Effizientsteigerung durch digitalisierte Workflows und Druckkostenoptimierung:
Rechnungen sollen Geld bringen und kein Geld kosten

von redaktion@crn.de

Share
06.10.2009

Eine neue Output Management-Lösung verhilft Mobility Concept schon im ersten Jahr nach Projektabschluss zu Prozesskosteneinsparungen von 40.000 Euro. Für die kommenden fünf Jahre rechnet der Leasing-Spezialist sogar mit insgesamt 290.000 Euro.

(Fortsetzung des Artikels von Seite 1)

Die neue Output-Lösung bei Mobility Concept sorgt dafür, dass die Rechnung für jede Fahrzeug-Nutzung sich noch stärker rechnet

Die Unterhachinger Mobility Concept GmbH [1] bietet sämtliche Dienstleistungen vom reinen Finanz-Leasing bis zum Full Service-Leasing von Kraftfahrzeugen und Fuhrpark-Management an. Das Unternehmen kümmert sich um die Fahrzeuge seiner Kunden, damit diese Freiräume für ihr Kerngeschäft haben. Die Experten erstellen optimale Finanzierungs-, Beschaffungs- und Verwertungskonzepte und agieren dabei unabhängig von Automobilherstellern. Momentan verwaltet Mobility Concept 18.800 Fahrzeuge mit den zugehörigen Verträgen. 2007 lag der Umsatz des Dienstleisters, einer Tochterfirma der HVB Leasing, bei 117 Millionen Euro.

Bei 18.800 Fahrzeugen, die Mobility Concept verwaltet, entsteht jeden Monat eine beachtliche Zahl an Ausgangsrechnungen, die an die Kunden versandt werden müssen. Diese Dokumente wurden in der Vergangenheit manuell ausgedruckt und kuvertiert. Im Jahr bewältigt das Unternehmen so etwa 50.000 Ausgangsrechnungen, da auch viele Sammelrechnungen erstellt werden. »Wir konnten die Rechnungsdaten nicht aus unserem bestehenden Vertragsverwaltungssystem extrahieren», beschreibt Andreas Müller, Projektleiter IT bei der Mobility Concept, die Herausforderung. 2007 setzte Mobility Concept daher ein Projekt auf, um den Prozess der Rechnungserstellung zu optimieren.

Während der Ausschreibungsphase stellte Adobe seine Lösungen vor: LiveCycle Production Print ES vereint Adobe LiveCycle Designer ES mit einer speziell für die Dokumentenproduktion konzipierten, hochleistungsfähigen Server- und Entwicklungsplattform des Branchenführers StreamServe. Mit dem Output Management System (OMS) Production Print können personalisierte Dokumente wie die Leasing-Rechnungen von Mobility Concept über mehrere Kanäle bereit gestellt werden. Die Anwendung ermöglicht die Zusammenführung von Daten aus Enterprise-Systemen mit Rechnungsvorlagen des LiveCycle Designers.

»Das Kosten/Leistungs-Verhältnis war bei Adobe und StreamServe das Beste. Am Ende haben uns zusätzlich die Performance und Bedienbarkeit des LiveCycle Designers absolut überzeugt«, erklärt Andreas Müller. Da Mobility Concept auf Wachstumskurs ist, spielte bei der Entscheidung auch die Tatsache eine Rolle, dass Adobe dieses Wachstum mit seiner Marktstellung und -größe problemlos begleiten kann.

Optimierte Prozesse inklusive digitaler Signatur

»Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten bei Mobility Concept Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig.« Andreas Helios, Senior Group Marketing Manager bei Adobe Systems GmbH

Heute funktioniert der Prozess der Rechnungserstellung bei Mobility Concept weitgehend automatisiert. Das Vertragsverwaltungssystem LEASMAN erzeugt einen XML-Datenstrom, der in LiveCycle Production Print übernommen wird. Das OMS hält die mit dem LiveCycle Designer erstellten Druckvorlagen für die Rechnungen bereits vor und befüllt das entsprechend adressierte Adobe-Dokument mit den Rechnungsdaten aus dem XML-Datenstrom. Das Ergebnis ist eine Rechnung im PDF-Format, die ausgedruckt und versandt wird. »Damit hätten wir prinzipiell den gleichen Stand wie vor Projektstart, außer, dass wir jetzt ein PDF-Dokument generiert haben«, so Andreas Müller.

