Umrüstungsgeschäft am PoS: Kasse machen mit Kassen

Einzelhändler, Gastronomen und überhaupt alle Betriebe, in denen bargeldintensiv gehandelt wird, sind durch die verschärfte Registrierkassenpflicht aufgefordert, ihre Kassensysteme schnellstens auf Vordermann zu bringen. Darüber hinaus heizt aber auch die Digitalisierung das Umrüstungsgeschäft am Point of Sale an.

Der Fiskus prüft die Kassen

Etron-Chef Markus Zoglauer

Dass die Registrierkassenpflicht gerade jetzt für viele Händler zum Thema wird, liegt an einer mehrstufigen Verschärfung der Anforderungen: Mit Beginn des Jahres 2018 trat die durch das Kassengesetz verfügte Änderung der Abgabeordnung in Kraft – in Konsequenz können Betriebsrüfer ab sofort durch eine sogenannte Kassennachschau jederzeit und ohne vorherige Ankündigung die Kassenführung überprüfen. Bereits seit dem 1. Januar 2017 sollten Registrier- und Computerkassen einzelne Kassenbewegungen elektronisch erfassen, speichern und digital archivieren. Als Aussicht: Ab dem 1. Januar 2020 müssen Kassen dann über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die genaue technische Ausgestaltung hierfür ist aktuell aber nicht beschlossen.

Die Finanzbehörden gehen damit im Rahmen des GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gegen Manipulationen und möglicher Steuerhinterziehung an der Kasse vor. Gründsätzlich gilt die Verordnung für alle Betriebe, die mit Bargeld handeln. Finanzbeamte dürfen spontan eine solche Kassennachschau durchführen und gegebenenfalls sogar als Kunden tarnen und Testkäufe vornehmen. Außerdem können die Prüfer unter Umständen Privaträume des Geschäftsinhabers betreten oder auch beim externen Buchhalter gehortete Daten prüfen. Im Fall einer Kassennachschau muss der Verwender einer elektronischen Registrierkasse einen sogenannten Z-Bon mit dem täglichen Kassenabschluss erstellen. Außerdem muss die Kasse neben der der Gesamtsumme der Bruttoeinnahmen alle Positionen und die Art der Zahlung sowie Stornierungen oder Retouren zusammenstellen können. Wichtig ist dabei auch, dass Kassenbuch und Kassenbericht durch eine manipulationssichere Software geführt werden. Im Zweifelsfall sollten die Betriebe eine Verfahrensdokumentation des Systems aufbieten können, aus der die Struktur der Datenverarbeitung vollständig ersichtlich ist. Auch bei offenen Ladenkassen, die zumindest bis 2020 noch erlaubt sind, kann der Prüfer übrigens einen Kassensturz und Zählprotokolle verlangen.

Welche Strafen drohen Betrieben, wenn sie die Auflagen nicht erfüllen? In erster Linie drohen im Fall von Ungereimtheiten Nachzahlungen, von kleine Zuschlagszahlungen bei kleinen Mängeln bis hin zur Vollschätzung mit in der Regel hohen Steuernachzahlungen. Im schlimmsten Fall gar ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung. Es bleibt aber schwer abzusehen, ob die Finanzbehörden der Kassennachschau tatsächlich ab sofort streng nachgehen und entsprechende Strafen verhängen. Im Nachbarland Österreich beispielsweise, wo eine entsprechende Regelung bereits seit 1. April vergangenen Jahres gilt, gingen die Betriebsprüfer offenbar eher nachsichtig vor: Presseberichten zufolge führten die Behörden zwar bis zum Ende des Sommers 25.000 Kassenprüfungen durch, Strafen wurden aber nur bei vorsätzlichem Fehlverhalten und damit so gut wie nie verhängt. Meist waren Sorglosigkeit oder Unfähigkeit schuld an der verzögerten Aufrüstung. Selbst der Discounter Lidl Österreich konnte nicht alle Auflagen rechtzeitig erfüllen, aber immerhin nachweisen, dass man mit einem IT-Dienstleister bereits an der Umstellung arbeitete. Die Kassenanbieter im Nachbarland gingen noch im Sommer davon aus, dass etwa ein Viertel der betroffenen Systeme noch nicht umgerüstet war. Gerade Geschäfte oder Hotelketten »haben oft eigene, ältere Kassensysteme und wissen nicht, wie sie umstellen sollen«, beobachtete auch Markus Zoglauer, Geschäftsführer des österreichischen Kassenanbieters Etron.

Der österreichische Software-Spezialist für Kassensysteme, Warenwirtschaft und E-Commerce-Lösungen wagte, nach den Erfahrungen den man im Heimatmarkt mit der Umstellung auf die neue Richtlinie gewonnen hat, die Deutschland-Expansion: In München hat Etron im vergangenen Jahr ein deutsches Vertriebsbüro eröffnet. Die österreichische Firma sucht nun Vertriebspartner für Deutschland. Der Etron-Geschäftsführer Markus Zoglauer sieht schließlich enorme Wachstumspotenziale: »Bis zu eine Million Unternehmen brauchen neue Kassen und wir brauchen neue Vertriebspartner in Deutschland. Wir wollen das Potenzial auf dem deutschen Markt nutzen, jetzt ist genau die richtige Zeit dafür«, prognostiziert er. Die Firma hofft all ihre Erfahrung bei der Umsetzung der Registrierkassenpflicht in Österreich ausspielen zu können. Etron bringt damit seine Online-Registrierkassen-Lösung »Etron onR« in diesem Zug nach Deutschland. Markus Zoglauer verspricht den Kunden hiermit »eine moderne Registrierkasse, die interaktiv und online ist, so kann man schnell und trotzdem gesetzeskonform kassieren«. Die Software gibt es in verschiedenen Ausführungen, die wie beispielsweise die Version »Etron onR Gastro« auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten.