Wie Unternehmen ihre E-Mail-Verwaltung verbessern

E-Mails sind weiterhin unverzichtbar in der Arbeitswelt. Doch wenn Mails nicht korrekt abgelegt werden, kann das Probleme bereiten. Mit einer neuen Integrationslösung für Outlook und SharePoint vom Anbieter Konnect eMail können Unternehmen ihre E-Mails und Anhänge strukturiert ablegen, teilen und bearbeiten.

Mittels der Lösung des australischen Anbieters Konnect lässt sich ein durchsuchbares Datenspeichersystem in SharePoint realisieren. Arbeitsabläufe, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit lassen sich verbessern, Audits und Prüfungen werden vereinfacht.

Outlook als Archiv ist riskant

Konnect bekämpft mit der Lösung die weit verbreitete Gewohnheit, dass wichtige Genehmigungen, Verträge, Prüfprotokolle oder andere vertrauliche Daten dauerhaft in Outlook-Postfächern verbleiben, Outlook also quasi als Archiv fungiert. Sind die hier abgelegten Daten unstrukturiert und schlecht gepflegt, kann das die Produktivität und Compliance eines Unternehmens oder einer Behörde gefährden.

E-Mails sind zudem ein Hauptziel für Angriffe, und schlecht verwaltete Postfächer verstärken diese Risiken. So nutzen Ransomware-Gruppen auch das Thema Compliance gezielt als zusätzlichen Erpressungshebel. Für viele Unternehmen ist dabei nicht nur der eigentliche Angriff ein Problem, sondern die Unsicherheit, ob Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten entsprechend der gesetzlichen Regeln wie etwa der DSGVO überall eingehalten wurden.

Zentriertes Speichersystem

Ein SharePoint oder OneDrive zentriertes Speichersystem sorgt dagegen für Sicherheit. Konnect eMail hat mit Central Classic und Central New anwenderfreundliche Outlook Add-Ins entwickelt, mit denen E-Mails manuell oder automatisch vollständig erfasst und regelbasiert archiviert werden. Mit wenigen Klicks können Anwender E-Mails in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken oder OneDrive Ordnern speichern und gleichzeitig relevante Metadaten hinzufügen. Die revisionssichere und unveränderbare Ablage unter SharePoint, OneDrive oder Teams schafft Nachvollziehbarkeit und liefert im Ernstfall belastbare Nachweise gegenüber Prüfern, Behörden oder auch Angreifern. Zusätzlich ermöglicht die schnelle Suche und der gezielte Export relevanter Kommunikation eine deutlich bessere Reaktionsfähigkeit bei Audits oder Sicherheitsvorfällen.

E-Mail-Management-Strategie gefragt

"Eine klare E-Mail-Management-Strategie vermeidet, dass beispielsweise Projektentscheidungen nur im Postfach einer einzigen Person landen, Anhänge in mehreren Versionen in verschiedenen Threads existieren oder Compliance-relevante Informationen bei einer Prüfung nicht auf Anhieb gefunden werden", weiß Konnect eMail Product Director Gaurav Tiwari. "Wer seine E-Mail-Archivierung stringent, automatisiert und sauber umsetzt, reduziert nicht nur organisatorische Risiken, sondern entzieht Ransomware-Akteuren einen wesentlichen Teil ihres Druckmittels."

Konnect eMail Central Classic und Central New sind im Webshop sowie im Microsoft Azure Marketplace verfügbar, Systemhäuser können die Lösung daher einfach in ihr Angebot integrieren.

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