KI-Nutzung verschärft Abrechnungsmängel bei MSPs

Der Umstieg auf KI und nutzungsbasierte Preisgestaltung deckt Schwachstellen in veralteten Abrechnungssystemen erst recht auf. MSPs lassen viel Geld liegen. Was sie vor allem brauchen: Systeme mit Verbrauchsintelligenz, Abrechnungsgenauigkeit und FinOps-Fähigkeiten.

Laut einer neuen Studie von m3ter und PwC UK verlieren IT-Dienstleister aufgrund von Lücken bei der Abrechnung und Nutzungserfassung von Service bereits Umsätze bei KI-basierten Leistungen. Experten warnen, dass sich das Problem mit der zunehmenden Verbreitung nutzungsbasierter Modelle verschärfen wird.

Die Studie unter britischen Software-Führungskräften ergab, dass 63 Prozent kein volles Vertrauen in ihre Abrechnungsprozesse haben, während die Umsatzverluste auf vier bis sieben Prozent des jährlichen wiederkehrenden Umsatzes (ARR) geschätzt werden. Unternehmen haben nämlich Schwierigkeiten, die immer komplexer werdenden KI-gesteuerten Dienste zu monetarisieren.

Für Partner beschränkt sich das Problem nicht auf die Backoffice-Systeme der Anbieter. "Wenn der Partner bei Nutzungserfassung und Berechnung der fälligen Beträge auf den Lieferanten-Anbieter angewiesen ist, ist auch er diesem Risiko ausgesetzt", sagt Griffin Parry, CEO und Mitbegründer von m3ter. "Der Anbieter macht das nicht absichtlich – es ist nur so, dass sich seine eigenen Probleme mit inkorrekten Abrechnungen auf seine Partner auswirken". Partnern würden so Umsätze für Leistungen entgehen, die sie verkauft haben, so Parry.

ERP nicht ausgelegt für nutzungsbasierte Leistungen

Der Übergang zu KI und nutzungsbasierter Preisgestaltung deckt Schwächen in veralteten Abrechnungssystemen auf, die eigentlich für feste Abonnementmodelle konzipiert wurden. Dem Bericht zufolge berichten 44 Prozent der Unternehmen von Herausforderungen bei der Erfassung und Messung der Nutzung. 87 Prozent sagen, dass die Integration zwischen Abrechnungsplattformen und ERP- oder Hauptbuchhaltungssystemen mangelhaft sei. Fast die Hälfte gibt an, dass keine Integration zwischen Abrechnungs- und CRM-Systemen bestehe.

Diese Fragmentierung hat direkte finanzielle Auswirkungen auf den gesamten Vertriebskanal, insbesondere bei komplexen, vielschichtigen Partnerverträgen. "Letztendlich bedeutet dies, dass der Partner 'x' für Dienstleistungen in Rechnung stellt, obwohl er berechtigt wäre, 'x+1' abzurechnen", so Parry. Dieses Problem beinträchtige bereits heute die Umsätze der Partner, meint der Branchenbeobachter.

Parry nennt als Ursachen für diese Einnahmeverluste die unvollständige Erfassung von Nutzungsdaten, veraltete Preisbedingungen, die in die Abrechnungssysteme einfließen, sowie Rechenfehler, die durch tabellenkalkulationsbasierte Prozesse verursacht werden.

"In manchen Fällen wird eine Nutzung vielleicht gar nicht erfasst. Es gibt keine Regeln für Überschreitungen, sodass diese nicht in Rechnung gestellt werden", meint er.

Abrechnungsprobleme im Vertrieb – häufiger als Partner zugeben wollen

Dass IT-Dienstleister Services nicht erfassen und damit auch nicht abrechnen, ist kein neues Phänomen. Ob Presales im Rahmen einer Projektausschreibung, Kundenberatung oder ein längeres, durchaus fachliches Gespräch eines Systemhaus-Technikers mit IT-Personal des Kunden, das dieser nicht erfasst: viele Systemhäuser (auch die ganz Großen) stellen solche Leistungen nicht in Rechnung. Man spricht dann häufig vom "Beratungsklau".

