Cleveres E-Mail-Management:
So bekommen Sie die Mail-Flut in den Griff

von magnus.de

15.02.2012

Hunderte E-Mails täglich, verteilt auf etliche Konten, verschiedenste Programme und Geräte – wie soll man da den Überblick bewahren? Mit den richtigen Tools und Tricks gelingt das scheinbar Unmögliche. Wir zeigen, wie es geht.

Man müsste meinen, die Informationsüberflutung durch Facebook, Twitter & Co. führe zu einem Rückgang der E-Mail-Nutzung. Doch weit gefehlt: Im Jahr 2010 wurden weltweit mehr als 100 Billionen E-Mails gesendet – fast 300 Milliarden pro Tag. Rund 1,9 Milliarden Menschen nutzten das Medium E-Mail.

Das bedeutet: Im Schnitt verschickte jeder einzelne Anwender mehr als 150 E-Mails täglich! Diese erstaunlichen Zahlen stammen von mehreren renommierten Quellen wie MessageLabs oder der Radicati Group.

Viel schlimmer als die schier unbeherrschbare Menge an Nachrichten ist jedoch die Tatsache, dass nur ein Bruchteil der E-Mails erwünscht ist. Marktforscher des US-Unternehmens Pingdom beziffern den Spam-Anteil auf rund 90 Prozent.

Neun von zehn unerwünschten Nachrichten sind englischsprachig, zwei Drittel betreffen pharmazeutische Produkte. Und auch Phishing-Nachrichten sind trotz intensiver Aufklärung in den vergangenen Jahren noch recht häufig: Etwa jede 450. Spam-Botschaft ist eine Phishing-Mail.

Abfall rausschaffen

Die Kenntnis dieser Zahlen führt zu einem Schluss: Wer cleveres E-Mail-Management betreiben will, muss vor allem dafür sorgen, dass Spam und Phishing außen vor bleiben. Zwar sind heute alle E-Mail-Provider stark bemüht, unerwünschte und gefährliche Post auszusortieren, bevor sie überhaupt beim Anwender landet. Filterung auf dem Mail-Server ist unabdingbar. Doch ohne die richtigen Zusatz-Tools und Einstellungen im E-Mail-Client wandern trotzdem noch genug Spam- und Phishing-Mails in den Posteingang.

Sehr empfehlenswert ist die Freeware Spamihilator . Das Tool funktioniert mit den wichtigsten E-Mail-Clients unter Windows, zum Beispiel Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora, Pegasus Mail oder Opera Mail (Opera Browser). Es schaltet sich zwischen Mail-Programm und Provider und überprüft jede eingehende Nachricht.

Der lernende Filter errechnet für jede E-Mail eine bestimmte Spam-Wahrscheinlichkeit und kann durch manuelles Eingreifen des Anwenders so trainiert werden, dass er bereits nach kurzer Zeit über 98 Prozent aller Spam-Nachrichten zuverlässig identifiziert. Zusätzlich verfügt Spamihilator über einen Wortfilter, der nach Spam-typischen Schlüsselworten sucht. Anwender können eigene Begriffe hinzufügen. Mittels Plug-ins lässt sich Spamihilator funktionell erweitern.

Mac-Anwender bekommen mit SpamSieve ein ähnlich leistungsstarkes Tool wie Spamihilator – es kostet allerdings 30 US-Dollar. SpamSieve arbeitet mit Apple Mail, Mozilla Thunderbird, Entourage, Outlook, Eudora und anderen E-Mail-Clients unter Mac OS X ab Version 10.4 zusammen.

Was Spamihilator im Kampf gegen Spam, das ist Delphish gegen Phishing. Dabei handelt es sich um eine kostenlose Erweiterung für die E-Mail-Clients Outlook, Outlook Express und Mozilla Thunderbird unter Windows.

Das Tool spürt versteckte und gefährliche Links in E-Mails auf und liefert Informationen über Herkunft und Betreiber der verlinkten Webseiten sowie eine Analyse der gesamten Nachricht.

Handelt es sich um eine Phishing-Mail, warnt Delphish den Anwender. Er kann entscheiden, ob er die Mail sofort löschen oder die Warnung ignorieren will.

Management-Strategien

Sind ausreichend Maßnahmen gegen Spam und Phishing getroffen, kann man sich Gedanken ums Sortieren der erwünschten Post machen. Es gibt zwei Strategien: Eine ist, man sammelt alle Nachrichten an einem Ort, archiviert sie da und sichert sie mit Backups. Das kann auf dem Computer sein, aber auch in der Cloud. Eventuell kann man auch zwei Speicherorte wählen – für persönliche und berufliche Daten.

