Analyse und Bewertung:
Thema der Woche: Kennzahlen für Druckkosten und Produktivität, Teil 1

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de), vu

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08.09.2008

Das Dokument ist der wichtigste Träger von Informationen und Daten für die Arbeit im Büro. Verantwortliche wollen auf Grundlage von Kennzahlen die Produktivität, Kosten und Druckvolumen für die einzelnen Mitarbeiter ermitteln und in Verhältnis zu dessen Aufgaben stellen.

Network Computing sprach mit Brother [1], Hewlett-Packard [2], Kyocera [3], Lexmark [4], Ricoh [5], Seh [6] und Thinprint [7] über ihre Erfahrungen und Einschätzungen. Lesen im ersten Teil Aussagen von Hewlett-Packard, Lexmark, Ricoh, Seh und Thinprint.

Network Computing: Welche Konzepte für Analyse, Berechnung und Kontrolle des Aufwands für Drucken, Produktivität sowie Seitenpreise bietet Ihr Unternehmen?

Matthias Gukelberger, Business-Manager Office-Printing-Solutions, Enterprise-Sales, HP Imaging und Printing Organisation (IPG), Deutschland

Matthias Gukelberger, Business-Manager Office-Printing-Solutions, Enterprise-Sales, HP Imaging und Printing Organisation (IPG), Deutschland: Output-Analysen führen wir im Rahmen der »Managed Print Services« sowie zertifizierte »Office Printing Solutions«-Partner als Teil der »Smart Printing Services« durch. Dafür stehen Tools zur Verfügung, allen voran unsere Flottenmanagement-Lösung »WebJet Admin«. Sie lässt sich für effiziente Analysen einsetzen, um die Flotte zu überwachen oder remote Fehler zu beheben.

Michael Reffke, Business-Development-Manager, SEH: Um einen Gerätepark möglichst gut zu nutzen, steht am Anfang die Ist-Analyse: Wie viele und welche Drucksysteme gibt es? Wie ist deren Auslastung? Wir setzen an der Zählung der gedruckten Seiten an und sammeln die Daten in einer Datenbank. Von hier fließen sie in die Berechnung von Seitenpreisen ein. Zusammen mit dem Tonerverbrauch bilden diese Daten die Basis für eine Output-Management-Strategie.

Network Computing: Wie übersetzt Ihr Unternehmen diese Konzepte in IT-Technologie?

Michael Reffke, Business-Development-Manager, SEH

Reffke: Unser Ansatz ist eine auf Hardware basierende Lösung, das »Output Monitoring Device«. Dieses arbeitet unabhängig von Client-Server-Betriebssystemen und bietet einen Überblick über die Auslastung aller Netzwerkdrucker. Es wird ohne Eingriff in die IT-Architektur einfach ins Netz gestellt. Kleine bis mittelständische Unternehmen, auch mit Filialen oder mehreren Standorten, sowie Consulting-Anbieter führen damit schnell die Ist-Analyse des Druckerparks durch.

Nicole David, Chief-Manager Office-Consulting-Services, Ricoh Deutschland: Ziel unserer »Managed Document Services« ist es, dem Kunden eine maßgeschneiderte und ganzheitliche Lösung zu bieten. Diese zielt auf den Bereich der Bürokommunikation und das gesamte Dokumentenmanagement. Dazu gehören acht Teilbereiche: Analyse, Finanzierung, Rollout- und Rollin-Management, Produkte, Lösungen und Services bis hin zum kompletten Output-Management.

Ahmed el Husseini, Marketing-Manager Professional & Managed-Services, Lexmark: Alle Geräte sind Teil der »Asset Lifecycle Infrastructure«: Die Daten jeder Komponente lassen sich erfassen, validieren, organisieren und aufzeichnen. Die über dieses »Data Warehouse« gesammelten Informationen stellen für die Anwender eine wertvolle Ressource dar: Sie helfen ihnen, Investitionsentscheidungen auf Basis konkreter Zahlen zu treffen.

Network Computing: Welchen organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Nutzen bringen die ermittelten Daten den Anwendern?

