Optimierte Prozesse inklusive digitaler Signatur

»Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten bei Mobility Concept Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig.« Andreas Helios, Senior Group Marketing Manager bei Adobe Systems GmbH

Heute funktioniert der Prozess der Rechnungserstellung bei Mobility Concept weitgehend automatisiert. Das Vertragsverwaltungssystem LEASMAN erzeugt einen XML-Datenstrom, der in LiveCycle Production Print übernommen wird. Das OMS hält die mit dem LiveCycle Designer erstellten Druckvorlagen für die Rechnungen bereits vor und befüllt das entsprechend adressierte Adobe-Dokument mit den Rechnungsdaten aus dem XML-Datenstrom. Das Ergebnis ist eine Rechnung im PDF-Format, die ausgedruckt und versandt wird. »Damit hätten wir prinzipiell den gleichen Stand wie vor Projektstart, außer, dass wir jetzt ein PDF-Dokument generiert haben«, so Andreas Müller.

Es gibt aber noch weitere Anforderungen, die jetzt erfüllt werden. Die Adobe-Lösung generiert eine AFP (Apple Filing Protocol)-Datei mit den Rechnungsdaten, die an einen Lettershop übertragen wird. Damit ist das Drucken und Kuvertieren der Rechnungen vollständig ausgelagert. Die zweite Anforderung ist der elektronische Rechnungsversand. Immer mehr Kunden von Mobility Concept erhalten ihre Rechnungen jetzt als PDF-Datei in einer E-Mail. Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, muss diese Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Zu diesem Zweck holt sich ein Dienstleister die Rechnungen aus einem bestimmten Verzeichnis des Production Print Servers, signiert die Dokumente und verschickt sie an die Leasingkunden. Zusätzliche Einsparungen und Prozessoptimierungen konnten auch im Archivumfeld erreicht werden. Production Print erstellt eine Index-Datei der generierten Rechnungen und sichert damit die Anbindung an das Archiv von Mobility Concept. Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten die Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig, denn das OMS legt jede Rechnung parallel zur Erstellung im Archiv ab.

40.000 Euro gespart

»Mobility Concept spart schon im ersten Jahr nach Projektabschluss 40.000 Euro. Für die kommenden fünf Jahre rechnen wir mit Einsparungen von insgesamt 290.000 Euro.« Andreas Müller, Projektleiter IT bei Mobility Concept GmbH

Ein erfreulicher Nebeneffekt ergab sich, als das Projekt schon lief. Mobility Concept bietet seinen Kunden eine Tankauswertung auf der Basis von Tankkartendaten an. Einige Kunden verlangten separate Aufstellungen für jeden Nutzer ihres Fuhrparks, um nachzuvollziehen, wo die Fahrer tanken, ob sie Edelkraftstoffe kaufen und wie hoch der Verbrauch ist. Diese Anforderung lässt sich über das OMS sehr gut abbilden. Aus dem XML-Datenstrom können die Einzeltankauswertungen heute automatisch extrahiert und per E-Mail verschickt werden.

In einem nächsten Projektschritt sollen bei Mobility Concept neben den Rechnungen auch die restlichen Vertragsdokumente über das Output Management System abgebildet werden. Mit der Entscheidung für die Technologie von Adobe und StreamServe hat Mobility Concept den Prozess der Rechnungsverarbeitung maßgeblich vereinfacht. Und auf der Kostenseite wirkt sich die Lösung sehr positiv aus: Für das erste produktive Jahr rechnet das Unternehmen mit Prozesskosteneinsparungen von rund 40.000 Euro.

In den kommenden fünf Jahren plant Andreas Müllers Projektteam Einsparungen von etwa 290.000 Euro durch die Einbindung des Lettershop, die Archivierung und die elektronische Rechnungsstellung. Voraussetzung hierfür ist es, dass sich künftig immer mehr Kunden für das E-Invoicing als Zusatzangebot entscheiden.

Tipp der Redaktion
IT-Projekt-Leiter Andreas Müller, zuständig für Analyse, Dokumentation und Verbesserung aller Geschäftsprozesse bei Mobility Concept, wird bei der Veranstaltung »Kosten runter« am 11. bis 12. November 2009 in Düsseldorf über die Chancen und Risiken dieses Projekts ausführlich referieren. Mehr Infos zu »Kosten runter« hier … [2]