Mails und Dokumente gemeinsam verwalten: Brückenschlag zwischen IBM Notes und SAP

Als Systemanbieter im Kraftwerksbereich muss Baumgarte Boiler Systems (BBS) viele Brücken schlagen – zu Kunden, Lieferanten, Behörden und Partnern. Das gelingt nur mit Hilfe eines IT-Systems, das eine lückenlose Verwaltung ermöglicht.

Mehr Komfort dank SAP Easy Dms und CK.ASCAD

Die Original-Benutzeroberfläche von SAP DVS (links) und Easy DMS (rechts) im Vergleich: Dank der übersichtlichen Ordnerstruktur, die Easy DMS bereitstellt, lässt sich das Dokumentenverwaltungssystem deutlich komfortabler bedienen.
(Foto: itwu / CK ASCAD)

Allerdings wies diese Lösung mehrere Probleme auf: Die Benutzeroberfläche von SAP DVS ist nicht unbedingt selbsterklärend. Darüber hinaus birgt das DVS-System viele Einschränkungen, die zu Bedienungsfehlern führten und die Benutzer viel Zeit kosteten. Ein Beispiel: Wenn einer der rund 60 Mitarbeiter von Baumgarte Boiler Systems an eine E-Mail ein Dokument aus SAP DVS anhängen wollte, musste er dieses zunächst im SAP-System aufrufen und es dann von Hand auf seinen Rechner exportieren. Anschließend war es erforderlich, das Dokument ebenfalls manuell in die E-Mail einzufügen. Auch in die Gegenrichtung musste die Zuordnung zwischen den Korrespondenzen und den Dokumenten im SAP DVS von Hand erfolgen. „Wir haben schnell erkannt, dass uns diese Lösung nicht zufrieden stellt“, sagt Sebastian Kapsch, Projektleiter bei BSS. „Daher suchten wir nach einem Ansatz, der einfacher zu bedienen war.“ Baumgarte holte deshalb CK.ASCAD mit ins Boot. Das Systemhaus aus Bochum hat sich unter anderem auf Produkte und Services rund um SAP spezialisiert – und es hatte die passende Lösung parat: das SAP Easy Document Management System, kurz Easy DMS. „Mit Easy DMS kann ein Nutzer Dokumente in SAP DVS deutlich einfacher ver walten“, betont Lutz Surendorf, Bereichsleiter IT/SAP bei CK.ASCAD. „Der Nutzer hat beispielsweise die Möglichkeit, auf seinem Windows- Rechner mit dem Dateimanager Windows Explorer Dokumente, etwa E-Mail-Anhänge, in den entsprechenden Projektordnern abzulegen.“ Easy DMS klinkt sich zu diesem Zweck in das Windows- System des Nutzers ein und bindet die für den Nutzer freigegebenen Ordner von SAP-DVS wie ein lokales oder ein Netzwerk-Laufwerk ein. Alle Ordner des Dokumentenverwaltungssystems werden auf dem Rechner in einer übersichtlichen Baumstruktur angezeigt.
Was fehlte, war die Anbindung an die Korrespondenzdatenbank. „Wir wollten eine möglichst komfortable Lösung, die eine Verbindung zwischen Easy DMS und der KorDB herstellt, und zwar in beiden Richtungen“, umreißt Sebastian Kapsch das Ziel. Das heißt: Nutzer sollten auf möglichst einfache Weise aus Notes heraus Dokumente in Easy DMS einpflegen können, die sie als E-Mail-Anhänge erhielten. Umgekehrt sollte es möglich sein, Dokumente direkt aus Easy DMS per Email über die KorBD zu versenden und diese Aktion sowohl in der KorDB als auch in Easy DMS zu dokumentieren. Dies musste weitgehend automatisch erfolgen, ohne doppelte Eingabe von Meta-Daten und Schlagwörtern in beiden Systemen durch den Nutzer.