E-Rechnungspflicht: Die Schonfrist läuft ab

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gesetzeskonforme E-Rechnungen versenden können, ein Jahr später auch die meisten anderen. Während viele Fachhändler und Dienstleister hier selbst noch erheblichen Nachholbedarf haben, müssen sie zugleich dringend ihre Kunden beraten und befähigen, um Zahlungsverzögerungen, Prozessprobleme sowie Compliance-Risiken zu verhindern, mahnt Lexwares Channel-Chefin Diana Bonarius.

Die Einführung der E-Rechnung gehört zu den größten Digitalisierungsprojekten, die deutsche Unternehmen derzeit bewältigen müssen. Während die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025 gilt und zunehmend von Geschäftspartnern eingefordert wird, stehen viele Betriebe vor der deutlich anspruchsvolleren Aufgabe, ihre eigenen Prozesse, Systeme und Datenstrukturen fit für den elektronischen Rechnungsaustausch zu machen.

Dabei geht es längst nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die E-Rechnung bildet die Grundlage für durchgängige digitale Geschäftsprozesse und ist künftig ein wesentlicher Baustein moderner Finanz- und Verwaltungsprozesse. Trotz der nahenden Frist zeigt die Praxis ein widersprüchliches Bild: Die Bereitschaft ist hoch, die tatsächliche Umsetzung hinkt vielerorts hinterher.

Deutliche Diskrepanz zwischen Selbstbild und Realität

Wie groß der Handlungsbedarf tatsächlich noch ist, zeigt der aktuelle Statusreport "E-Rechnung Deutschland: Die B2B-Halbzeitbilanz 2026" von Quadient. Zwar geben 75 Prozent der befragten Unternehmen an, ihre Rechnungsprozesse bereits digitalisiert zu haben. Gleichzeitig sind jedoch lediglich sechs Prozent der Unternehmen nach eigener Einschätzung vollständig auf die gesetzlichen Anforderungen vorbereitet. Und 56 Prozent der Unternehmen verwenden zudem bislang noch kein gesetzeskonformes Rechnungsformat, obgleich die Empfangspflicht bereits gilt.

Bemerkenswert ist dabei vor allem die Stimmungslage. Obwohl die operative Reife vielerorts noch niedrig ist, glauben 89 Prozent der Unternehmen, die gesetzlichen Fristen problemlos einhalten zu können. Genau dieser Widerspruch zwischen Zuversicht und tatsächlichem Umsetzungsstand zieht sich durch zahlreiche Marktuntersuchungen. Alarmierend ist zudem: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro haben zwar noch eine Fristverlängerung bis zum 1. Januar 2028, jedoch nutzen laut Quadient derzeit beachtliche 97 Prozent noch kein gesetzeskonformes Format.

Auch der Bitkom kam Ende 2024 zu einem ähnlichen Ergebnis. Kurz vor Inkrafttreten der Empfangspflicht konnten lediglich 45 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen tatsächlich empfangen. Gleichzeitig zeigte die Untersuchung, dass viele Betriebe ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse noch längst nicht vollständig digitalisiert hatten.

Deutlicher wird das Bild in der groß angelegten Akzeptanzstudie der Universität Potsdam und der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Dort gaben 71 Prozent der überwiegend mittelständischen Unternehmen an, noch keine konkreten Maßnahmen zur Umsetzung der E-Rechnung eingeleitet zu haben. Die Ergebnisse legen nahe, dass zahlreiche Unternehmen die Komplexität der Umstellung nach wie vor unterschätzen.

Warum ein PDF künftig nicht mehr ausreicht

Ein wesentlicher Grund für diese Fehleinschätzung liegt in einem Missverständnis, das sich hartnäckig hält: Viele Unternehmen setzen digitale Rechnungen mit E-Rechnungen gleich. Tatsächlich unterscheidet der Gesetzgeber inzwischen klar zwischen beiden Begriffen. Eine klassische PDF-Rechnung gilt seit Einführung der neuen Regelungen ausdrücklich nicht als E-Rechnung. Sie enthält zwar digitale Informationen, diese liegen jedoch nicht in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form vor, und damit erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Eine E-Rechnung muss dagegen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Rechnungsdaten werden dabei in einem strukturierten Format bereitgestellt, so dass sie sich von ERP-, Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystemen automatisiert verarbeiten lassen. Medienbrüche und manuelle Datenerfassung entfallen weitgehend. Am einfachsten lassen sich die Vorgaben mit einer geeigneten Software erfüllen, wie etwa die Lösungen von Lexware.

Im deutschen Markt haben sich dabei insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD etabliert.

Während die XRechnung insbesondere im Umfeld öffentlicher Auftraggeber eingesetzt wird, bevorzugen viele Unternehmen ZUGFeRD, weil die Rechnung weiterhin als klassische PDF-Datei lesbar bleibt und gleichzeitig die erforderlichen strukturierten Daten enthält.

