Kosten konkret ausweisen lassen:
Preistransparenz bei Outsourcing kommt nicht von selbst

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de), Dr. Jakob Jung

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21.05.2008

Einen Outsourcing-Auftrag zu vergeben, ist immer noch ein Abenteuer. Damit die angestrebten Kostenvorteile erzielt werden, ist ein stringentes Vorgehen notwendig.

IT-Outsourcing dient in erster Linie dazu, Kosten zu senken. Trotzdem werden häufig keine ausreichenden Vorgehensweisen entwickelt, um die Ausgaben auch messbar, transparent und vergleichbar zu machen. Dabei lassen sie sich an verschiedenen Stationen des Sourcing-Life-Cycle konkret darstellen, so eine Studie von Active Sourcing [1]. Diese gehen vom Ausschreibungsprozess bis zur Phase des etablierten Betriebs.

Outsourcing ist mehr als reine Verlagerung, deshalb will es gründlich vorbereitet sein.

Nur wenn Ausschreibungen für Outsourcing-Services präzise vorbereitet sind, lassen sich am Ende die Angebote der verschiedenen Dienstleister vergleichen. So sollte ein marktgerechtes Preismodell verlangt werden, das die einzelnen Services getrennt aufweist. Ebenso muss Klarheit über das Mengengerüst herrschen. Zudem ist es wichtig, dass die Preise innerhalb einer bestimmten Bandbreite immer variabel berechenbar sind. Dabei geht es um eine Abrechnung nach Stückpreisen am Ende des Monats.

Da im Verlauf der Vertragszeit eine Glättung der Betriebskosten stattfindet, gilt es auch hier für Transparenz zu sorgen. Werden die Finanzierungskosten einschließlich der Zinsen separat zu den echten Kosten ausgewiesen, hilft dies dem Anwender die Gesamtkosten besser zu überblicken.

Restwerte ausweisen

Die Anwender sollten bei den Vertragsverhandlungen darauf bestehen, dass Restwerte von Investitionen für Betriebsmittel jederzeit zweifelsfrei ausgewiesen werden können. Dabei geht es etwa um Hardware, Server oder Softwarelizenzen. Dazu gehört es, den Restwert jeder einzelnen Investition bereits zu Vertragsbeginn anzugeben. Dies kann übersichtlich mittels einer Tabelle für jedes Jahr erfolgen. Wahlweise lässt sich der Restwert auch mit einer Formel berechnen.

Auch Wartungsverträge können Kostenfallen sein: Bei der Preisgestaltung des Vertrags gilt es darauf zu achten, möglichst wenige oder gar keine Leistungen nach Aufwand zu vereinbaren. Das Preismodell sollte im Wesentlichen auf Monatspauschalen oder Stückpreisen beruhen. Klar strukturierte Monatsrechnungen bilden die entscheidende Grundlage für die erforderliche Transparenz. Dabei müssen die berechneten Aufwendungen auf dem im Vertrag festgehaltenen Preismodell beruhen. Die einzelnen Rechnungspositionen sollten sich der betreffenden Ziffer des Vertrags zuordnen lassen. Die jeweiligen Mengen dafür müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Dies kann beispielsweise durch eine Quantifizierung der User oder Transaktionen erfolgen.

Erst diese fortlaufende Transparenz bietet auch die Basis dafür, im Abstand von zwei bis drei Jahren nach Betriebsübergang ein Benchmarking durchzuführen. Dieses vergleicht die Vertragspreise mit den aktuellen Marktpreisen. In der Konsequenz kann dies eine Preisreduktion nach sich ziehen. Ein Benchmark macht jedoch nur dann Sinn, wenn das Unternehmen aktuelle Offerten am Markt einholt. Nur so bekommt es Klarheit bezüglich der Kosten je Service. Die bessere Lösung als Benchmarking ist jedoch in jedem Fall, die Verträge auf möglichst kurze Dauer aber mit Verlängerungsoptionen abzuschließen.

[1] http://www.active-sourcing.com/

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