Respektvoller Umgang ist überall wichtig:
Klare Vorgaben für Social-Media notwendig

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de)

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31.03.2010

Wie im normalen Leben vermischen sich auch in Social-Media-Aktivitäten Privates und Berufliches. Eine Trennung ist auch nicht unbedingt notwendig, aber klare Regeln für die Mitarbeiter. Denn sie sind auch Repräsentanten ihres Unternehmens.

Der eigene Social-Media-Auftritt lebt von regelmäßigen Beiträgen. Schließlich will derjenige Freunde und andere wissen lassen, was er so treibt. Da ist es normal, dass er sich auch mal schnell in der Arbeit einloggt, um etwa seine Aktivitäten zu aktualisieren. Dabei vermischen sich auch private und berufliche Belange. Ein Unternehmen muss deswegen nicht unbedingt seinen Angestellten verbieten, berufliches online zu bringen. Aber es braucht klare Regeln. Weil hier aber auch Unsicherheit in den Firmen herrscht, hat der BVDW [1] (Bundesverband Digitale Wirtschaft) zehn Tipps für Socia-Media-Richtlinien herausgegeben. Dies fängt bei einer Zieldefinition an und geht hin bis zu der Einsicht, dass Social-Media-Auftritte regelmäßiges Engagement erfordern.

Respektvoller Umgang ist überall wichtig, nicht nur in Social-Media. (Quelle: Fotolia, Franz Pflügl)

»Definieren Sie Ziele«: Mitarbeiter müssen wissen, welche Ziele ein Unternehmen mit einem Social-Media-Auftritt verbindet. Dieser kann eine Plattform für offizielle Verlautbarungen des Unternehmens sein. Promotion von Produkten oder der Dialog mit den Anwendern sind weitere Möglichkeiten. Gleichzeitig können Mitarbeiter durch den Gebrauch Know-how und Fertigkeiten ausbauen.

»Geheimnisse sind geheim und Interna bleiben intern«: Social-Media sind genauso öffentlicher Raum wie das Zusammentreffen auf einer Messe. Deshalb ist es wichtig, dass auch hier die gleichen Regeln für Betriebsgeheimnisse und Interna gelten wie auch sonst im Unternehmen. Umgekehrt können offizielle Verlautbarungen wie Pressemeldungen daher auch ohne Rücksprache verwendet werden. Alles andere bedarf einer ausdrücklichen Genehmigung, die sich der Mitarbeiter am Besten schriftlich etwa per E-Mail einholt.

Immer fair bleiben

»Mitarbeiter müssen authentisch sein«: Die Firmenangehörigen sollen sich auf Social-Media-Sites genauso natürlich verhalten wie sonst auch. Allerdings muss klar sein, ob jemand privat oder für das Unternehmen spricht. Dies kann etwa durch Impressum seines Blogs oder einer Profilbeschreibung passieren.

Außerdem sollten Mitarbeiter immer Ross und Reiter nennen, also vollständigen Namen, Position und das Unternehmen. Aber auch als Privatperson bleibt der Anwender Mitglied des Unternehmens und muss sich auch so verhalten. Dies wird von anderen auch so gewertet.

»Wer veröffentlicht, übernimmt Verantwortung«: Jeder muss selbst für seine Online-Beiträge gegenüber dem Untenehmen, Kollegen, Partnern oder Kunden gerade stehen. Deshalb er sorgfältig überlegen, was er von sich gibt. Einmal online, lässt es sich nicht mehr einfach zurücknehmen!

»Interne Kritik ist erlaubt, bleibt aber intern«: Social-Media sind ein Instrument mit Außenwirkung. Deshalb sind sie nicht dazu geeignet, dort Kritik zu üben. Damit soll nicht irgendetwas unter den Teppich gekehrt werden. Es sollte aber direkt mit Vorgesetzten und Kollegen geklärt werden, nicht indirekt etwa über einen Blog.

»Schonen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen«: Hier gilt gleiche wie auch sonst im Umgang mit Kunden: Sie sind mindestens mit Respekt zu behandeln, auch wenn sie Anlass zu Stress und Frust geben. Daher sind negative Äußerungen darüber in Social-Media tabu.

»Gehen Sie offen mit Fehlern um«: Auch wenn es verführerisch scheint, Fehler einfach zu löschen, ist dies nicht die beste Art. Konstruktiver ist es, diese zuzugeben und Änderungen zu kennzeichnen. Schließlich macht jeder Fehler. Außerdem ist es besser, aktiv auf Vorgesetzte zuzugehen, anstatt zu warten, bis es vielleicht ein anderer tut.

Kein rechtsfreier Raum

»Beachten Sie das geltende Recht«: Auch das Internet ist kein rechtsfreier Raum. Es gilt etwa das Urheberschutzgesetz oder das Gesetz gegen unlautereren Wettbewerb. Auch Markenrechte sind zu beachten.

»Schränken Sie private Nutzung von Social-Media ein«: Dürfen Mitarbeiter auf das Internet am Arbeitsplatz zugreifen, ist es schwer, Social-Media-Aktivitäten zu verbieten. Allerdings sollte dies nicht zu Lasten der eigenen Arbeitsleistung gehen. Daher sollte die Regel gelten, dass solche Aktivitäten entweder privat, während der Pausen oder nach der eigentlichen Arbeit erfolgen.

»Social-Media erfordern kontinuierliches Engagement«: Es ist aber nicht damit getan, Social-Media-Regeln einmal aufzustellen. Sie müssen kontinuierlich angepasst werden. Fangen Mitarbeiter für das Unternehmen Social-Media-Aktivitäten an, muss klar sein, dass dies ein längerfristiges Engagement bedeutet, das auch entsprechend Zeit verschlingt.

Außerdem sollten die Regeln von der Rechtsabteilung geprüft werden, bevor sie gültig werden. Zudem kann es sinnvoll sein, den Betriebsrat zu beteiligen. Außerdem sollten die Regeln jederzeit zugänglich sein, entweder gedruckt oder etwa über das Intranet.

[1] http://www.bvdw.org/

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