden. Bei der Postsortierung und der Postverarbeitung lässt sich zudem durch selbstlernende Methoden das Prozessmodell sogar noch weitgehend administrationsarm erstellen und verändern. Im weiteren Verlauf werden dann alle eingehenden Informationen erfasst und zentral rationalisiert.