Mails und Dokumente gemeinsam verwalten: Brückenschlag zwischen IBM Notes und SAP

Als Systemanbieter im Kraftwerksbereich muss Baumgarte Boiler Systems (BBS) viele Brücken schlagen – zu Kunden, Lieferanten, Behörden und Partnern. Das gelingt nur mit Hilfe eines IT-Systems, das eine lückenlose Verwaltung ermöglicht.

Paderborn meets Bochum

Vor dem Export einer per E-Mail empfangenen Datei in Easy DMS öffnet sich in der KorDB eine Notes-Maske, in der einige der zu transferierenden Meta-Daten bereits ausgefüllt sind. Der Nutzer muss unter anderem noch den Zielordner im Easy DMS angeben.
(Foto: itwu / CK ASCAD)

„Wir benötigten somit eine neue Schnittstelle zwischen IBM Notes beziehungsweise der KorDB und SAP Easy DMS“, fasst Carl Goos von ITWU die Ausgangslage zusammen. Gesagt, getan: Im Spätsommer 2013 trafen sich Fachleute des Paderborner Notes-Spezialisten und von CK.ASCAD, um das weitere Vorgehen zu besprechen. „Die Arbeitsteilung war klar“, sagt Lutz Surendorf von CK.ASCAD: „Wir übernahmen den SAP-Part, ITWU die Arbeiten, bei denen Know-how bei Notes/Domino gefragt war.“
In weniger als einem halben Jahr stand die neue Schnittstelle Easy- 2Kor. Aus Sicht eines Mitarbeiters von Baumgarte stellt sich der Workflow nun folgendermaßen dar: Sobald er eine E-Mail mit einem oder mehreren angehängten Dokumenten zu einem bestimmten Projekt erhält, legt er die Nachricht wie gewohnt in der KorDB ab. Dabei gibt er über eine Eingabemaske die entsprechenden Meta-Daten ein, welche die Korrespondenzdatenbank benötigt, beispielsweise die Zuordnung zu einem Kunden oder zu einem Vorgang. Anschließend fragt das System ab, ob die Anhänge in Easy DMS abgelegt werden sollen. Dabei sind einige Pflichtangaben notwendig, zum Beispiel in welchen Ordner von Easy DMS die Dateien transferiert werden sollen. Dabei greift die Schnittstelle auf die bereits eingegebenen KorDB-Meta-Daten zurück. Easy DMS zeigt nach Eingang einer E-Mail mit Attachments nur diejenigen Ordner an, die für das entsprechende Projekt relevant sind und in denen der Nutzer Dokumente ablegen kann. Parallel dazu verknüpft das System die betreffende E-Mail mit den abgelegten Dokumenten im SAP DVS. Ruft nun der Mitarbeiter in der KorDB die betreffende Nachricht auf, kann er sich über das Kontext-Menü mittels der neuen Funktion „Originale anzeigen“ auch das dazu gehörige Dokument im Easy DMS öffnen lassen. Das funktioniert auch umgekehrt.

Einfach und revisionssicher Dokumente versenden

Damit nicht genug: Die Schnittstelle von ITWU und CK.ASCAD macht auch das Versenden von Dokumenten aus SAP Easy DMS heraus zum Kinderspiel. Der User stellt in Easy DMS per Mausklick über das Kontextmenü die Dateien zusammen, die er versenden möchte. Dies können auch Dokumente aus unterschiedlichen Ordnern in Easy DMS sein. Anschließend öffnet sich automatisch eine Notes- Maske in der KorDB, in der die ausgewählten Dokumente schreibgeschützt aufgelistet sind, um nachträgliche Manipulationen und Versionskonflikte zu verhindern. Der User muss dann nur noch den Text der Nachricht eingeben und die KorDB mit weiteren Meta-Daten zu dem Vorgang „füttern“, dann auf „Als E-Mail versenden“ drücken – fertig. Sowohl in der Korrespondenzdatenbank als auch in Easy DMS wird lückenlos protokolliert, welche Dokumente wann an welchen Empfängerkreis übermittelt wurden. „Die gesamte Kommunikation ist somit jederzeit nachvollziehbar“, sagt Sebastian Kapsch. „Ausflüchte nach dem Motto ‚Du hast mir aber die falsche Version der Stückliste geschickt‘ sind damit passé!“ Und: Alle Projektbeteiligten haben den gleichen Wissensstand. So werden Fehler durch eine mangelhafte Abstimmung vermieden.
„Die neue Schnittstelle in Verbindung mit Easy DMS hat zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe geführt“, stellt Sebastian Kapsch fest. „Mitarbeiter können nun innerhalb von wenigen Sekunden ermitteln, mit welcher E-Mail und wann sie ein bestimmtes Dokument an einen Ansprechpartner versendet haben und welche anderen Unterlagen zusammen mit dieser Nachricht übermittelt wurden.“ Zudem vergibt das Dokumentenmanagement- System automatisch für jedes angelegte Dokument eine eigene Nummer. Probleme durch unterschiedliche Versionen ein und desselben Dokuments gehören somit der Vergangenheit an.