Die andere Strategie ist, die Daten zu lassen, wo sie sind, nämlich auf den Servern der E-Mail-Provider. Damit das funktioniert, müssen alle Geräte mit E-Mail-Empfang – Desktop-Rechner, Smartphones, Tablets usw. – richtig vernetzt sein. Der Zugriff auf alle E-Mails erfolgt mittels IMAP. Im Gegensatz zum POP3-Verfahren verbleiben die E-Mails beim Einsatz von IMAP immer auf dem Mail-Server, auch wenn sie von mehreren Clients abgerufen wurden.

Unsere Empfehlung für ein cleveres E-Mail-Management: Kombinieren Sie IMAP und die Archivierung. Sollte Ihr E-Mail-Provider kein IMAP anbieten, behelfen Sie sich mit einem Trick: Leiten Sie die E-Mails auf einen IMAP-Account um. So können Sie diese per IMAP abholen, und die Post wird automatisch auf dem Mail-Server gespeichert. Alternativ nutzen Sie einen POP-Sammeldienst, falls Ihr E-Mail-Provider mit IMAP-Unterstützung einen solchen anbietet.

Schließlich sollten Sie sich einen Rechner aussuchen, auf dem Sie alle wichtigen E-Mails lokal archivieren. Das hat zwei wesentliche Vorteile. Erstens: Sie können auch nach einem Wechsel des E-Mail-Providers noch auf Nachrichten zugreifen. Zweitens: Sie können Ihre Post leicht durchsuchen – selbst dann, wenn einmal keine Internet-Verbindung besteht.

E-Mails archivieren

Fürs Archivieren der Mails bietet sich zum Beispiel die Software MailStore Home an, die für den Privatgebrauch kostenlos ist. Die aktuelle Version 5 verfügt über eine komplett neu entwickelte Benutzeroberfläche, die einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen ermöglicht: Archivieren, Durchsuchen und Exportieren von E-Mails. Beim Einrichten der E-Mail-Konten hilft der Auto-Konfigurator: Es genügt, E-Mail-Adresse und Passwort einzugeben, den Rest erledigt MailStore Home.

Webmail-Postfächer wie Google Mail oder GMX lassen sich genauso leicht einrichten und archivieren wie Postfächer, die bereits in E-Mail-Clients wie Outlook oder Mozilla Thunderbird konfiguriert wurden. Mit der aktuellen Version 5 lässt sich MailStore Home erstmals portabel betreiben, zum Beispiel auf einem USB-Stick. Somit kann man das Programm bei Bedarf ohne Installation auf jedem beliebigen PC einsetzen.

Eine Alternative zur lokalen Archivierung steht mit dem Cloud-Dienst von Astaro bereit. Die skalierbare Business-Lösung richtet sich an Unternehmen, die E-Mails aufgrund gesetzlicher oder branchenspezifischer Regelungen verpflichtend archivieren müssen.

Mindestens zehn und bis zu 2000 E-Mail-Postfächer aus Microsoft Outlook lassen sich dauerhaft sichern, wobei unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht. Ein Web-Interface gibt es ebenfalls. Die Kosten belaufen sich bei zehn Nutzern auf 4 Euro pro Jahr.

Fürs Durchsuchen von Nachrichten innerhalb von Mail-Programmen gibt es Speziallösungen wie den X1 Professional Client. Er durchstöbert Post in Outlook oder Lotus Notes nach Stichworten, wobei er auch E-Mail-Anhänge berücksichtigt. Steckt beispielsweise eine wichtige Information in einem PDF-Dokument, das Sie per E-Mail bekommen haben, findet X1 diese Information.

Das Tool kann aber noch viel mehr, etwa den Rechner nach Dateien aller Art, Bildern, Musik und Videos durchforsten. Unter www.x1.com gibt es eine Trial-Version zum Download sowie einen Link zum Erwerb der Vollversion für 35,95 Euro. Das Zusatz-Tool X1 Mobile Search ermöglicht das Durchsuchen von Desktop-Rechnern vom iPhone oder iPad aus.

Ebenfalls sehr nützlich ist das kostenlose Tool Xobni . Die Outlook-Erweiterung stellt zusammenhängende Nachrichten als Konversationen dar. Zudem bietet sie umfangreiche Suchfunktionen innerhalb von Mails, nach Absendern oder Dateianhängen.

Einzigartig: Xobni stellt Beziehungen zwischen E-Mail-Absendern dar, indem es deren Verknüpfungen in Sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter berücksichtigt. Xobni gibt es auch für Blackberry-sowie Android-Geräte (Beta-Version); eine Version für iPhone ist in Arbeit.

Mobile E-Mail-Clients

Die Zahl verbreiteter E-Mail-Clients für PC und Mac ist überschaubar: Neben Microsoft Outlook und Lotus Notes im Business-Umfeld sind Mozilla Thunderbird, Eudora und Pegasus Mail bei Privatanwendern sicherlich die meist genutzten Programme – neben den Betriebssystem-eigenen Clients Outlook Express (Windows XP), Windows Mail (Windows Vista/7) und Apple Mail (Mac OS).

