Zugriff unterwegs und in Arbeitsgruppen:
Frischer Wind bei Enterprise Content Management

von Werner Fritsch (wfritsch@weka-fachmedien.de)

25.10.2011

Enterprise Content Management ist weitgehend ausgereift. Für frischen Wind sorgen derzeit die Trendthemen Mobile, Social und Cloud: Die Projekte halten sich zwar noch in Grenzen, doch die Wachstumsperspektiven sind vielversprechend.

(Fortsetzung des Artikels von Seite 4)

Keine Beiträge im Forum. » Diskussion starten!

»Die Kunden wollen mehr unternehmensweite Lösungen«, hat Karl-Heinz Mosbach beobachtet, Geschäftsführer des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office. Nicht nur die großen internationalen Anbieter wie IBM (mit Filenet) oder EMC (mit Documentum) hätten inzwischen ihre Dokumenten- und Content-Management-Software zu einem umfangreichen Portfolio für Enterprise Content Management (ECM) ausgebaut, sondern auch viele der vorwiegend hierzulande tätigen wie d.velop oder eben ELO.

Walter Köhler, Geschäftsführer für Deutschland und Österreich, Vice President Global Services EMEA sowie Management Consultant bei OpenText, hat ebenfalls beobachtet, dass die Kunden inzwischen oft ganzheitlich an das Dokumenten- und Content-Management herangehen. Sie beginnen seinen Eindrücken zufolge zwar mit Bereichen, wo sie besonderen Bedarf sehen, haben aber das große Ganze im Auge und wollen eine Plattform auch für künftige Lösungen anschaffen.

Rainer Größer, Abteilungsleiter Content and Collaboration bei der IBM-Beratungssparte Global Business Services, meint, man sei unternehmensweiten ECM-Lösungen mit einer Plattform und einem Speicher »ein Stück näher gekommen«, habe sie im allgemeinen aber »noch nicht erreicht«. Oft gebe es noch verteilte Pools, auch wenn Konsolidierungen zunehmen, etwa im Bankenumfeld.

Eine weltweite Umfrage zum Einsatz von ECM in Unternehmen, die der Branchenverband AIIM, mit Hauptsitz im US-Bundesstaat Maryland, unlängst durchgeführt hat, bestätigt diese Einschätzungen. Sie belegt auch, dass nach wie vor viele Abteilungslösungen genutzt werden.

Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des auf Dokumenten- und Content-Management spezialisierten Hamburger Beratungshauses Project Consult, plädiert für mehr Konsolidierungsprojekte statt Produktneuauswahlen, um die Zahl der unterschiedlichen ECM-Systeme zu verringern und die Administration zu vereinfachen. »Da es bereits viele Lösungen gibt, ist Migration ein ständiges Thema – nicht nur beim Wechsel von Anbietern«, weiß er aus seiner Praxis. Durch Federated Repositories und Standards wie CMIS bestehe die Hoffnung, physische Migration künftig vermeiden zu können.

Wenig Integration mit Applikationen

»Mobile, Social und Cloud haben im ECM-Projektgeschäft Fuß gefasst.« Rainer Größer, Abeiltungleiter Content and Collaboration bei IBM Global Business Services

Als stärkste geschäftliche Triebfeder für ECM-Lösungen in Unternehmen jeder Größe hat jene Untersuchung Effizienzverbesserungen zutage gefördert, gefolgt von Prozessoptimierungen. In größeren Organisationen ist außerdem Compliance wichtig, allerdings mit abnehmender Tendenz.

Viele Unternehmen beklagen ein Informationschaos und wollen dem durch die Anschaffung von ECM-Software entgegentreten. Besonders schlimm ist es der AIIM-Erhebung zufolge um Instant Messages bestellt: 50 Prozent der Befragten sprechen hier von Chaos, bei E-Mails sind es 31 Prozent und bei Office-Dokumenten 28 Prozent. 39 Prozent legen die E-Mails immer noch in privaten Ordnern ab.

Die Verbindung mit Business Software ist bei ECM-Lösungen bislang wenig ausgeprägt. Die Integration mit betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist nicht Stand der Kunst, wie IBM-Berater Größer bestätigt: »Das ist möglich, aber selten.« Oft sei etwa das SAP-Outputmanagement losgelöst von den Geschäftsprozessen. Es sei zu prüfen, welche Teile eines ECM-Systems konkret von anderen Applikationen betroffen sind. Im Prinzip sei es für die Zukunft durchaus sinnvoll, transaktionsbezogene Anwendungen mit Dokumenten- und Content-Systemen zu verbinden, da diese Bereiche in der konkreten Arbeit kaufmännischer Mitarbeiter durchaus verbunden seien.

Stattdessen schlagen Trendthemen auch auf den Bereich ECM durch. Social, Mobile und Cloud machen sich bemerkbar. Entsprechende Ansätze ergänzen etablierte ECM-Lösungen, Evolution nicht Revolution steht an. Die bestehenden ECM-Lösungen bleiben, neue Dinge kommen allmählich hinzu. IBM-Berater Größer sieht Mobile, Social und Cloud als Wachstumsthemen im ECM-Umfeld, die im Projektgeschäft Fuß gefasst haben.

