Dokumentenmanagement-Spezialist Your IT: Wichtige Mensch-zu-Mensch-Kommunikation

Bundesregierung und Konzerne haben sich „Industrie 4.0“ auf die Fahnen geschrieben. Bevor mittelständische Unternehmen mit der kompletten Vernetzung ihrer Produktion beginnen, sollten sie jedoch erst einmal „Hausaufgaben“ machen und ihre Verwaltungen modernisieren, rät der Wirtschaftsinformatiker und Systemhaus-Geschäftsführer Ralf Ströbele.

Der Chef des im schwäbischen Hechingen ansässigen System- und Beratungshauses Your IT hält „Industrie 4.0“ und die weltweit geführte Internet-of-Things-Debatte zwar keineswegs für verkehrt, fürchtet allerdings, dass hier insbesondere Mittelständler Gefahr laufen, den zweiten Schritt vor dem ersten zu machen - und auf diese Weise ins Stolpern zu geraten. „Etwas überspitzt gesagt regiert in vielen Verwaltungen von Industrieunternehmen noch die Schreibmaschine“, sagt Ströbele. Sei dies der Fall, ergebe die Investition in die „Smart Factory“, also in die vollständige Vernetzung des Produktionsbereichs nach dem Urteil des Beraters einfach keinen Sinn.
Der wichtige, erste Schritt vor dem Weg in die Industrie 4.0 besteht aus Sicht von Ströbele darin, die Abläufe in der Verwaltung effizienter zu machen und zu modernisieren. „Hier hinken viele Mittelständler den Großunternehmen massiv hinterher und viele Geschäftsführer drücken sich vor Investitionen, weil sie ein Fass ohne Boden fürchten“, weiß Ströbele. Beispielsweise in der Baubranche oder in Teilen der kunststoffverarbeitenden Industrie werde teilweise noch so gearbeitet, als seien Computer, Smartphones und Internet noch nicht erfunden. „Zu neunzig Prozent papiergebundene Arbeitsabläufe sind hier noch immer keine Seltenheit“. In einigen Unternehmen besteht demnach ein riesiger Investitionsstau.
„Damit Industrie 4.0 funktioniert, müssen zuerst die Abläufe und Prozesse in der Verwaltung optimiert werden“, unterstreicht Ströbele. Für diese dringend notwendigen Optimierungen gebe es keine Fördermittel, ja noch nicht mal einen Begriff. Dennoch sollte man dies als Chance begreifen und nicht immer weiter abwarten, wenn man konkurrenzfähig bleiben wolle. Ströbele ist überzeugt: „Die Optimierung der Prozesse in Verwaltung und Büro ist mindestens so gewinnbringend wie Industrie 4.0, wenn nicht sogar noch mehr.“ Sein Unternehmen wirbt deshalb auch in Anlehnung an den Begriff „Industrie 4.0“ mit dem Schlagwort „Büro 4.0“: „Im Gegensatz zu den strukturierten Daten aus den operativen Systemen wie ERP oder Warenwirtschaft soll Büro 4.0 die Prozesse mit unstrukturierten Daten optimieren. Wir sprechen hier also vor allem von der Optimierung von Dokumentenprozessen“, erläutert Ströbele. Strategisch klug sei es darauf zu achten, dass sich die Fortschritte bei Industrie 4.0 und Büro 4.0 im Unternehmen die Waage halten. „Nur dann holt der Unternehmer das Optimum aus seinem Investment heraus“, ist Ströbele überzeugt. Die Entscheidung für „Büro 4.0“ müsse denn auch unbedingt in der Chefetage gefällt werden.

Keine cc:-E-Mails mehr

Zu den zentralen, ersten Maßnahmen, die von Your IT häufig durchgeführt werden, zählen Änderungen im Bereich des Finanzwesens. Hier überführen die Experten als erstes den Rechnungseingangsprozess eines Kunden in die digitale Welt. „Das lohnt sich schon für einen kleinen Mittelständler mit 5.000 Rechnungen pro Jahr“, sagt Ströbele. Eingehende Rechnungen werden als PDF im Dokumentenmanagementsystem abgelegt und mit einer Buchungsfahne versehen, einem digitalen Formular, das alle wichtigen Informationen für die weitere Bearbeitung enthält. Wie üblich wird die digitale Rechnung vom Auftraggeber im Unternehmen, der Buchhaltung und der Geschäftsführung geprüft und freigegeben, doch funktioniert dieser Prozess ohne E-Mails. „Wir machen keine internen E-Mails“, sagt Ströbele strikt. „Wir tun so, als gäbe es Outlook nicht.“ Statt Dokumente per E-Mail in cc: an sämtliche Prozessbeteiligten zu schicken und damit nicht nur eine Mail-Schwemme, sondern auch viele Duplikate des Dokuments zu erzeugen, existiert ein Dokument in einem digitalisierten Büro nur ein Mal. Es lässt sich mit einer Art digitalen Haftnotizen versehen, um Informationen an die Kollegen zu übermitteln. Ein entsprechender Hinweis kündigt Handlungsbedarf im Posteingang des Dokumentenmanagementsystems an.

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