Effizientere BI durch Competence Center:
Fünf Tipps zur BI-Strategie und ihrer optimalen Umsetzung
Lösungen und Konzepte für Business Intelligence sind aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Doch ohne die richtige Strategie, Steuerung und Manpower steigern sie die Effizienz wesentlich geringer, als dies eigentlich möglich wäre.
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Gut geplante und umgesetzte Business Intelligence verschafft Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil. (Bild: Tombaky, Fotolia.com)
Kaum ein Unternehmen, egal welcher Größe, kann es sich heute noch erlauben, ohne eine Business Intelligence zu operieren. Fast überall gibt es zumindest ein Berichtswesen und eine Vielzahl von Reports, die als eine Art rudimentäre BI genutzt werden. Begonnen wird meist mit der Auswertung von Excel-Sheets, oft kommen dann mit der Zeit weitere Tools hinzu, die allerdings gerne auf einzelne Bereiche oder Abteilungen beschränkt sind.
Im Laufe der Jahre entsteht so schnell eine heterogene Vielfalt an Systemen, die untereinander kaum oder gar nicht kompatibel sind. Auch die Kompetenzen und das Know-how werden gerne dementsprechend auf unterschiedliche Abteilungen verteilt. Egal ob es sich um einen Mittelständler oder Großkonzern handelt, bleiben deshalb die BI-Ergebnisse häufig deutlich hinter den Erwartungen zurück: Beispielsweise weichen immer wieder Kennzahlen in verschiedenen Berichten voneinander ab, und nicht selten erweist sich damit sogar die gesamte Datenqualität als zweifelhaft. Auch die Weiterentwicklung und Neueinführung von Applikationen und Werkzeugen wird durch das uneinheitliche Vorgehen erschert.
Die damit selbst verursachte Ineffizienz führt immer wieder dazu, dass die Business Intelligence an sich heftig kritisiert oder gar für nutzlos erklärt wird. Doch statt einfach die gesamte BI zu verteufeln ist es hier eher angebracht, sich zuallererst Gedanken über eine interne Verbesserung ihrer Umsetzung zu machen. Grundsätzlich sollte eine BI-Strategie beispielsweise möglichst gleich unternehmensweit geplant und eingeführt werden.
Fünf Tipps für bessere BI
Um einen optimalen Betrieb der BI zu gewährleisten, empfiehlt BI-Anbieter [1]Information Builders [2] außerdem ein Business Intelligence Competence Center einzuführen, das die Business Intelligence zentral steuert und überwacht.
»Ein BI-Competence-Center ist die Steuerungsinstanz für alle BI-Aktivitäten in einem Unternehmen und hält alle Fäden in der Hand. Das Team verantwortet die gesamte Planung, die Implementierung, den Betrieb, die Koordination und die Weiterentwicklung der strategischen BI-Vorhaben eines Unternehmens«, erklärt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. »Zu den wesentlichen Aufgaben gehört die Umsetzung der zuvor definierten BI-Strategie und damit die Sicherstellung des Geschäftsnutzens der BI-Applikationen.«
Dabei sind fünf besonders wichtige Punkte zu beachten:
1. Festlegung einer übergreifenden BI-Strategie.
Ein BI-Competence-Center kann nicht ohne eine von der Geschäftsleitung oder dem Vorstand genehmigte BI-Strategie eingeführt werden. In einer BI-Strategie muss es globale, die gesamte Unternehmensentwicklung betreffende Ziele sowie fachliche, organisatorische, architektonische und technologische Ziele geben. Aus den Zielen werden Einzelmaßnahmen und dauerhafte Aktivitäten abgeleitet.
Ohne Roadmap und Zusammenarbeit geht nichts
2. Aufstellung einer BI-Roadmap.
Mit einer BI-Strategie wird für einen mindestens dreijährigen Zeitraum sichergestellt, dass die Prozessverantwortlichen eines Unternehmens optimal mit entscheidungsrelevanten Informationen versorgt werden. Auf der nächsten Stufe geht es um die konkrete Ausrichtung von BI im Unternehmen, deren Details in einer BI-Roadmap festgehalten werden. Die Roadmap muss die einzelnen Schritte zur Umsetzung der BI-Strategie untergliedert nach Ressourcen, Zeit und Kosten enthalten.
3. Gemeinsames Team aus Mitarbeitern der IT und Fachabteilungen.
Gibt es in der IT-Abteilung ein Team mit umfangreichem BI-Know-how, wird es zur Keimzelle des BI-Competence-Center und anschließend um Mitarbeiter aus den Fachabteilungen ergänzt. Prägen technologische und architektonische Ziele die BI-Strategie, ist diese Vorgehensweise zu favorisieren. Kann die IT die diffizilen fachlichen Anforderungen an BI-Anwendungen nur unzureichend umsetzen, muss das BI- Competence-Center aus einer Fachabteilung heraus eingerichtet werden. Dieser Weg ist dann der richtige, wenn die BI-Strategie durch komplexe fachliche Ziele dominiert wird. Das BI-Competence-Center, zusammengesetzt aus Mitarbeitern der IT und den Fachabteilungen, definiert die strategischen Vorgaben, für die technologischen Rahmenbedingungen sorgt die IT.
Virtuelles Competence-Center für den Mittelstand
4. Aufbau als virtuelle Organisationseinheit im Mittelstand.
Im Mittelstand ist das BI-Competence-Center oft eine virtuelle, abteilungsübergreifende Gruppe, der in der Regel auch ein Mitglied der Geschäftsleitung angehört. Je größer ein Unternehmen, desto eher wird das BI-Competence-Center als eigenständige Organisationseinheit eingerichtet. Stehen wichtige Entscheidungen an, kommt ein Vertreter aus dem Vorstand, beispielsweise der Finanzchef, dazu.
5. Bewertung des Erfolgs mit Metriken.
Bei der Gründung des BI-Competence-Center muss eine Situationsanalyse durchgeführt werden, die den Ist-Zustand beschreibt. Die einzelnen Schritte, die in der BI-Roadmap festgelegt sind, können dann im Rahmen einer kontinuierlichen Soll-Ist-Bewertung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Das ideale BI-Competence-Center ist Unternehmensstrategie-, Fachbereichs- und IT-getrieben. Hier muss jedes Unternehmen für sich den richtigen Mix finden.
[1] http://www.informationbuilders.de/
[2] 439
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