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27.000 Euro nicht berechnet

Björn Beckmann von Comteam und Ralf Schwarzmaier, GF der Mars Group, kennen die Schwächen nur zu gut: fehlende Kosten-Transparenz, keine vollständige Berechnung kundenbezogener Dienste, wenig Automatisierung bei der Abrechnung, Posten, die schlicht vergessen werden, dem Kunden in Rechnung zu stellen. "Der höchste Betrag, den ein Systemhaus zu berechnen vergessen hatte, war 27.000 Euro", sagte Beckmann vor einigen Monaten im Gespräch mit CRN. Viele MSPs würden es gar nicht merken, dass sie Leistungen zwar einkaufen, aber den Kunden nicht weiterberechnen.

Genau aus diesem Grund hat Schwarzmaier den MSP-Manager entwickelt und vertreibt dieses Kostentransparenz-Tool an MSPs über Comteam. Bei der Systemhauskooperation ist Björn Beckmann treibende Kraft für den MSP-Manager, den auch MSPs einsetzen können, die nicht Mitglieder bei Comteam sind. Der MSP-Manager öffne Beckmann Türen auch zu großen Systemhäusern, die das Problem fehlender Kostenberechnungen offenbar sehr beschäftigt.

Da KI-Dienste rasch auf Verbrauchsmodelle umgestellt werden, verschärft sich nun das Abrechnungsproblem, das dem Bericht der CRN UK zufolge auch MSPs auf der Insel hart treffen.

Diskrepanzen zwischen Nutzung, Anbieterabrechnung und Kundenabrechnung

Mark Skelton, CTO bei Node4, sagt, dass Diskrepanzen zwischen Nutzung, Anbieterabrechnung und Kundenabrechnung immer deutlicher zutage treten. "Es kommt häufiger vor, als die meisten Partner öffentlich zugeben möchten", sagt er. "Da KI-Dienste auf verbrauchsbasierte Modelle umgestellt werden, führt die Lücke zwischen dem, was verbraucht wird, und dem, was vom Anbieter in Rechnung gestellt, aber Kunden nicht weitergeben wird, zu echten Herausforderungen bei der Abstimmung."

Verzögerungen beim Reporting der tatsächlichen Leistungen verschärfen das Problem und erschweren es den Partnern, Rechnungen korrekt zu erstellen. "Wir haben Situationen erlebt, in denen das Reporting verbrauchsabhängiger Leistungen um Tage oder Wochen hinterherhinkt, was eine genaue Rechnungsstellung in Echtzeit sehr erschwert", so Skelton.

"Die Auswirkungen sind nicht nur finanzieller Natur; sie können das Vertrauen der Kunden untergraben, wenn diese unerwartete Gebühren sehen oder wenn wir stillschweigend Kosten übernehmen, die wir eigentlich weiterberechnen sollten", sagt Manager Skelton.

"Ohne spezielle Tools und Prozesse wird Geld liegen gelassen. Bevor diese Disziplin eingeführt wurde, arbeiteten wir weitgehend auf Vertrauensbasis. Angesichts des Umfangs, den KI mittlerweile erreicht, ist das aber keine tragfähige Lösung mehr".

Preisschwankungen im IT-Channel erhöhen den Druck zusätzlich

Die Studie von m3ter und PwC UK hebt auch hervor, wie häufig Anbieter ihren Ansatz zur Monetarisierung von KI ändern, was für Partner eine weitere Komplexitätsebene mit sich bringt. Etwas mehr als ein Drittel der Befragten gibt an, neben traditionellen Modellen auch Pay-per-Use-Preismodelle eingeführt zu haben. Die Hälfte der Befragten ab an, die Preise im vergangenen Jahr mindestens zweimal geändert zu haben.