Dagegen ist das Angebot an E-Mail-Clients für mobile Plattformen ziemlich unübersichtlich. Nahezu alle aktuellen Handys besitzen einen eigenen E-Mail-Client, und die meisten Smartphones ermöglichen die Installation alternativer E-Mail-Programme. Wichtig bei der Auswahl: Achten Sie auf die IMAP-Funktionalität und auf Sicherheits-Features.

Ein guter mobiler Client sollte Nachrichten auszugsweise laden können, zum Beispiel nur die ersten zwei oder drei Zeilen. Dann können Sie individuell entscheiden, welche E-Mails sie abrufen müssen. Auch das Laden von Mail-Anhängen sollte sich einstellen lassen, um teure Übertragungskosten und unnötige Ladezeiten zu verhindern.

Viele Webmail-Provider bieten eigene Clients an – entweder als echte App oder als so genannte Web-App, die im Browser des Mobilgeräts ausgeführt wird. So gibt es etwa einen Google-Mail-Client als App für Android (vorinstalliert) und iPhone sowie eine Web-App, die auf Android, Blackberry, iPhone, Nokia S60, Windows Mobile und anderen mobilen Betriebssystemen läuft.

Sie synchronisiert sich per IMAP mit den Standard-E-Mail-Clients der Mobiltelefone. Die bekannten Webmail-Anbieter GMX und Web.de haben ebenfalls Apps entwickelt, und zwar für Android und iPhone. Alternativ ist der E-Mail-Zugriff über spezielle Mobilportale der Anbieter möglich (m.web.de bzw. m.gmx.de).

Auf der Website www.add-in-world.com finden Sie etliche Erweiterungen für Microsoft Outlook, die nicht nur das E-Mailen, sondern auch die Kontakt- und Terminverwaltung vereinfachen. Jede Menge Add-ons für Mozilla Thunderbird gibt’s unter addons.mozilla.org/de/thunderbird .

Bestellen Sie unnötige Newsletter ab. Normalerweise enthalten diese Nachrichten einen Link, mit dem sich das Abo beenden lässt. Ist das nicht der Fall, schicken Sie eine leere E-Mail mit dem Betreff unsubscribe an die Absender-Adresse – in vielen Fällen hilft’s.

In Thunderbird reicht es, E-Mail-Adresse und Passwort einzurichten. Die notwendigen IMAP-Server-Daten ermittelt das Programm von selbst.

Bei der Wahl des E-Mail-Programms kommt es zum einen auf die technischen Voraussetzungen an, zum anderen auf die persönlichen Vorlieben in Sachen Bedienung und Funktionsumfang. Wer am heimischen PC und auf Mobilgeräten sowohl auf dienstliche als auch auf private E-Mail-Konten zugreift, muss meist zwangsweise dieselbe Software wie im Unternehmen nutzen. Bestes Beispiel: Outlook.

Funktionen zur Teamarbeit werden in vielen Unternehmen mithilfe der Software Microsoft Exchange bereitgestellt – als Client kommt fast immer Microsoft Outlook zum Einsatz. Gemeinsame Kalender, Besprechungsanfragen per Mail usw. lassen sich nur richtig nutzen, wenn auch daheim Outlook verwendet wird. Auch viele mobile E-Mail-Clients unterstützen inzwischen Exchange vollständig oder teilweise – bei der Einrichtung sollte die IT-Abteilung helfen.

Einfacher haben es Anwender, die nur private Mail-Accounts auf mehreren Geräten verwalten müssen. Sie sind nicht an ein bestimmtes Programm gebunden. IMAP-Konten lassen sich in allen modernen E-Mail-Clients für PC, Mac und mobile Geräte nutzen. Besonders empfehlenswert ist das kostenlose Mozilla Thunderbird, das für verschiedene Plattformen zur Verfügung steht.

Beim Einrichten von IMAP-Konten genügt fast immer die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort – die notwendigen Server-Daten und Einstellungen findet Thunderbird automatisch.

Wer Ordnung ins E-Mail-Chaos bringen will, muss darüber nachdenken, welche Nachrichten(quellen) wichtig sind – und welche nicht. Überlegen Sie, welche Postfächer Sie wirklich benötigen und geben Sie jene auf, an die nur Werbung geschickt wird. Nutzen Sie stattdessen E-Mail-Aliasnamen innerhalb Ihrer wichtigen Accounts, wenn Sie zum Beispiel eine Mail-Adresse für die Registrierung bei einem Web-Dienst benötigen.

E-Mail-Aliasnamen sind Synonyme für die eigentliche E-Mail-Adresse. Mails an diese Adressen landen normalerweise im Posteingang der Hauptadresse, lassen sich aber anhand ihrer Bezeichnung auch sehr gut filtern. Viele Webmail-Provider ermöglichen es, mehrere Aliasnamen zu jeder E-Mail-Adresse anzulegen.

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