Nachfrage nach Software Asset Management steigt: Der Lizenzwahrheit auf der Spur

Kaum einem Unternehmen gelingt es, genau die Menge an Software-Lizenzen zu haben, die wirklich genutzt werden. Ein professionelles Software Asset Management (SAM) kann dabei helfen, den Überblick über die Lizenzsituation zurückzugewinnen und Fehllizensierungen zu vermeiden.

Wenn der Brief eines Software-Herstellers mit der Ankündigung eines Lizenz-Audits ins Haus flattert, bricht in vielen Unternehmen Hektik aus. Denn die meisten IT-Abteilungen haben längst den Überblick über bezahlte und tatsächlich genutzte Lizenzen verloren.
»Dem Großteil der Unternehmen fehlt nach wie vor der Überblick zu ihrer Lizenzsituation«, weiß etwa Alexander Obert, Service Line Manager SAM beim IT-Dienstleister Comparex. »Unsere Erfahrung aus zahlreichen SAM-Projekten ist, dass etwa zehn bis 15 Prozent der Unternehmen ihre Lizenzsituation tatsächlich gut im Griff haben. Die meisten Unternehmen vernachlässigen das Thema Software Asset Management und bedenken vielfach nicht die daraus resultierenden Risiken«, bestätigt auch Eugen Müller, Geschäftsführer von Bechtle Comsoft, dem Software- und Lizenzmanagement-Spezialisten innerhalb der Bechtle-Gruppe.
Eine korrekte Lizensierung wird dabei immer schwieriger, denn die meisten Hersteller legen ihren Kunden ein komplexes Regelwerk an Nutzungsbestimmungen für ihre Produkte auf. So gibt es Software, die pro Gerät oder pro Benutzer lizenziert wird, manche Lizenzen decken mehrere Geräte pro Nutzer ab, andere setzen namentlich bekannte Anwender (Named User) voraus. Mit dem zunehmenden Virtualisierungsgrad in der Unternehmens-IT sind zudem ganz neue Lizenzmodelle entstanden, die in vielen IT-Abteilungen für Verwirrung sorgen. Neue Themen wie Industrie 4.0 und das Internet der Dinge dürften die Komplexität im Lizenzdschungel noch einmal erhöhen.

Hohes Risiko bei Unterlizenzierung

Unternehmen, die für ihre genutzte Software nicht die notwendigen Lizenzen haben, setzen sich dabei erheblichen Risiken aus. Wird bei einem Audit festgestellt, dass nicht genügend Lizenzen im Einsatz sind oder diese falsch genutzt werden, hat das eine teure Nachlizensierung und oftmals hohe Geldstrafen zur Folge. Zudem haftet der Geschäftsführer persönlich und muss mit der Eröffnung eines Strafverfahrens rechnen.
Die Häufigkeit von Audits, in denen Software-Hersteller die korrekte Lizensierung ihrer Produkte überprüfen, hat dabei in jüngster Zeit deutlich zugenommen. Längst stehen nicht mehr nur Großkonzerne im Visier, sondern auch der Mittelstand und kleinere Firmen. »Die Anzahl der Audits nimmt schon seit Jahren stetig zu, speziell durch Microsoft. Aber auch andere Softwarehersteller gehen diesen Weg und erhöhen europaweit die Lizenzprüfungen bei den Kunden«, sagt Bechtle Comsoft-Geschäftsführer Müller. Auch die Abstände zwischen den Audits werden immer kürzer. Es kann durchaus vorkommen, dass Unternehmen innerhalb weniger Jahre mehrmals geprüft werden.
Vor den Risiken, die mit einer Unterlizensierung verbunden sind, schützen sich manchen Unternehmen, indem sie mehr Lizenzen kaufen, als sie benötigen. In einigen Fällen wird bis zu einem Drittel der vorhandenen Software-Lizenzen nicht genutzt. »Wir stellen auch fest, dass manche Kunden Überlizensierungen haben ohne dass sie es wissen«, berichtet Marcus Kröger, Geschäftsführer beim Oldenburger Systemhaus Brinova.
In vielen Unternehmen fehlen professionelle Lizenzmanagement-Prozesse, die die Beschaffung, Dokumentation, Verwaltung und Stilllegung von Lizenzen regeln. Die wenigsten haben außerdem einen Mitarbeiter, der das Thema übergreifend verantwortet und einen Überblick über die eingesetzte Software sowie die Lizenzbedingungen der einzelnen Hersteller hat.
Dementsprechend steigt die Nachfrage nach Software Asset Management-Projekten. Allerdings gehen bislang wenige Unternehmen das Thema proaktiv an. Die meisten werden erst auf Defizite in ihrem Lizenzmanagement aufmerksam, wenn ein Software-Hersteller ein Audit ankündigt. Langsam erkennen jedoch immer mehr Unternehmen die Vorteile eines langfristig angelegten Software Asset Managements. »Noch immer verdrängen zu viele Unternehmen das Thema SAM. Akut wird es in der Regel erst, wenn der Software-Hersteller vor der Tür steht. Im letzten Jahr konnten wir aber immer häufiger beobachten, dass Unternehmen proaktiv mit dem Thema Software Asset Management auf uns zugekommen sind«, hat der Comparex-SAM-Spezialist Alexander Obert festgestellt.

Bedarf nach Beratung wächst

Insbesondere Unternehmen, die in einer Lizenzüberprüfung bereits schlechte Erfahrungen gemacht haben, suchen oft nach Wegen, um ihre Lizenzen dauerhaft unter Kontrolle zu. Angesichts der Komplexität des Themas sind viele Firmen auf Hilfestellung bei der Erfassung und Verwaltung ihres Softwarebestandes angewiesen. Viele Systemhäuser beschäftigen deswegen Lizenzspezialisten, die die eingesetzte Software bei ihren Kunden prüfen können. »Wir sehen, dass der Bedarf an Beratung sehr groß geworden ist. Ich glaube nicht, dass man das heute noch selbst schafft«, sagt Brinova-Chef Kröger. Die Bandbreite des Angebots von Systemhäusern reicht dabei von der Hilfestellung bei der Vorbereitung eines Audits über Unterstützung bei der Implementierung eines soliden Software Asset Managements bis zur Auslagerung des kompletten Lizenzmanagements als Managed Service.

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