Warum Unternehmen jetzt tätig werden sollten

Viele Unternehmen orientieren sich noch an den Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen. Dabei wird häufig übersehen: Die Pflicht zum Empfang besteht bereits seit Anfang 2025. Das hat praktische Konsequenzen. Unternehmen müssen heute in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen, die enthaltenen XML-Daten zu verarbeiten, die Dokumente GoBD-konform zu archivieren, Fehler und Validierungen zu prüfen sowie die Rechnungen revisionssicher aufzubewahren.

Besonders kritisch dabei: Geschäftspartner, Lieferanten oder Kunden stellen ihre Prozesse zunehmend auf E-Rechnungen um. Wer entsprechende Formate nicht verarbeiten kann, gefährdet reibungslose Geschäftsabläufe. Die Quadient-Studie zeigt in diesem Zusammenhang, dass nur 54 Prozent der Unternehmen strukturierte Eingangsrechnungen bereits automatisiert verarbeiten können oder aktuell entsprechende Systeme planen.

Warum sich die Umstellung wirtschaftlich lohnt

Die E-Rechnung wird häufig als regulatorische Belastung wahrgenommen. Tatsächlich liegen die größten Vorteile jedoch in den betriebswirtschaftlichen Effekten. Unternehmen, die E-Invoicing bereits eingeführt haben, berichten laut Quadient vor allem von geringeren Kosten (48 Prozent), höherer Produktivität (38 Prozent) und verkürzten Zahlungszyklen (34 Prozent). Auch die Fehlerquote sinkt deutlich, da Rechnungsinformationen automatisiert verarbeitet werden.

Ähnliche Ergebnisse zeigt Bitkom. Dort wird die E-Rechnung als wesentlicher Hebel für die Digitalisierung administrativer Prozesse bewertet. Standardisierte Rechnungsdaten ermöglichen eine automatisierte Übernahme in bestehende Systeme, beschleunigen Freigabe- und Buchungsprozesse und reduzieren manuelle Tätigkeiten erheblich. Gerade in Zeiten steigender Kosten und knapper Fachkräfte gewinnt dieser Aspekt zunehmend an Bedeutung.

Abwarten wird zunehmend riskant

Die verbleibende Zeit bis zur vollständigen Umsetzung erscheint auf den ersten Blick großzügig. Tatsächlich sprechen die Studien jedoch für das Gegenteil. Denn viele Unternehmen befinden sich erst am Anfang der Umstellung. Gleichzeitig sind Systemanpassungen, Prozessanalysen, Tests, Mitarbeiterschulungen und die Kommunikation mit Geschäftspartnern oftmals deutlich zeitaufwendiger als ursprünglich geplant. Die Quadient-Studie zeigt, dass zahlreiche Unternehmen ihre Umsetzungsprojekte erst in den vergangenen zwölf Monaten gestartet haben.

Welche Risiken drohen bei Nichtbeachtung?

Auch wenn aktuell keine flächendeckende Bußgeldpraxis im Vordergrund steht, können die wirtschaftlichen Folgen erheblich sein. Unternehmen, die künftig weiterhin ausschließlich nicht-konforme Rechnungen versenden, riskieren:

• Zahlungsverzögerungen oder Zurückweisung von Rechnungen,
• zusätzlichen manuellen Bearbeitungsaufwand,
• Probleme beim Vorsteuerabzug,
• Forderungen von Geschäftspartnern sowie
• Wettbewerbsnachteile gegenüber digitalisierten Mitbewerbern.

Fazit: Die Zeit des Abwartens ist vorbei

Auch wenn die gesetzlichen Fristen für manche Unternehmen noch komfortabel erscheinen mögen: Die Realität sieht anders aus. Geschäftspartner, Lieferketten und öffentliche Auftraggeber treiben die Digitalisierung stark voran und verlangen dies auch von ihren Partnern.

Und die Studienlage ist eindeutig: Viele Unternehmen fühlen sich vorbereitet, sind es aber faktisch noch nicht. Gerade kleine und mittlere Betriebe sollten die verbleibende Zeit deshalb nutzen, um Prozesse, Softwarelandschaften und Verantwortlichkeiten jetzt auf die E-Rechnung auszurichten. Denn die E-Rechnung ist weit mehr als eine regulatorische Pflicht, sie ist der Einstieg in digitale, automatisierte und zukunftsfähige Geschäftsprozesse.

Zur Autorin:

Diana Bonarius leitet seit 2019 als Director Channel Sales den Vertriebsbereich für Software und IT-Channel-Partner bei Lexware und steuert die Zusammenarbeit mit Fachhändlern, Distributoren sowie Systemhäusern.
Wer Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Lösungen oder bei der Umstellung auf E-Rechnungen benötigt, findet unter dieser Adresse qualifizierte Ansprechpartner im Fachhandel vor Ort.

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