Digitalisierte Geschäftsprozesse mit HP Multifunktionssystemen: Volksbank Freiburg digitalisiert Geschäftsprozesse

Um gut 20 Prozent niedrigere Druckkosten und eine umfassende Absicherung von gedruckten Dokumenten. Das ist das Resultat, das die Volksbank Freiburg durch den Umbau ihrer Druckerumgebung erzielte. Multifunktionssysteme und von HP und eine Software für das Pull-Printing haben dabei Arbeitsplatzdrucker ersetzt.

Mit einer Bilanzsumme von 2,82 Milliarden Euro und über 500 Mitarbeitern gehört die Volksbank Freiburg zu den großen deutschen Genossenschaftsbanken. Den rund 140.000 gewerblichen und privaten Kunden stehen eine Hauptstelle und 34 Filialen zur Verfügung. Um die Kunden optimal betreuen zu können, werden viele Beratungsdokumente ausgedruckt: "Drucken ist für uns immer noch ein großes Thema. Wir entwickeln uns zwar in Richtung papierloses Büro, aber ganz ohne Papier geht es doch nicht", sagt Andreas Altherr, Abteilungsleiter IT bei der Volksbank Freiburg.
Pro Monat werden mehrere hunderttausend Seiten gedruckt, rund 15 Prozent davon in Farbe. Bei den Farbausdrucken handelt es sich um Beratungsdokumente, die den Kunden ausgehändigt werden. Der überwiegende Teil der Ausdrucke aber entfällt auf interne Dokumente. "Benchmarks haben gezeigt, dass unsere Kosten für die Druckerflotte in der Vergangenheit im Vergleich zu anderen Banken zu hoch waren. Deshalb haben wir die Konzeption grundlegend überdacht", erläutert Altherr.
Als maßgeblichen Grund für die hohen Kosten identifizierte der IT-Leiter die große Zahl unterschiedlicher Geräte: Insgesamt waren rund 230 Drucksysteme im Einsatz, darunter Multifunktionsgeräte, aber auch viele Arbeitsplatzdrucker. Mehr als 20 verschiedene Gerätetypen zählte Altherr am Ende. Alle Geräte stammten zwar von einem Hersteller, "dennoch sorgte die Heterogenität für eine hohe Komplexität in der IT, aber auch
bei den Endanwendern", erinnert er sich: Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten hatten Schwierigkeiten, vor Ort zu drucken, weil auf ihren Endgeräten die passenden Druckertreiber fehlten. Eine Konsolidierung der Druckerflotte hatte somit höchste Priorität.

Faktor Sicherheit

Hinzu kam in weiterer Punkt: die unzureichende Absicherung von gedruckten Daten. Eine durchgängige Sicherheit und Vertraulichkeit der Ausdrucke war laut Altherr nicht gewährleistet. Der Grund: Nur ein Teil der Geräte war mit einem Zugangssystem versehen. "Nach den Vorgaben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht BaFin sind wir gehalten, für die Sicherheit der Daten – auch in gedruckter Form – zu sorgen“, so Altherr. Da für ihn und Bereichsdirektor Jürgen Brinkmann feststand, künftig bei der Volksbank Freiburg auf Arbeitsplatzdrucker zu verzichten, hieß dies: Eine Lösung zur Absicherung der Ausdrucke musste gefunden werden.
Und schließlich hatte die Genossenschaftsbank noch einen weiteren Wunsch: Die Druckkosten sollten sich transparent und verursachergerecht auf die einzelnen Abteilungen umlegen lassen, um so die Kosten weiter zu reduzieren.

Suche nach einer neuen Lösung

Mit diesen Vorstellungen ging die Volksbank Freiburg auf die Suche nach einer passenden Lösung. Das Projekt wurde in zwei Phasen aufgeteilt. In der ersten wurden die Rahmenbedingungen festgelegt, in der zweiten Phase sollte die Planung und Durchführung des "Roll-out" der Systeme erfolgen. Was die Hard- und Software betrifft, orientierte sich die Bank an den Vorgaben der Fiducia, dem zentralen IT-Dienstleister der genossenschaftlichen Finanzgruppe. Diese hat HP und Lexmark als Druckerhersteller zertifiziert.
Aufgrund der Qualität der Ausdrucke und der Geräte stand die Entscheidung für HP schnell fest. Zudem waren Systeme auch preislich günstiger. Als Projektpartner und -begleiter für die erste Phase wurde Streit Systec gewählt. Den Zuschlag für die zweite Projektphase, die Konzeption sowie die Lieferung von Geräten sowie von Verbrauchsmaterial im Rahmen eines Managed-Print-Services-Vertrags, erhielt der Streit Service & Solution. Das Unternehmen betreute die Volksbank Freiburg bereits in den Jahren zuvor. Altherr: "Streit systec hat in den vergangenen Jahren bereits sehr gute Arbeit geleistet. Die Experten haben bei Problemen immer schnell dafür gesorgt, dass die Drucker wieder zum Laufen kamen. Insofern sind wir froh, dass wir die gute Zusammenarbeit fortsetzen."

Streit systec arbeitete das neue Konzept für die Druckerflotte aus. Die neue Druckerumgebung besteht heute nur noch aus 95 Geräten, nicht 230 wie zuvor. Auf Arbeitsplatzdrucker wurde nahezu komplett verzichtet. Alle kleineren Filialen wurden mit Tintenstrahldruckern der Reihe HP OfficeJet Enterprise Color MFP X585z ausgestattet, die größeren Außenstellen mit HP Color LaserJet Flow MFP M880z sowie teilweise mit zusätzlichen HP-LaserJet-Druckern. In Bereichen, in denen viele Dokumente farbig gedruckt werden, wurden die Tintenstrahlgeräte positioniert. Als Stockwerkdrucker in der Hauptstelle in Freiburg kommen die Color LaserJet Flow MFP M880z zum Einsatz, auch weil auf ihnen Dokumente im A3-Format gedruckt und gescannt werden können.

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