Nicole David, Chief-Manager Office-Consulting-Services, Ricoh Deutschland

David: Im Fokus liegen die Gesamtbetriebskosten für jedes einzelne Ausgabegerät. Druckaufkommen, Systemauslastung, Benutzerzufriedenheit und auch die Visualisierung des Bürobereichs sind weitere Leistungsmerkmale. Im Ergebnis wird dem Kunde ein in Euro und Cent ausgewiesenes Einsparpotenzial aufgezeigt.

Udo Rietenbach, Director Worldwide-Sales, Thinprint: An Hand der ausgewerteten Informationen über das Druckverhalten lässt die Anzahl der Ausdrucke auf beliebiger Ebene reduzieren. Das geschieht beispielsweise durch Prozessanpassungen. Durch die möglichst gute Auslastung vorhandener Druckhardware lässt ein möglichst hoher wirtschaftlicher und nachhaltiger Nutzen der ermittelten Informationen erreichen.

Gukelberger: Unsere Kunden gewinnen durch die Analysedaten Transparenz bei ihren Ist-Kosten und identifizieren Potenziale für Verbesserungen. In Phase 1 lassen sich basierend auf der Ist-Analyse und dem erarbeiteten Soll-Konzept Einsparungspotenziale bestimmen. In Phase 2 »Management der Druck- und Kopierumgebung« ist es uns wichtig, eine kontinuierliche Transparenz des tatsächlichen Verbrauchs zu gewährleisten.

Network Computing: Wie hoch ist der Aufwand für Auswertung, Analyse und Verbesserung der untersuchten Dokumentenprozesse?

Udo Rietenbach, Director Worldwide-Sales, Thinprint

Rietenbach: Die Protokollierung aller drucktechnischen Informationen geschieht im Hintergrund – vollautomatisch durch das System gesteuert. Die Auswertung und Analyse an Hand der aufgezeichneten Kennzahlen und der Diagramme, die daraus generiert werden, ist komfortabel und bildet die Basis für rasche Entscheidungsprozesse innerhalb der Unternehmen. So lassen sich Kosten effizient senken.

Reffke: Die Datenerhebung und -auswertung ist nicht aufwändig, die Umsetzung der gewonnen Erkenntnisse eventuell schon. Die Übersicht über den Gerätepark und seine Auslastung zeigt, wo Geräte nicht möglichst gut genutzt werden. Gründe dafür sind beispielsweise, dass sie für ihr Druckvolumen zu klein oder im Gegenteil viel zu groß sind. Sie könnten an anderer Stelle besser eingesetzt oder durch neue Geräte ersetzt werden.

Network Computing: Welche Analysen, Konzepte und Berechnungen sind für die Zukunft denkbar?

Ahmed el Husseini, Marketing-Manager Professional & Managed-Services, Lexmark

El Husseini: Drucker oder Multifunktionsgeräte sind nicht mehr einfach nur ein komplexes Stück Hardware, das es zu managen gilt. Sie sind darüber hinaus ganz erheblich in Geschäftsabläufe und Prozesse involviert, die sich alle finanziell und in ihrer Effizienz bewerten lassen. Sicherlich werden Trends wie »Software as a Service« oder die Service-orientierten Architektur stärker werden.

Gukelberger: Mehr als 85 Prozent unserer Kunden nutzen das auf Verbrauch basierende Abrechnungsmodell »Level Pay«. Der Anwender bezahlt dabei einen fixen Betrag pro Monat, der einmalig berechnet wird. Er basiert auf der angenommenen Nutzung von Verbrauchsmaterialen. Auf Grund der gelieferten Materialmenge pro Gerät werden die Raten jährlich dem Verbrauch angepasst.

David: Seit Markteinführung hat Ricoh das Leistungsangebot der Office-Consulting-Services erprobt und erweitert. Heute bieten wir über die Office-Analyse hinaus die Möglichkeit, auch ganz spezifische Dokumenten- und Print-Workflows analysieren zu lassen. Eine solche Prozessanalyse geht in die Tiefe und durchleuchtet die individuellen Abläufe in Bereichen wie Archivierung, Formularmanagement oder Matrixdruck.

[1] http://www.brother.de/
[2] http://www.hewlett-packard.de/
[3] http://www.kyocera.de/
[4] http://www.lexmark.de/
[5] http://www.ricoh.de/
[6] http://www.seh.de/
[7] http://www.thinprint.com/

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