Elektronische Rechnungsverarbeitung: Das Ende der Papierablage

Der Mittelständler J. Schneider Elektrotechnik verarbeitet seine Eingangsrechnungen neuerdings mit einem Enterprise-Content-Management-System. Ein IT-Dienstleister hat bei der Implementierung wesentlich mitgewirkt.

J. Schneider Elektrotechnik ist ein global agierender Hersteller von Produkten wie Transformatoren, die der industriellen Stromversorgung dienen. (Foto: J. Schneider Elektrotechnik)

Seit ihrer Gründung vor über 70 Jahren befindet sich die J. Schneider Elektrotechnik GmbH in Familienbesitz. Aus dem kleinen Handwerksbetrieb wurde ein weltweit tätiger Spezialist für Transformatoren und industrielle Stromversorgungen. Das Offenburger Unternehmen beschäftigt heute rund 300 Mitarbeiter.

Die Orientierung an den Bedürfnissen seiner Kunden in der ganzen Welt sowie an einem hohen Qualitätsstandard soll auch in Zukunft für Erfolg sorgen. Um die Kundennähe zu verbessern, wurde der Betrieb in drei Geschäftsbereiche gegliedert, die aufgrund des unterschiedlichen Materialbedarfs alle eine eigene Einkaufsabteilung unterhalten. Die Koordination übernimmt dabei der strategische Einkauf.

Mit dem 2012 bezogenen Neubau stellte sich die Abwicklung jedoch als nicht mehr zukunftsfähig heraus. Denn die Einkaufsabteilungen und die Finanzbuchhaltung befinden sich jetzt an unterschiedlichen Standorten. Allein 2012 wurden rund 20.000 mehrseitige Eingangsrechnungen manuell auf § 14 UStG geprüft und mit den Daten aus dem kaufmännischen System abgeglichen. Kontierung und Genehmigung waren im Stempelfeld der Originalrechnung einzutragen. Die Einkaufsabteilungen erstellten Rechnungskopien für die interne Ablage, da der Zugriff auf die Originale aufgrund der räumlichen Trennung umständlich war. Zusätzlich waren Kopien im Projektordner und der technische Sachbearbeitung aufzubewahren.

Die Papierberge wuchsen stetig, parallel dazu erhöhte sich der Kosten- und Arbeitsaufwand. Hohe Durchlaufzeiten und lange Wege gefährdeten die fristgerechte Buchung und Bezahlung. Ein aufwendiges Kontrollsystem sollte daher Skontoverluste vermeiden. Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug mussten zusätzlich noch von der Fachabteilung oder Geschäftsleitung freigegeben werden. Angesichts dieser Probleme beschloss das Unternehmen im Jahr 2012, ein Softwaresystem aus der Kategorie Enterprise Content Management (ECM) einzuführen.

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