Mehr Zeit fürs Geschäft: Rechnungseingang automatisch gemanagt

Das manuelle Einscannen und Verarbeiten der anfallenden Rechnungen im Betrieb dauerte der Bürgel GmbH deutlich zu lange. Bei der Suche nach einer Automatisierungslösung stieß das Unternehmen auf einen alten Bekannten: den langjährigen Partner Lexmark.

Die Bürgel GmbH ist seit der Gründung der Lexmark Deutschland GmbH Partner des Herstellers für Drucker, Services und Verbrauchsmaterial. Nun plante Bürgel eine Automatisierung im eigenen Betrieb. Aus guten Grund, denn Routineaufgaben schluckten deutlich zu viel Zeit. Wie lange dauert es, 200 Rechnungen manuell einzuscannen und sie dabei mit der korrekten Nennung zu versehen? Judith Heinl, Verantwortliche für die Buchhaltung bei Bürgel, weiß es aus eigener Erfahrung genau: »Anderthalb bis zwei Stunden pro Woche ist man damit gut und gerne beschäftigt – und andere, dringlichere Arbeiten bleiben solange liegen.« Da für einen Service-Anbieter, der sich vornehmlich auf den Kundenkontakt fokussiert, Zeit bekanntlich bares Geld ist, stellte das Team um Geschäftsführer Marcel Martin diese Routinetätigkeit auf den Prüfstand. Bei der Suche nach einer passenden Lösung entdeckte das Unternehmen die Lexmark AccuRead Automate-Lösung für sich. Martin schmunzelt: „Als langjähriger Partner saßen wir ja sozusagen an der Quelle. Nachdem wir diese Lösung, mit der sich Dokumente direkt am Lexmark Multifunktionsdrucker erfassen, automatisch klassifizieren und weiterleiten lassen, in Aktion gesehen hatten, wussten wir: AccuRead Automate wollen wir auch selber einsetzen!«

Erfolgreicher Test

Das Unternehmen bestellte Testlizenz von AccuRead Automate, die auf das bestehende Multifunktionsgerät (MFP) X792de des Herstellers installiert wurde. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit war die Lösung einsatzfähig. Heute werden die eingehenden Rechnungen einfach als Stapel in die automatische Dokumentenzuführung (ADZ) des MFPs gelegt, den Rest erledigt die Software nahezu selbständig. Die Rechnungen werden automatisch erfasst und klassifiziert. Hilfreich ist zudem die inkludierte Datenextraktion: So findet und extrahiert die Software bis zu vier einzelne Datenfelder auf einer Seite und nutzt diese Informationen zur Dateibenennung oder stellt die Daten in einer separaten xml-Datei zur Verfügung. Anschließend die PDFs bei Bürgel direkt an den vordefinierten Netzwerkordner gesendet. »Die Software mit – zum Einen werden auch Dokumente akzeptiert, die nicht 100prozentig dem gelernten Muster entsprechen, zum Anderen können dem System per OCR auch Besonderheiten »beigebracht« werden, indem man sie als Regeln hinterlegt«, erläutert Martin.
Von der lästigen Routinetätigkeit von damals ist für Bürgel kaum noch etwas übrig geblieben – heute erledigt die Software das Thema Rechnungseingang in 15 Minuten pro Woche. »Wir sprechen hier von 75 Prozent Zeitersparnis bei einem überaus überzeugenden Ergebnis«, so Martin. Für Bürgel als Unternehmen aus dem kleineren Mittelstand ist es zudem wichtig AccuRead Automate direkt auf dem MFP aufsetzt und damit die Kosten beziehungsweise die Verwaltung eines zusätzlichen Servers eingespart werden können. Alle Aktivitäten finden zudem im Netzwerk und hinter der Firewall statt.

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