Es gibt aber noch weitere Anforderungen, die jetzt erfüllt werden. Die Adobe-Lösung generiert eine AFP (Apple Filing Protocol)-Datei mit den Rechnungsdaten, die an einen Lettershop übertragen wird. Damit ist das Drucken und Kuvertieren der Rechnungen vollständig ausgelagert. Die zweite Anforderung ist der elektronische Rechnungsversand. Immer mehr Kunden von Mobility Concept erhalten ihre Rechnungen jetzt als PDF-Datei in einer E-Mail. Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, muss diese Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Zu diesem Zweck holt sich ein Dienstleister die Rechnungen aus einem bestimmten Verzeichnis des Production Print Servers, signiert die Dokumente und verschickt sie an die Leasingkunden. Zusätzliche Einsparungen und Prozessoptimierungen konnten auch im Archivumfeld erreicht werden. Production Print erstellt eine Index-Datei der generierten Rechnungen und sichert damit die Anbindung an das Archiv von Mobility Concept. Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten die Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig, denn das OMS legt jede Rechnung parallel zur Erstellung im Archiv ab.

40.000 Euro gespart

»Mobility Concept spart schon im ersten Jahr nach Projektabschluss 40.000 Euro. Für die kommenden fünf Jahre rechnen wir mit Einsparungen von insgesamt 290.000 Euro.« Andreas Müller, Projektleiter IT bei Mobility Concept GmbH

Ein erfreulicher Nebeneffekt ergab sich, als das Projekt schon lief. Mobility Concept bietet seinen Kunden eine Tankauswertung auf der Basis von Tankkartendaten an. Einige Kunden verlangten separate Aufstellungen für jeden Nutzer ihres Fuhrparks, um nachzuvollziehen, wo die Fahrer tanken, ob sie Edelkraftstoffe kaufen und wie hoch der Verbrauch ist. Diese Anforderung lässt sich über das OMS sehr gut abbilden. Aus dem XML-Datenstrom können die Einzeltankauswertungen heute automatisch extrahiert und per E-Mail verschickt werden.

In einem nächsten Projektschritt sollen bei Mobility Concept neben den Rechnungen auch die restlichen Vertragsdokumente über das Output Management System abgebildet werden. Mit der Entscheidung für die Technologie von Adobe und StreamServe hat Mobility Concept den Prozess der Rechnungsverarbeitung maßgeblich vereinfacht. Und auf der Kostenseite wirkt sich die Lösung sehr positiv aus: Für das erste produktive Jahr rechnet das Unternehmen mit Prozesskosteneinsparungen von rund 40.000 Euro.

In den kommenden fünf Jahren plant Andreas Müllers Projektteam Einsparungen von etwa 290.000 Euro durch die Einbindung des Lettershop, die Archivierung und die elektronische Rechnungsstellung. Voraussetzung hierfür ist es, dass sich künftig immer mehr Kunden für das E-Invoicing als Zusatzangebot entscheiden.

Tipp der Redaktion
IT-Projekt-Leiter Andreas Müller, zuständig für Analyse, Dokumentation und Verbesserung aller Geschäftsprozesse bei Mobility Concept, wird bei der Veranstaltung »Kosten runter« am 11. bis 12. November 2009 in Düsseldorf über die Chancen und Risiken dieses Projekts ausführlich referieren. Mehr Infos zu »Kosten runter« hier … [2]

[1] http://www.mobility-concept.de/
[2] http://events.networkcomputing.de/front_content.php?idcat=43

Verwandte Artikel