Umfassendes Informationsmanagement

von ulrich kampffmeyer, Dr. Werner Fritsch

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19.10.2009

Enterprise Content Management verbindet heute standardmäßig Dokumente und Web-Content. Inzwischen rücken strukturierte Daten ebenfalls ins Visier eines umfassenden Informationsmanagements.

Enterprise Content Management (ECM) ist der heute gebräuchliche Begriff, der alles abdeckt, was irgendwie mit Content und Dokumenten zu tun hat. In den letzten zehn Jahren hat sich die Definition von ECM mehrfach, aber meistens nur geringfügig geändert. ECM umfasst die wichtigsten Hauptkomponenten von Lösungen zur Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Informationsobjekten. Die aktuelle Definition der Association for Information and Image Management (AIIM), eines internationalen Branchenverbands, lautet: »Enterprise Content Management is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization’s unstructured information, wherever that information exists.«

Der Fokus lag zunächst auf unstrukturierten oder schwach strukturierten Dokumenten, hat sich aber durch den Technologiewandel inzwischen universeller auf alle Formen und Typen elektronischer Information erweitert. Diese Informationsobjekte können gescannte Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dokumente aus der Office-Welt, digitale Bilder, Web-Inhalte, Multimedia-Informationen, Datensätze aus Datenbanken, Listen aus Anwendungen, SMS-Botschaften oder Twitter-Feeds sein.

Eine Grundidee von ECM, die sich bereits in frühen Grafiken aus dem Jahr 2000 findet, ist es, strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzuführen und gemeinsam zu verwalten. Eine wesentliche Komponente war daher auch immer schon das universelle, einheitliche Repository für alle Formen von Daten und Informationen. In dem Maße, in dem sich der Markt veränderte und neue Komponenten für die Informationsverwaltung den ursprünglichen Kanon der ECM-Funktionalität ergänzten – zum Beispiel E-Mail-Management, Digital Asset Management, Wikis oder Teamrooms –, wurde das Spektrum von Enterprise Content Management kontinuierlich erweitert und angepasst. Dennoch gab es vermehrt kritische Stimmen, die ECM ganz anders definieren oder gleich den Geschichtsbüchern hinterlassen wollten.

So schwappte mit dem Kooperationsthema vor zwei Jahren die Web-2.0-Welle auf das Thema ECM über. Funktionsgruppen wie Wikis, Blogs, Foren, RSS, Favoriten, Communities, Tagging, Folksonomy oder Mashups wurden im ECM-Rahmen erprobt – bislang allerdings nur mit begrenztem Erfolg. Web-2.0-Praktiken sind nun mal nicht auf Integrität, Konsistenz oder gar revisionssichere Archivierung ausgelegt.

EIM als konsequente Fortführung von ECM

Das Zeug zum nächste Hype hat nun Enterprise Information Management (EIM). Es ist die logische Weiterführung von ECM. ECM selbst sieht sich schließlich seit Anbeginn in der Rolle, schwach strukturierte, unstrukturierte und strukturierte Informationen ganzheitlich zusammenzuführen. ECM macht sich mit dem Erreichen seiner Ziele gewissermaßen selbst obsolet und ebnet den Weg zu EIM. Das Problem von EIM liegt jedoch darin, dass der Begriff zu weit gefasst ist, deckt er doch eigentlich alles ab, was mit Informationen zu tun hat. Und auch ist der Begriff EIM nicht neu. Er taucht in den USA ab dem Jahr 2006 auf. Analysten und große Anbieter sprachen bereits damals davon. Forrester (Januar 2006) und Gartner (Juni 2006) definierten EIM allerdings eingeschränkt als Kombination von ECM mit Business Intelligence (BI). Diese Verbindung sollte helfen, das Informationsmanagement unter der Unternehmensperspektive zu betrachten und zu betreiben. Das Beratungshaus Project Consult hat EIM unlängst breiter in folgender Weise definiert: »Enterprise Information Management (EIM) steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit. EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Business Intelligence, Governance-Risk-Compliance Management Infrastructure, Data Warehousing und Information Lifecycle Management.« Nachdem viele Akronyme und Schlagworte darin enthalten sind, ist zur Klärung im Kasten auf Seite 18 eine Reihe von Charakteristika zusammengestellt, die EIM vom vorangegangenen ECM unterscheiden. Danach setzt EIM zwar auf bestimmten Anforderungen und Prinzipien von ECM auf, ist jedoch wesentlich weiter gefasst. Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Project Consult in Hamburg.