Wo Excel an seine Grenzen stößt: Business Intelligence versus Tabellenkalkulation

Trotz vieler neuer Lösungen, die helfen, Prozesse zu automatisieren, Daten zusammenzuführen und Aufwand zu reduzieren, setzen viele Firmenlenker und Analysten noch immer auf Excel.

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Excel und andere Spreadsheet-Programme haben ihre Daseinsberechtigung. Denn das Anlegen, Bearbeiten sowie die Analyse von Daten in Tabellen ist bekannt und vertraut. BI hingegen erscheint insbesondere Menschen, die sich mit dieser Thematik bislang nicht befasst haben, als komplex und kompliziert. Vor allem die Tatsache, dass Tabellenkalkulationsprogramme weit verbreitet sind und viele Anwender Excel gerne nutzen, weil sie schnell und unproblematisch Ergebnisse erhalten, spricht für diese Art der Dateneingabe und -auswertung. Es gibt aber noch weitere Vorteile: So lässt sich Excel durch Drittpartei-Plugins nahezu beliebig erweitern. Das Programm eignet sich zudem gut für individuelle Berechnungen, die sich ohne aufwändige Programmierungen oder Rückfragen an die IT schnell realisieren lassen.

Mithilfe von Tabellenkalkulationen können Entscheider und Mitarbeiter umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen ausführen und mit kaufmännischen, statistischen und Datumsfunktionen unterfüttern. Bei Budgetierung, Planung und Prognose, Finanzberichten, Buchhaltung und Cashflow-Management sind Spreadsheets oft nicht wegzudenken. Hinzu kommen diverse mathematische Möglichkeiten. Zudem lassen sich Texte verknüpfen und Wenn-Dann-Berechnungen durchführen. Viele Excel-Workbooks sind aber auch sehr komplex und erfordern einen großen Aufwand – vor allem wenn es um die manuelle Erstellung und Pflege der Daten geht. Verschiedene Versionen eines Excel-Dokuments erschweren darüber hinaus die Entscheidungsfindung: Welche Version ist die aktuellste und somit passende?

Wenn es um die kontrollierte Verteilung unternehmenskritischer Daten geht, ist das Spreadsheet oft nicht geeignet. Compliance-Regeln und rechtliche Vorgaben sind nicht inkludiert. Der Anwender wird also nicht automatisch darauf aufmerksam gemacht, wenn beispielsweise eine Richtlinie missachtet wird. Auch ist die Darstellung der eingegebenen Zahlen in Tabellen zumeist sehr unübersichtlich und wenig flexibel. Ein firmenspezifisches BI-Tool ist deutlich flexibler in Sachen Anwendung, Darstellung und Datenbereitstellung. Modular und transparent lassen sich mithilfe von BI auch Lösungen managen und zusammenführen, die mehrere hundert Berichte und Analysen enthalten.

Das größte Spreadsheet-Problem: Viele Tabellenkalkulationen sind ungenau und falsch. So hat der Wissenschaftler Raymond Panko von der Universität Hawaii herausgefunden, dass rund 94 Prozent aller Excel-Arbeitsblätter Fehler enthalten. Diese ergeben sich zum einen aus einer unkonzentrierten Bearbeitung vonseiten des Anwenders. Beispiele sind ein inakkurates Ausschneiden und Einfügen von Zahlen, falsche Verlinkungen oder eine fehlerhafte Anwendung von Formeln, Bereichen oder Bezügen. Vor allem wenn mehrere User eine Kalkulation bearbeiten, ist das Risiko von Eingabefehlern groß. BI-Programmfehler gibt es deutlich seltener – sollten sie dennoch auftreten, werden diese in automatisierten Testroutinen schnell erkannt.

Des Weiteren lässt Excel oftmals inkonsistenten Formelaufbau zu und schließt diesen nicht bereits im Vorfeld aus. Ein weiterer Aspekt, der Excel-Anwendern viel Arbeit bereitet, ist die Tatsache, dass das Programm keine automatisierte Datenbereinigung gestattet: Duplikate müssen nach jeder größeren Bearbeitung manuell gesucht und entfernt werden und unterschiedliche Datenquellen lassen sich zumeist nur schwer zusammenführen.

Ein weiteres Manko der Tabellenkalkulation ist, dass diese nicht für die webbasierte Bereitstellung optimiert ist. Hierdurch lassen sich beispielsweise Aufgaben des Servers nicht automatisieren, Arbeiten nicht verteilen und weniger Benutzerstatistiken erstellen. Auch die administrativen Möglichkeiten in der Benutzerverwaltung sowie die Visualisierung von Daten sind eingeschränkt.

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