Mit Webfleet und Sage schneller beim Kunden: Wenn der Abfluss mal verstopft ist...

Verstopfungsbeseitigung – das ist das Geschäft der Clean-Rohr Service GmbH. Mit einer Kombination aus der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware Sage Office Line und Webfleet, der Flottenmanagement-Plattform von TomTom Telematics, sind die Techniker des Dienstleisters nun schneller beim Kunden. Implementiert wurde die Lösung vom Systemhaus Funk, Zander und Partner.

Programm- und Planungschaos ade

Zuvor benötigte Clean-Rohr sieben verschiedene Programme, um den Tagesablauf der Mitarbeiter zu planen. Heute arbeitet die Disposition vor allem mit einem zentralen Portal, dem Service Center, das den Zugriff auf ERP- und Flottenmanagementlösung ermöglicht. „Wenn der Kunde anruft, schauen unsere Mitarbeiter als erstes ins Service Center. Hier finden sie alle wichtigen Informationen zu Kunden, Mitarbeitern und Fahrzeugen auf einen Blick. Der Kunde erhält umgehend einen konkreten Termin, wann wir sein Problem lösen. Und den Termin halten wir auch“. In der Praxis funktioniert das so: Der Disponent gibt den Namen des Auftraggebers ein und erhält automatisch eine Liste mit Vorschlägen aus den Daten des ERP-Systems. Somit muss er bei Bestandskunden nicht den kompletten Namen eingeben. Das spart Zeit und vermeidet Fehleingaben, vor allem, wenn gleich mehrere Adressen zu erfassen sind, etwa die des Hausverwalters, des betroffenen Objekts und des Eigentümers, der die Rechnung erhält. Einmal erfasst, landen die Daten automatisch im ERP-System.

Schneller zum Einsatzort mit effizienter Kommunikation

Noch während der Auftragsannahme beginnt die Disposition auf der digitalen Plantafel. Sie zeigt eine Liste aller verfügbaren Mitarbeiter und Fahrzeuge. Dabei sind auch die jeweils zugeordneten Aufträge und deren aktueller Status sichtbar. Dafür sorgt die intelligente Verknüpfung der ERP-Software mit Webfleet. Die Sortierung und farbliche Kennzeichnung der Aufträge nach Postleitzahlen zeigt, in welchem dieser Bereiche sich die Fahrzeuge befinden.

So lässt sich der am schnellsten verfügbare Fahrer mit dem nötigen Know-how und der passenden Ausrüstung schnell identifizieren. Per Mausklick wird der Auftrag zugewiesen. Damit entfallen viele Anrufe bei den Fahrern, die sich jetzt besser auf den Verkehr und ihre Arbeit vor Ort konzentrieren können. Gleichzeitig bleiben die Leitungen der Disposition für Kundengespräche frei. „Ein weiterer Vorteil dieses Verfahrens ist, dass es weniger Fehler gibt als bei der telefonischen Übermittlung von Adressen“, sagt Wölfer. So sind die Fahrer nicht nur schneller beim Kunden, sondern auch produktiver, weil so manche zeitaufwändige und teure Falschfahrt entfällt.

Aus dem Service Center heraus übermittelt das integrierte System den aktuellen Auftrag direkt an das Navigationsgerät TomTom PRO 7100 im Fahrzeug. Die Adresse er scheint im Display und wird vom Fahrer per Tastendruck bestätigt. Von jetzt an wird der Auftragsstatus verfolgt. Die einzelnen Statusmeldungen gelangen über das im Fahrzeug installierte TomTom Link Fahrzeugortungsgerät per Mobilfunk (GPRS) an Webfleet.

Beim TomTom Link handelt es sich um ein kleines Gerät, das kontinuierlich Positionsdaten sendet und damit die Ortung des Fahrzeugs ermöglicht. Über die offene Schnittstelle Webfleet.connect läuft die automatische Übertragung der Daten aus Webfleet an das ERP-System Sage Office Line. Die gleichzeitig übermittelten Statusinformationen zeigen, wann der Fahrer den Auftrag annimmt, zum Kunden fährt, vor Ort angekommen ist, den Auftrag bearbeitet und wieder verfügbar ist. „Mit diesem System wissen unsere Disponenten immer gleich, wo ein Auftrag abgeschlossen ist, und wo es vielleicht ein bisschen länger dauert. Dann können wir den Kunden sofort informieren oder umplanen“, erläutert der IT-Verantwortliche. Nach Abschluss der Arbeiten wird der Auftrag mit einem grünen Häkchen als „fertig“ gekennzeichnet.