Datenschutzkonformer Austausch großer Dateien: Planungsbüro geht auf Nummer sicher

Als Architektur-, Stadt-, und Umweltplanungsgesellschaft müssen die Mitarbeiter der Planungsgruppe lange puche gmbh regelmäßig große Dateien mit ihren Auftraggebern austauschen. Damit dieser Vorgang reibungslos funktioniert und höchstmögliche Datensicherheit gewährleistet ist, setzt das Unternehmen jetzt auf DocRAID von ContentPro.

Die unterschiedlichen Planungstätigkeiten der Planungsgruppe Lange Puche mit ihren 15 Mitarbeitern erfordern den Kontakt zu vielen Ämtern, Kommunen und auch privaten Auftraggebern. Mit allen diesen Kontakten müssen regelmäßig Dateien ausgetauscht werden, darunter häufig sehr große Datenvolumen. Auch die Sicherheit der übermittelten Daten muss gewährleistet werden. Der digitale Austausch, wie von lange puche bisher praktiziert, war mit hohem Aufwand verbunden und deshalb ökonomisch nicht vertretbar. Das Unternehmen war deshalb auf der Suche nach einer Lösung, die diese Aufgabe zuverlässig und schnell erledigte.
Viele Möglichkeiten für den Austausch waren nicht praktikabel. Wegen Größenbeschränkungen und aus sicherheitstechnischen Überlegungen kam zum Beispiel der Dateienaustausch per E-Mail nicht in Frage. Auch die Übermittlung beispielsweise per DVD und Boten an die Auftraggeber, wie sie von den Planungsspezialisten mitunter praktiziert wurde, sollte mit Hilfe der neuen Lösung der Vergangenheit angehören. Entscheidend für die Auswahl einer passenden Lösung war es auch, dass öffentliche Auftraggeber eine datenschutzkonforme Übermittlung digitaler Daten voraussetzen, ohne sich selbst einer »Cloud« anschließen zu müssen.

Herausforderung gemeistert

Schnell fiel die Wahl auf DocRAID der ContentPro AG. Der Anbieter sicherer Cloud-Storages im RAID-Verbund bietet einfaches File-Sharing und E-Mail-Verschlüsselung. Neben Verschlüsselung von Anhängen oder ganzen Nachrichten gehören Abrufkontrolle, Ablaufdaten von E-Mails und Zugriff-Alerts zu den Funktionen der E-Mail-Verschlüsselung. Die Verschlüsselung mit AES256 sorgt dabei für höchstmögliche Sicherheit. Zusätzlichen Schutz bietet die Segmentierung der Dateien. Die Daten sind verteilt auf mehrere Speicher, so dass potentielle Angreifer lediglich verschlüsselte Fragmente je Speicher vorfinden. Die Speicher sind dabei georedundant über ganz Deutschland verteilt. Alle Dokumente werden konform nach BDSG, SGB I und X, § 203 StGB für Berufsgeheimnisträger übertragen und gespeichert. Governance und Compliance Regeln können somit leicht umgesetzt werden. Als betreuendes Systemhaus fungierte die Bielefelder ISG Consulting- und Vertriebs GmbH.
Durch den Einsatz von DocRAID ist der digitale Austausch von Dateien mit Teammitgliedern und Auftraggebern für die Planungsgruppe Lange Puche problemlos, schnell und sicher möglich. Auch ein datenschutzgerechter Austausch mit Behörden und Kommunen kann jetzt erfolgen. Ergänzt wird die Lösung durch einen Verbleibsnachweis und ein Releasemanagement. »Wir setzen DocRAID unkompliziert ein, um Dateien mit entsprechendem Schutzbedarf im Team, mit Auftraggebern und mit der öffentlichen Verwaltung auszutauschen«, sagt Wolfgang Pehle, Stadtplaner bei der Planungsgruppe Lange Puche GmbH.

Wichtige Zusatzfunktionen

Datenschutzbeauftragte akzeptieren die Lösung auch um Daten öffentlicher Auftraggeber datenschutzkonform und hochverfügbar mit den freigegebenen Stellen auszutauschen. »Wichtig ist uns, dass wir eine nachvollziehbare Ende-zu-Ende Verschlüsselung haben und dass die eingesetzte Verschlüsselung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlen wird«, hebt Pehle hervor und ergänzt: »Zusätzlich nutzen wir den Verbleibsnachweis, das Releasemanagement und eine Audit-Schnittstelle.« So sei jederzeit genau ersichtlich, wer an welchem Zeitpunkt welches Dokument bearbeitet hat. Die E-Mail-Verschlüsselung funktioniert einfach und schnell ohne Beeinträchtigung von Prozessen. Die Nutzer müssen nicht umdenken und der Empfänger muss keine Software installieren. Die Folge: Die Planungsgruppe Lange Puche verwendet sichere Kommunikation nun auch in Prozessen, in denen bislang kein digitaler Datenaustausch stattfand. Dadurch konnte die Effizienz im Unternehmen noch weiter gesteigert werden.

Projekt im Überblick

Kunde: Planungsgruppe Lange Puche GmbH (www.pglg.de)
Branche: Architektur-, Stadt-, und Umweltplanung, Consulting
Mitarbeiter: rund 15 Mitarbeiter
Region: Northeim (Niedersachsen)

Systemhaus-Partner:
ISG Consulting- und Vertriebs GmbH
Herforder Str. 148
33609 Bielefeld
Tel.: +49 521 324215
Systemlieferant:
Content Pro AG

Herausforderung

  • Sicherer und datenschutzkonformer Austausch großer Dateien mit Ämtern, Kommunen und privaten Auftraggebern

Lösung

  • DocRAID - file sharing and email encryption von ContentPro. Neben Verschlüsselung von Anhängen oder ganzen Nachrichten bietet die Lösung Abrufkontrolle, Ablaufdaten von E-Mails und Zugriff-Alerts. Zusätzlicher Schutz durch die Segmentierung der Dateien.

Vorteile

  • Große Daten lassen sich datenschutzkonform und sicher austauschen
  • Die Installation einer Software bei den Auftraggebern und Partnern ist nicht erforderlich
  • Einfache und schnelle Nutzung ohne Beeinträchtigungen von Prozessen