KI wird am häufigsten durch Premium-Produktstufen oder eingebettete Funktionen mit entsprechenden Preiserhöhungen monetarisiert, doch die mangelnde Konsistenz erschwert es den Partnern, Umsätze zu prognostizieren oder vorhersehbare Kundenverträge zu entwerfen.

Diese Volatilität erhöht zudem den betrieblichen Aufwand, da Partner mehr Zeit damit verbringen, die Nutzung abzugleichen, Rechnungen zu validieren und den Kunden die Gebühren zu erklären.

Abrechnungslücke als Teil einer umfassenderen "KI-Schuld"

Analysten argumentieren, dass Abrechnungsmängel ein tieferes strukturelles Problem in der Art und Weise widerspiegelt, wie Unternehmen KI eingeführt haben. Steven Dickens, CEO und Chefanalyst bei HyperFRAME Research, sagt, dass Abrechnungsprobleme ein Symptom einer umfassenderen "Lücke bei der Einführung der Infrastruktur" seien.

"Das Abrechnungsproblem ist ein Symptom der 'KI-Schulden' – Unternehmen haben sich in generative KI-Pilotprojekte gestürzt, ohne die zugrunde liegende Infrastruktur aufzubauen, die einen produktionsreifen Betrieb unterstützt", beschreibt er.

Aus dieser Perspektive sind Abrechnungsfehler nicht nur ein finanzielles Problem, sondern Teil einer umfassenderen mangelnden Bereitschaft in Bezug auf Daten, Infrastruktur und Betriebssysteme. Dickens warnt, dass sich diese Herausforderung verschärfen wird, wenn die Nutzung von KI komplexer werde.

"Da KI sich von einzelnen Verarbeitungsaufrufen hin zu autonomen Agenten entwickelt, die mehrstufige Aufgaben erledigen, wird das Volumen an 'Mikroaufgaben' explodieren", sagt er voraus. "Das schafft eine grundlegend andere Herausforderung bei der Messung und Monetarisierung".

IT-Vertriebsmodell unter Druck

Der Übergang zu nutzungsbasierter Preisgestaltung zwingt auch zu einem Umdenken bei traditionellen Partnergeschäftsmodellen. "In traditionellen Modellen war der Preis für Software fest", so Parry. Partner kauften sie für einen fixen Preis ein, schlugen ihre Marge drauf und "konzentrierten sich in der Regel darauf, gute Verkaufsvermittler zu sein", skizziert Parry.

"Bei nutzungsbasierten Modellen hängen die Einnahmen stärker von der Akzeptanz und der Ausweitung ab. Partner müssen eine kontinuierlichere Beziehung zum Kunden pflegen". Dieser Wandel treibt Partner in Richtung Managed Services, kontinuierlicher Optimierung und intensiverer Kundenbindung, anstatt einmaliger Transaktionen.

Zudem entstehen neue Überschneidungsbereiche zwischen Anbietern und Partnern, insbesondere da Anbieter direkten Einblick in Nutzungsdaten und Kundenverhalten erhalten.

FinOps-Fähigkeiten entwickeln sich zu einer zentralen Chance

Trotz der Risiken sehen Partner eine Chance, neue Dienstleistungen rund um Abrechnung, Optimierung und Verbrauchsmanagement aufzubauen. So wie Comteam das mit dem MSP-Manager tut. Ebenso Mark Skelton, der CTO bei Node4.

Er sagt, dass sein Unternehmen bereits in FinOps-Fähigkeiten investiert habe, um dieser Herausforderung zu begegnen. "Wir haben uns bewusst dafür entschieden, diese Chance zu nutzen", so Skelton. "Die Partner, die sich als Erste mit Verbrauchsintelligenz, Abrechnungsgenauigkeit und FinOps-Beratung auseinandersetzen, werden sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen."

Der Artikel erschien zuerst bei unserer Schwesterpublikation CRN UK. Er wurde von CRN Deutschland ergänzt.

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