Viele Produkte bei dezentraler Nutzung:
Business Intelligence: Wer richtig auswählt, spart Zeit und Geld
Reporting und Analyse gehören zu den klassischen Themen der Business Intelligence. Wegen der dezentralen Verwendung entsprechender Software nutzen die Unternehmen Optimierungspotenziale bei der Anschaffung der Produkte allerdings oft nicht aus.
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Anders als bei Prozesssystemen, die ihre Wirtschaftlichkeit durch optimierte Durchlaufzeiten oder Automatisierung nachweisen müssen, erfolgt die Auswahl von Reporting- und Analysesystemen häufig nachrangig, mit geringerer Sorgfalt und durch kurzfristige Entscheidung einzelner. Begründung ist vielfach mangelnde Zeit und ein nicht ausreichend bestimmbarer Business Case. Die Konsequenzen einer weniger gründlichen Softwareauswahl sind nicht selten Unzufriedenheit bei den Anwendern, geringere Akzeptanz der Berichte und des darin steckenden Geschäftswissens, sowie verzögerte Entscheidungsprozesse. Unternehmen entstehen damit kritische Wettbewerbsnachteile.
Durch ein aufmerksames und systematisches Entscheidungsverfahren kombiniert mit einem individuell gewichteten Kriterienkatalog können Unternehmen diesem Risiko vorbeugen und eine Reporting- und Analyselösung nachhaltig auswählen.
Typische Auswahlverfahren orientieren sich an der Methodik der Nutzwertanalyse oder dem analytischen Hierarchieprozess. Sie sollten zumindest diese vier Phasen enthalten:
1. Abstimmen des Verfahrens
2. Aufstellen und Gewichten der Kriterien
3. Analyse der Alternativen gegen diese Kriterien
4. abschließende Auswertung als Entscheidungsgrundlage
Hierbei gilt es, verschiedene Hürden zu nehmen und von Best-Practice-Ansätzen zu profitieren. So sollten die Kriterien möglichst vollständig sein, alle Aspekte berücksichtigen und sich nicht überlappen. KO-Kriterien sollten deutlich gemacht werden und zuerst bewertet werden, um Aufwand zu sparen. Ein Tipp zur Bewertungsskala: eine gerade Anzahl von Noten zwingt auf jeden Fall zu einer Tendenzaussage und verhindert wenig hilfreiche Wohlfühl-Antworten. Testet man vorab die gewichteten Kriterien innerhalb der Matrix durch Minimal- und Maximalwerte, lassen sich zu starke aber auch zu schwache Hebel identifizieren und beheben.
Aufstellung der Kritierien und Durchführung der Analyse
Idealerweise trennt man die Aufstellung der Kriterien, deren Gewichtung und die Durchführung der Analyse zeitlich und auch personell. Bestenfalls kennen die Analysten die Kriterien, aber nicht deren Gewichtung. So lässt sich eine hohe Objektivität des Verfahrens erreichen. Eine klare Kommunikation fördert die Transparenz und damit den Rückhalt für das Verfahren und das erzielte Ergebnis. Dies gilt insbesondere für die jeweiligen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Entscheider, die vorab verdeutlicht werden sollten.
Die Besonderheit des Auswahlprozesses für Reporting- und Analyselösungen besteht jedoch in der Kriteriensammlung und -gewichtung. So unterschiedlich die Gründe für Geschäftsentscheidungen sind, so unterschiedlich sind auch die Kriterien, die Anwender und Manager an solche Lösungen anlegen. In einigen Fällen kommt noch hinzu, dass die Begriffe in der näheren Betrachtungsweise unterschiedlich verstanden werden. Grundsätzlich sollten deshalb die Kriterienkataloge eine ausreichende Tiefe beinhalten und sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Kriterien berücksichtigen.
Zahlreiche funktionale Auswahlkriterien
Wichtige funktionale Kriterien von Reportinglösungen sind nachfolgend dargestellt:
* Die Fähigkeit für Standardreporting, Analyse und Dashboards beschreibt die Adäquatheit der Benutzeroberfläche für die gestellte Reportingaufgabe, die Verwendung von Vorlagen, die Trennung von Abfrage, Layout und Inhalt, sowie die Unterstützung durch Wizards.
* Der Analyse- und betriebswirtschaftliche Methodenumfang umfasst die Möglichkeiten, Zeitreihen-, ABC-, statistische Analyse, Rangfolge, Scorecarding durchzuführen, aber auch den Formelumfang in den Bereichen Statistik/Aggregation, Text-, numerische und Zeitfunktionen.
* Die Darstellungsfunktionalität enthält Kriterien wie Tabellen-, Listendarstellung, Gruppierung, Sortierung, klassische und bedingte Formatierung, Visualisierungen in Form von Charts und Ampeln, aber auch die Wiederverwendbarkeit solcher Elemente als Vorlage.