Hindernisse für ECM aus der Cloud

»Echtes ECM in der Cloud fehlt noch.« Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des Beratungshauses Project Consult

Für Cloud-Lösungen stellten rechtliche Vorgaben oftmals Hindernisse dar, gleichwohl gebe es für Archivierungszwecke auch in Deutschland Nachfrage, berichtet Größer aus IBMs Beratungssparte. »Bei Hosting- und SaaS-Lösungen sind die Kunden noch zurückhaltend, vor allem aus Datenschutzgründen«, berichtet Management Consultant Köhler. Wenn ein Anbieter sein Rechenzentrum gar in den USA hat, müssen auch die deutschen Kunden davon ausgehen, dass aufgrund der dortigen Rechtslage die amerikanischen Behörden alles einsehen können. »Public Clouds sind bis heute umsatzmäßig nicht relevant«, resümiert der EMEA-Manager, Private Clouds könnten jedoch im Prinzip durch Deduplizierung Kosten senken.

»Mit dem Thema Cloud muss man sich als Softwarehersteller auseinandersetzen«, meint Mosbach. Bis auf weiteres sieht auch er im ECM-Umfeld vor allem bei privaten Clouds Potenzial, nicht jedoch bei öffentlichen. ELO sammelt derzeit in einigen Pilotprojekten Erfahrungen. »Cloud ist im deutschsprachigen Raum aus Sicherheitsüberlegungen sehr restriktiv.Rechtliche Anforderungen erlauben häufig nicht die Archivierung in der Cloud. Echtes ECM in der Cloud fehlt noch«, resümiert Berater Kampffmeyer. Der AIIM-Erhebung zufolge nutzen Cloud- oder SaaS-Dienste derzeit nur 4 Prozent der Unternehmen. Während 32 Prozent Papierarchive auslagern, tun dies mit elektronischen Dokumentenarchiven nur 7 Prozent.

Interesse an mobilen Lösungen

»Die Firmen haben Interesse an mobilen ECM-Lösungen, aber der strategische Ansatz fehlt.« Walter Köhler, Geschäftsführer für Deutschland und Österreich, Vice President Global Services EMEA sowie Management Consultant bei OpenText

Auch Mobile wird Berater Kampffmeyer zufolge von den Unternehmen noch skeptisch betrachtet – wegen Sicherheitsbedenken und weil die kleinen Bildschirme nur eingeschränkte Funktionalität bieten: »Deutschland ist hier restriktiver als der Rest der Welt«, meint der Marktkenner. Laut AIIM-Umfrage haben weltweit 68 Prozent der Unternehmen keinen mobilen Zugang zu ihrem ECM-System. 23 Prozent haben dedizierten Browser-Zugang und 13 Prozent Apps für mobile Geräte.

»Die Firmen haben Interesse an mobilen ECM-Lösungen, sowohl im Sales- als auch im Services-Bereich, meistens sind es aber Point Solutions. Der strategische Ansatz fehlt«, kritisiert Köhler. OpenText hat im März dieses Jahres den Softwarehersteller Wecomm übernommen, um mobile Applikationen für unterschiedliche Betriebssysteme und Endgeräte bereitstellen zu können.

Mobiles Arbeiten nehme zu und dadurch auch die Nachfrage bei mobilen ECM-Clients, sagt Berater Größer gegenüber CRN. Vor allem Manager zeigen Geschäftsführer Mosbach zufolge Interesse an einfachen mobilen Zugängen zu Informationen aus ECM-Systemen. Mit dem mobilen ELO-Client etwa können die Benutzer in Akten navigieren und Workflows abarbeiten.

Social heißt oft Sharepoint

»Die Kunden wollen mehr unternehmensweite Lösungen.« Karl-Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office

Das Trendthema Social scheint der AIIM-Umfrage zufolge schon weiter fortgeschritten zu sein: Weltweit nutzen 53 Prozent der Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern soziale Software, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Dazu gehört wesentlich die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Zum Einsatz kommen für entsprechende Lösungen unterschiedliche Softwarewerkzeuge: 57 Prozent nutzen Microsofts Sharepoint, 13 Prozent Web-2.0-Funktionen von ECM-Systemen, etwa für Wikis und Blogs.

Zwar bieten die ECM-Hersteller häufig selbst vergleichbare Collaboration-Funktionen, um die Zusammenarbeit in Projekten mit gemeinsamen Dokumenten zu unterstützen, doch die Anwender wollen wegen der besseren Integration in die Office-Welt oft lieber Sharepoint, wie Köhler berichtet. Ergänzende Sharepoint-Anwendungen werden häufig von Partnern entwickelt. Auch die umgekehrte Betrachtungsweise gibt es: »Zahlreiche Anbieter leben davon, dass sie Sharepoint mit ECM-Komponenten veredeln«, weiß Kampffmeyer.

ECM ist Partner-Business

Das ECM-Business ist zu einem großen Teil Partnergeschäft. Bei ELO beispielsweise erbringen die rund 200 Reseller 80 Prozent des Lizenzumsatzes. Zum Anteil am Lizenverkauf kommen für die Partner weitere Einnahmen hinzu, da sie außerdem Beratung und Implementierung bei den Kunden übernehmen. Die Dienstleistungsumsätze der ECM-Partner stammen zu etwa einem Drittel aus der Konzeption und zu zwei Dritteln aus der Implementierung, schätzt ein Insider. Außerdem entwickelt sich ein ISV-Markt für ECM.