Mails und Dokumente gemeinsam verwalten: Brückenschlag zwischen IBM Notes und SAP

Als Systemanbieter im Kraftwerksbereich muss Baumgarte Boiler Systems (BBS) viele Brücken schlagen – zu Kunden, Lieferanten, Behörden und Partnern. Das gelingt nur mit Hilfe eines IT-Systems, das eine lückenlose Verwaltung ermöglicht.

„Die Zusammenarbeit mit ASCAD lief exzellent. ITWU übernahm den Notes-Part, CK.ASCAD steuerte sein SAP-Know-how bei - eine hervorragende Kombination.
(Foto: itwu / CK ASCAD)

Projektarbeit funktioniert nur dann, wenn alle Beteiligten denselben Wissensstand haben, die Kommunikation transparent ist und reibungslos funktioniert. Das gilt vor allem für Projekte in der Größenordnung, die „Standardkessel Baumgarte“ umsetzt. Die Unternehmensgruppe mit Sitz in Duisburg, die durch den Zusammenschluss der beiden Kesselhersteller Standardkessel und Baumgarte entstand, zählt zu den führenden Anbietern von Lösungen in den Bereichen Energieversorgung und Umwelttechnik. Die Produktpalette reicht von der Lieferung hochwertiger Komponenten über die Realisierung anspruchsvoller Gesamtanlagen bis hin zur Entwicklung innovativer Energiekonzepte sowie Rund-um-Lösungen für Service-Dienstleistungen und Contracting. Bei jedem Projekt fallen je nach Umfang und Dauer eine Vielzahl von E-Mails, technischen Zeichnungen, Vertragswerken, Gutachten, Stücklisten und anderen Unterlagen an. Dies ist auch kein Wunder, weil Projekte dieser Art häufig eine Laufzeit von mehreren Jahren aufweisen. Zudem ist eine große Zahl von Ansprechpartnern involviert – nicht nur bei Kunden- und Lieferantenunternehmen, sondern auch in Umweltbehörden und Kommunalverwaltungen. Damit nicht genug: Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg muss sichergestellt sein, dass alle relevanten Dokumente und die dazugehörige Korrespondenz jederzeit auffindbar sind und alle Projektbeteiligten denselben Informationsstand haben.

KorDB von ITWU als Kommunikationsdrehscheibe

Baumgarte Boiler Systems in Bielefeld, ein Mitglied der Unternehmensgruppe, hat deshalb ein Workflow- Konzept implementiert, das auf zwei Säulen ruht: einer Korrespondenzdatenbank (KorDB) auf Basis von IBM Notes/Domino, die das Paderborner Software- und Systemhaus IT works unlimited (ITWU) entwickelte, sowie einem Dokumentenverwaltungssystem auf der Basis von SAP DVS. Die KorDB dient als zentrale Kommunikationsdrehscheibe:„ In dieser Datenbank laufen alle E-Mails zusammen, die Mitarbeiter im Rahmen eines Projekts versenden oder empfangen“, erläutert Carl Goos, Geschäftsführer von ITWU. Für jedes Projekt wird eine separate KorDB erstellt. Die Nachrichten und die dazu gehörigen E-Mail- Anhänge (Attachments) sind mit ergänzenden Meta-Daten versehen. Etwa um welche Firmen, Ansprechpartner und Vorgänge es sich handelt oder auf welchen Projektabschnitt sich eine Nachricht und ein Dokument bezieht.
In SAP DVS wiederum werden alle Dokumente gespeichert und versioniert, die einem Projekt zugeordnet sind, beispielsweise Vertragsunterlagen, Angebote und Konstruktionszeichnungen. Viele dieser Informationen werden als Anhänge von Notes-E-Mails übermittelt. Die Korrespondenzdatenbank und SAP DVS sind bereits vor einigen Jahren über eine Schnittstelle miteinander verbunden worden, die ITWU entwickelt hat. Diese stellt sicher, dass alle E-Mails und Attachments, die im Rahmen eines Projekts übermittelt wurden, den dazu gehörigen Informationen im SAP DVS zugeordnet werden.

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