Fallstricke beim Verbot privater Emails am Arbeitsplatz

von Lars Bube (lars.bube@crn.de), Dr. Jakob Jung

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30.01.2009

Ein Verbot von privatem E-Mail-Verkehr am Arbeitsplatz ist keine Seltenheit und auch rechtlich einwandfrei. Kitzliger sind jedoch die Fragen, wie ein solches Verbot überhaupt durchgesetzt werden darf und welche juristischen Fallstricke auch eine Erlaubnis birgt.

Ein Verbot privater Mails darf nur in Stichproben kontrolliert werden

Knapp jedes zweite deutsche Unternehmen verbietet seinen Beschäftigten, private E-Mails am Arbeitsplatz zu bearbeiten. Mehr als die Hälfte dieser Firmen kontrolliert im Geschäftsbetrieb auch, ob das Verbot eingehalten wird. In 42 Prozent der Betriebe steht es der Belegschaft hingegen frei, ob sie das Internet zur privaten Kommunikation nutzt. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie »IT-Security 2008 [1]« der Fachzeitschrift InformationWeek, die zusammen mit Steria Mummert Consulting [2] ausgewertet wurde. Entgegen eines Verbotes dennoch private E-Mails aus dem Büro zu schreiben, kann jedoch erhebliche arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen - so droht bei exzessivem Gebrauch sogar die Kündigung.

Auch wenn es für viele Beschäftigte selbstverständlich scheint, am Arbeitsplatz »noch schnell« per E-Mail eine Verabredung nach Feierabend zu bestätigen, oder das Wochenende zu planen - ohne eine ausdrückliche Freigabe der privaten Internetnutzung begeben sich Arbeitnehmer mit solchen Aktionen auf dünnes Eis. Für klare Verhältnisse kann beispielsweise eine Betriebsvereinbarung sorgen. Fehlt eine solche betriebliche Regelung aber, so ist dies nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes mit einem Verbot des privaten E-Mail- und Internetverkehrs gleichzusetzen. Dieses gibt dem Arbeitgeber zwar einige Rechte, setzt aber auch relativ klare Rahmenbedingungen.

Unternehmen auf dünnem Eis

Liegt ein ausdrückliches Verbot der privaten Mail- und Internetnutzung vor, so darf der Arbeitgeber damit grundsätzlich auch den gesamten elektronischen Mail-Verkehr überwachen. Die Rechtsprechung geht dabei allerdings von einer stichprobenartigen und keiner permanenten Überprüfung aus. An diese Vorgabe hält sich auch der Großteil der überwachenden Unternehmen (78 Prozent). Rund jeder fünfte Befragte kontrolliert den E-Mail-Verkehr jedoch kontinuierlich.

Doch selbst Unternehmen, die den betriebseigenen Internetzugang für Privatzwecke geöffnet haben, handeln nicht immer juristisch sicher. Dies gilt vor allem dann, wenn Beschäftigte das Firmenpostfach für die private Kommunikation nutzen. Denn infolge der Privatnutzung werden die Unternehmen zu einem geschäftsmäßigen Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Sie unterliegen daher rechtlichen Pflichten aus dem Bundesdaten-schutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Demzufolge sind Überwachung und Speicherung privater E-Mails unzulässig. Eine zentrale Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs, etwa zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen, ist somit nicht erlaubt. Zuvor müssten die geschäftlichen von den privaten E-Mails technisch aufwendig getrennt werden. Unternehmen, die deshalb nicht gleich die private Nutzung verbieten wollen, können beispielsweise der Belegschaft freie E-Mail- Accounts anbieten, separate Privatadressen zur Verfügung stellen oder Betriebsvereinbarungen anstreben, in der die Mitarbeiter einer zentralen Archivierung zustimmen.

Hintergrundinformationen: An der Studie »IT-Security 2008« nahmen 468 IT-Manager und IT-Sicherheitsverantwortliche aus Deutschland teil. Die Befragung wurde in Form elektronischer Interviews von der Fachzeitschrift InformationWeek durchgeführt und mit Unterstützung von Steria Mummert Consulting ausgewertet.

[1] http://www.informationweek.de/marktforschung/IT_security.jhtml
[2] http://www.steria-mummert.de/

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