Am Ende stehen verbesserte Geschäftsprozesse:
Unified-Communications in drei Schritten erreichen

von Lars Bube (lars.bube@crn.de), Nils Garbisch, Werner Veith

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06.01.2010

Unternehmen sehen sich weiter vor der Aufgabe, die IT-Kosten zu verringern. Gleichzeitig wird von der ITK mehr Flexibilität verlangt. Um dies zu erreichen, ist Unified-Communication ein Instrument. Ein schrittweises Vorgehen hilft bei der Einführung.

(Fortsetzung des Artikels von Seite 2)

Gerade jetzt, in Zeiten einer nach wie vor angespannten Wirtschaftslage, müssen Unternehmen Wandlungsfähigkeit beweisen. Immer nachdrücklicher verlangt das Management vieler Firmen mehr Flexibilität, Kosteneffizienz und Produktivität. Auf der anderen Seite erweitert sich der Arbeitshorizont der Mitarbeiter kontinuierlich durch die Zusammenarbeit in immer größeren Netzwerken sowie über Internet-Cloud-Applikationen wie Salesforce.com, soziale Medien wie Xing oder unternehmensweit verfügbare Wikis. Die Konsequenz beider Entwicklungen: Unternehmen erwarten immer mehr von ihren ITK-Services.

Unified Communications bietet Unternehmen operative Vorteile durch eine Zusammen-führung der einzelnen Kommunikationswege. (Quelle: Pixelio, Uwe Schwarz)

Um sich auf den Wandel des Geschäftsumfelds einzustellen, fassen Unternehmen eine neue Art der Nutzung von ITK-Technologie ins Auge. Dabei geht es vor allem um eine Verbesserung der Kommunikationsprozesse. Die Einführung einer Unified-Communications-Strategie (UC) verspricht sowohl operative Vorteile als auch eine Verbesserung der internen und externen Kommunikation über verschiedene Technologien und Systeme hinweg.

Unified-Communications: der Business-Case

Heute teilen sich Kommunikationstechnologien vor allem auf zwei Bereiche auf: das Telefon und den Rechner. Die bislang mangelnde Integration zwischen klassischer Telefonie und Datennetzwerken sowie die disparate Einführung von Anwendungen wie Web-Konferenzen oder Instant-Messaging bereiten den IT-Abteilungen in den Unternehmen einiges Kopfzerbrechen. Das betrifft vor allem komplexe Prozesse, die auf separaten und nicht miteinander verbundenen Kommunikationsapplikationen beruhen. Dazu kommen die Kosten für die Anschaffung und Wartung zweier unterschiedlicher, dennoch gleichermaßen komplexer Infrastrukturen.

Ein möglicher Lösungsansatz ist es, über eine zentrale Schnittstelle gleichermaßen den Zugang zu Mitarbeitern und Informationen zu realisieren. Dazu müssen Computer, Applikationen und Telefone in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren.

Viele IT-Manager haben Unified-Communications bereits ins Auge gefasst. Laut einer Umfrage von IDC von Februar 2009, bei der die CIOs von Unternehmen in Europa befragt wurden, stehen Business-Continuity und die Integration von IT und Kommunikationssystemen ganz oben auf der Prioritätenliste. 52 Prozent der Umfrageteilnehmer verfolgen bereits eine kombinierte IT- und Kommunikationsstrategie.

Der erste Schritt in einer Migration zu UC: Konvergenz

Unified-Communications-Lösungen haben heute das Potenzial, ähnlich revolutionäre Folgen für das Wirtschaftsleben zu haben wie E-Mail in den 1990er-Jahren – vorausgesetzt, sie werden konsequent umgesetzt. Eine erfolgreiche Unified-Communications-Strategie ist in der Lage, interaktiven Prozessen im Unternehmen eine völlig neue Qualität zu verleihen, Prozesse effizienter und den Betrieb insgesamt wettbewerbsfähiger zu machen. Der Weg zur erfolgreichen Nutzung von Unified Communications lässt sich im Großen und Ganzen in drei Schritten zurücklegen.

Eine Unified-Communications-Lösung kann nicht zufriedenstellend funktionieren, wenn das zugrunde liegende Netzwerk entweder nicht die erforderliche Qualität aufweist oder schlecht auf die neuen Lösungen abgestimmt ist. Merkliche Positiveffekte rücken damit in weite Ferne.

Daher muss der erste Schritt bei der Migration zu Unified-Communications die Implementierung eines konvergenten Daten- und Sprachnetzwerks sein. So können die Unternehmen nicht nur von der höheren Leistung des Netzwerks an sich profitieren, sondern auch allgemein ihre Produktivität erhöhen, indem sie Kapazitäten in Echtzeit abrufen und externe Mitarbeiter besser einbinden können.

Zweiter Schritt: Applikationen

Ist die Konvergenz von Voice- und Datennetzen gewährleistet, sollten Unternehmen als nächstes die Vielzahl verfügbarer Applikationen prüfen und entscheiden, welche davon integriert werden können, um die Produktivität zu erhöhen. Dazu gehören unter anderem Instant-Messaging, Unified-Messaging, Präsenzfunktionen oder Web- und Videokonferenzen.

Um den maximalen Nutzungsgrad einer Unified-Communications-Lösung zu gewährleisten, müssen die IT-Beauftragten in jedem Fall eine Priorisierung der verschiedenen Anwendungen auf Basis der Geschäftsprozesse vornehmen. Dann verfügen sie über ein klar gegliedertes System verschiedener Funktionalitäten, das als wichtiges Hilfsmittel für eine bessere Gesamtleistung des Unternehmens fungieren kann – ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Dritter Schritt: Harmonisierung

Nach Schritt eins und zwei sollte als dritter die Harmonisierung des gesamten Kommunikationsprozesses folgen. Dieser Schritt geht weit über die ITK-Technologie hinaus. Im Wesentlichen geht es dabei um die Entwicklung neuer Methoden zur Verbesserung nutzer- und geschäftsbezogener Prozesse sowie die generelle Neudefinition von Geschäftsprozessen mittels der Integration der beschriebenen Applikationen.

Unterstützung durch einen kompetenten Partner

Durch Unified-Communications haben europäische Unternehmen die Chance, ihr Geschäft effektiv zu transformieren. Die Implementierung einer entsprechenden Strategie bewirkt eine fundamentale Veränderung der Art und Weise, wie ein Unternehmen funktioniert. Es ermöglicht auf diesem Weg Kosteneinsparungen, eine spürbar bessere Kundenorientierung, eine höhere Produktivität wie auch eine kontinuierlichere, nahtlose Zusammenarbeit auf allen Ebenen. Bei der Entwicklung und Adaption von Unified-Communications ist ein starker Partner von größtem Nutzen. COLT etwa unterstützt seine Kunden bei jedem Schritt der Migration zu Unified-Communications.
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