Alles unter Kontrolle:
IT-gestütztes Vertragsmanagement im Unternehmenseinkauf

von redaktion@informationweek.de

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16.11.2009

Das Vertragsmanagement ist ein zentraler Baustein im Beschaffungsprozess. Ein rechtlich und formal einwandfreier Vertragsabschluss sowie ein effizientes Vertragsmanagement sind die Voraussetzungen, um die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimal zu gestalten.

Es liegt deshalb nahe, den gesamten »Lebenszyklus« eines Vertrags – vom Abschluss über das Controlling bis hin zur Kündigung oder Neuverhandlung – soweit wie möglich zu standardisieren und durch entsprechende IT-Systeme zu unterstützen. Dies ist jedoch laut einer aktuellen Studie von Accenture nur bei rund 20 Prozent aller Unternehmen der Fall. Die Folgen sind Medienbrüche, mangelnde Standardisierung und Transparenz sowie Verzögerungen in der Abstimmung zwischen der Einkaufs- und Rechtsabteilung. Abhilfe schafft ein IT-basiertes Vertragsmanagementsystem: Eine Web-Applikation bietet Unterstützung bei Erstellung, Verhandlung, Management und Analyse von Verträgen. Durch die Integration der Lösung in den E-Procurement-Prozess lassen sich Kosten und Risiken in erheblichem Umfang verringern.

Zwischen 50 und 70 Prozent der Unternehmenskosten entstehen in der Beschaffung. Maßnahmen, die auf die Optimierung der Prozesse im Einkauf zielen, haben deshalb eine unmittelbare Relevanz für die finanzielle Situation des Gesamtunternehmens. Zu den besonders zeitraubenden und kritischen Aufgaben im Einkauf gehört das Vertragsmanagement.

Lieferantenverträge können einem Minenfeld gleichen. Besonders schwerwiegend sind dabei Themen wie rechtliche Sicherheit, Versionsmanagement im Abstimmungsprozess, Sicherstellung der Transparenz oder die genaue Prüfung der Vertragslaufzeiten. Nicht selten verlieren strategischer Einkäufer, die für eine Vielzahl von Lieferantenbeziehungen verantwortlich sind, den Überblick und somit die Kontrolle über die Verträge. Gerade bei verzweigten Unternehmensstrukturen und einer Vielzahl an Warengruppen die sowohl lokal als auch global eingekauft werden, kann das fatale Folgen haben. Von der Einkaufsabteilung müssen dann eine ungeheure Zahl an Vertragsdokumenten für unterschiedliche Produkte und Projekte verwaltet werden. Gerade den CPO stellt das vor eine große Herausforderung: Einerseits muss er über ein effektives Risikomanagementsystem verfügen, andererseits sollte er in der Lage sein, die Zusammenarbeit zwischen strategischen Einkäufern sicherzustellen.

Transparenz durch IT-gestütztes Vertragsmanagement

Die Einführung eines IT-gestützten Vertragsmanagementsystems zielt darauf, die Schwachpunkte des herkömmlichen Vertragsmanagements auszugleichen. Ein webbasiertes Tool schafft höhere Transparenz und Visibilität des gesamten Ausgabenvolumens. Zudem können mit Hilfe einer solchen Lösung Kosten reduziert werden, und zwar durch einen verkürzten Prozess für die Erstellung, Verhandlung und Freigabe der Verträge. Hierfür kann der autorisierte Mitarbeiter auf der Basis von Mastervorlagen zunächst alle gängigen Vertragstypen erstellen. Das System ermöglicht dann die IT-gestützte Ablage der Vertragsunterlagen sowie die standortübergreifende Verfügbarkeit und deren Zugriff. Mit einem zentralen Archivsystem lassen sich die digitalisierten Informationen jederzeit abrufen. Damit behält der Einkauf den vollständigen Überblick bestehender Verträge. Neben der Vertragsübersicht bestehen Controlling und Auswertungsmöglichkeiten für bestehende Verträge. Auslaufende, kündbare Verträge werden zukünftig dem zuständigen Einkäufer per Systemalarmierung mitgeteilt. Dem Einkäufer wird damit eine einfache Kontrolle und Einsicht über auszuführende Verträge inklusive vereinbarter KPIs gegeben.

Durch ein IT-basiertes transparentes Vertragsmanagentsystem ist sichergestellt, dass alle Einkäufer mit dem kosteneffizientesten Zulieferer arbeiten. Gleichzeitig können Mengenrabatte erzielt werden, wenn mehrere Abteilungen das gleiche Produkt bestellen. Grundvoraussetzung hierfür ist allerdings ein starkes Kommunikationsnetzwerk. Eine Shared-Environment-Lösung gewährleistet die Qualität und Compliance durch die Nutzung standardisierter Vertragsvorlagen.

Perspektive: Ein integriertes Vertragsmanagementsystem

Immer mehr Unternehmen erkennen die wachsende Bedeutung eines webbasierten Vertragsmanagementsystems. Sie sehen die damit verbundenen Kostensenkungspotenziale und so könnten sich standardisierte IT-basierte Vertragsmanagementprozesse bald in der Industrie durchsetzen. Anbieter wie der Einkaufsdienstleister und Lösungsanbieter IBX haben denn auch Instrumente für Einkaufsverantwortliche geschaffen. Die IBX-Lösung für Vertragsmanagement ist nahtlos in die Beschaffungslösung IBX E-Sourcing integriert und schließt den Kreislauf zwischen Sourcing und Procurement. Zudem basiert IBX Contract Management auf dem Contract Lifecycle Management von SAP (SAP CLM) und kann somit besonders einfach in bestehende SAP ERP-Lösungen integriert werden. Eingesetzt im Einklang mit einer effizienten Einkaufsstrategie und konsistenten Prozessen kann das Vertragsmanagementsystem dazu beitragen, dass im gesamten Beschaffungsprozess die Kosten reduziert und Zusammenarbeit, Effizienz und Risikomanagement verbessert werden.
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