* Die Integrationsfähigkeit fasst die Zugriffsmöglichkeit auf Quelldaten, die Unterstützung verschiedener Hersteller, die Kombinierbarkeit mehrerer Quellen in einer Abfrage, Drill-Through- und Write-Back-Funktionen, sowie die Integration in die bestehende Architektur (LDAP/AD, Server Monitoring etc.) zusammen.
* Das Themenfeld Navigation und Filterung der Daten behandelt die eigentliche Parametrisierung und Filterung vorab und im Report, die Möglichkeiten zur kaskadierenden Filterung, das Drillen sowie die Verlinkung von Reports und Dashboards.
* Das Kriterium Verteilung/Export bezieht die Vielfalt der unterstützten Formate, der Kommunikationswege (Email, Verzeichnis, FTP etc.) und der Auslöser (periodisch, ereignisgesteuert) ein.
* Die Metadatenverwaltung hilft bei Verwendung von Geschäftsobjekten, unabhängig von der technischen Realisierung, und ermöglicht fachliche Definitionen von Kennzahlen, Dimensionen und Berichten. Im Idealfall wird der CWM-Standard vom Werkzeug unterstützt.
* Die Berichtsverwaltung und Berechtigungssteuerung umfasst die Erstellung und Verwendung von Berichtsmappen, Wiederverwendung von Berichten, Versionierung/Historisierung und die Berechtigungssteuerung.
* Die Anwendungs- und Verwendungshilfe ist im wissensintensiven BI-Umfeld ein wichtiges Kriterium und umfasst die Collaboration-Funktionaliät, ein mögliches Wissensmanagement und die Hilfefunktionen.
* Das Themenfeld Korrektheit/Verifizierung/Vollständigkeit behandelt die Qualitätssicherungsfunktionalität einer Reportinglösung, zum Beispiel über eine semantische Schicht oder Lineage-Analysen.
Nicht-funktionale Kriterien ebenfalls wichtig
Je nach Anforderung können diese Kriterien reduziert oder ergänzt werden. Nicht-funktionale Kriterien sind beispielsweise Anwenderfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit, Architektur und Wartbarkeit. Auch die Gesamtkostenbetrachtung spielt als Kriterium eine Rolle und kann über prozentuale Abweichungen der Lösungen untereinander konkret bewertet werden. Die Gewichtung sollte die individuellen Interessen berücksichtigen, unter Beteiligung der späteren Anwender und abgeleitet aus der Unternehmensstrategie erfolgen.
Bei vielen Unternehmen hat sich historisch ein Zoo von Business-Intelligence-Werkzeugen kombiniert mit einer signifikanten Unzufriedenheit der Anwender ergeben. Die nachhaltige Auswahl einer Reporting- und Analyselösung steht dem entgegen und kann einen sichtbaren Wertbeitrag zu einer effektiven Business-Intelligence-Strategie leisten.
Auswahl von BI-Software in vier Phasen. Quelle: Opitz
Szenario aus der Praxis
Beispielhafte Bewertungsmatrix. Quelle: Opitz
Und so kann das in der Praxis aussehen: Ein Produzent von LKW-Anhängern such eine Reporting- und Analyselösung zur Unterstützung des Vertriebs. Er legt Wert auf interaktives Reporting, vereinfachende Visualisierungen mittels Diagrammen und eine ausgereifte Ad-Hoc-Analysefähigkeit. Notwendige und im Einzelfall detaillierte Informationen sollen schnell und flexibel die Vertriebssteuerung unterstützen. Die zuvor aufgeführten Kriterien werden gewichtet und verifiziert durch einen Workshop mit den beteiligten Fachbereichen. Die Fähigkeit für Standardreporting, Analyse und Dashboards, sowie die Kriterien der Darstellungsfunktionalität, der Navigation und Filterung der Daten, der Metadatenverwaltung und der Korrektheit/Verifizierung/Vollständigkeit werden als wichtig eingeschätzt. Die übrigen Kriterien spielen eine untergeordnete Rolle. Nach einer ersten Marktanalyse finden sich auf seiner Short-List noch drei Lösungen. Die Überprüfung der Kriterien findet anhand von Hersteller-Fragebögen und einem Proof-of-Concept, in dem repräsentative Berichte umgesetzt wurden, statt. Im Anschluss ergibt sich eine objektivierte Entscheidungsgrundlage, deren Empfehlung dank der Beteiligung und der Transparenz eine hohe Akzeptanz findet, und so auch ein positives Einführungsprojekt ermöglicht.
Jochen Wilms ist Seniorberater im Bereich Business Intelligence bei dem Gummersbacher IT-Dienstleister Opitz Consulting GmbH.
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