De-Mail-Piloten am Start

von Jürgen Höfling

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12.03.2009

De-Mail-Piloten am Start Mit einem breit angelegten Pilotprojekt in der Industriestadt Friedrichshafen am Bodensee geht das De-Mail-Projekt für sichere, rechtsverbindliche Mail-Kommunikation im Sommer in eine entscheidende Phase.

Die HUK24 ist der Online-Versicherer der HUK-COBURG Versicherungsgruppe. Doch was heißt schon online? Wenn es nach dem digital getätigten Vertragsabschluss darum geht, dem neuen Kunden die Versicherungspolice zukommen zu lassen, mutiert der Versicherungs-Onliner plötzlich zum Offliner par excellence und bedient sich der gelben Post. Medienbruch nennt man das wohl, und der kratzt nicht nur am Renommee, sondern ist auch teuer. Das soll sich nun ändern. HUK24 ist einer der Pilotanwender beim De-Mail-Projekt, das von der Bundesregierung unter Federführung des Bundesinnenministeriums (BMI) angestoßen worden ist und das langsam konkrete Formen annimmt (siehe Staat&IT 4/2008, Seite 26). Die entsprechende Gesetzesinitiative (»Bürgerportalgesetz«) wurde mittlerweile vom Bundeskabinett abgesegnet und soll bis 2010 den Rahmen für einen sicheren Kommunikationsraum im Internet schaffen, also quasi ein De-Mail-Intranet.

Pilotpartner HUK24, EADS und ZF

Ein Pilotprojekt in Friedrichshafen wird ab Mitte 2009 die Umsetzung und Akzeptanz von De-Mail in einem ersten praktischen Einsatz testen. Da­zu haben das BMI, die Stadt Fried­richshafen, der Internetdienstleister 1&1, T-Systems und der Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft auf dem 3. IT-Gipfel in Darmstadt im letzten November eine Absichtserklärung unterzeichnet. Die sogenannte T-City Friedrichshafen hat mit VDSL im Festnetz und HSDPA im Mobilfunknetz eine komplette und exzellente Breitbandinfrastruktur. »Mit der Pilotierung soll insbesondere die Akzeptanz beim Nutzer, die Anwenderfreundlichkeit und die Umsetzbarkeit des Konzepts überprüft werden«, erklärt Detlef Frank, Mitglied des Vorstandes der HUK24. Um den Piloten zu einem Erfolg zu machen, seien möglichst viele Nutzungsangebote notwendig. Dazu würde HUK24 mit vier Anwendungen beitragen. Frank zählt sie auf: eine qualifizierte E-Mail-Antwort auf eingehende elektronische Anfragen der Kunden, elektronische Briefe an die Kunden, Empfangsbestätigungen für Online-Anträge und -Änderungen sowie Zustellung von elektronischen Dokumenten, also beispielsweise der Rechnung. Angesichts von rund einer Million Kunden, mit denen HUK24 im Endausbau über De-Mail kommunizieren könnte, ist die relativ schnelle Amortisierung der De-Mail-Investitionen offensichtlich, auch wenn Detlef Frank mit Hinweis auf das frühe Stadium des Piloten noch keine Zahlen nennen will. Interessante Kostenperspektiven sehen auch der Luft- und Raumfahrtkonzern EADS und der Getriebespezialist und Automobilzulieferer ZF, die beide mit Tausenden von Mitarbeitern in Friedrichshafen ansässig sind. Beide Unternehmen wollen als De-Mail-Piloten den Versand von Gehaltsabrechnungen über das E-Mail-Intranet erproben. Dabei werden im Buchhaltungssystem des Unternehmens jeweils die De-Mail-Adressen der Gehaltsempfänger hinterlegt. Für die Zahlung erzeugt das System ein PDF-Dokument, das dem Ausdruck auf Papier entspricht (falls ein Mitarbeiter keine De-Mail-Adresse hat, wird wie bisher ein Papierdokument generiert). Dieses PDF-Dokument wird an eine automatisch erzeugte De-Mail angehängt. Vom Mailserver wird die Mail an das De-Mail-Gateway geleitet, welches dann einen sicheren Kommunikationskanal zum De-Mail-Provider aufbaut. Der Provider schickt die nunmehr mit De-Mail-Absender und -Empfänger versehene Nachricht (rechts-)sicher an das Postfach des jeweiligen Mitarbeiters.

Piloten sind nicht nur ­Direktversicherer

In der Regel haben natürlich Unternehmen, die in der einen oder anderen Form (B2B, B2C oder beides) Geschäfte über das Internet machen, schon abgesicherte Transport­infrastrukturen, die aber selten rechtssicher sind, also im Streitfall vor Gericht die gleiche Beweiskraft wie ein Papierdokument haben. Die HUK24 beispielsweise stellt über ihr Web-Portal ein Postfach für die Kundenkommunikation zur Verfügung, das aber keine Rechtsverbindlichkeit hat, wie HUK24-Vorstandsmitglied Frank betont. Daher müssen eben, wie oben beschrieben, die Policen per gelbe Post verschickt werden. Auch der größte deutsche Direktversicherer, die mittlerweile zum Generali-Konzern gehörende Saarbrücker CosmosDirekt, die ebenfalls an der De-Mail-Pilotierung beteiligt ist, hat nach eigener Aussage »umfangreiche Erfahrungen mit der elektronischen Verbindung zwischen Kunden und Unternehmen. Im Rahmen des Pilotversuchs will CosmosDirekt zunächst die digitale »Erstellung von Versicherungsangeboten und die nicht-formalisierte Kommunikation mit Kunden« erproben. Anhand dieser ersten Prozesse will man zum einen Erfahrungen zur Nutzbarkeit und Akzeptanz machen und zum anderen eine »realistische Aufwandsabschätzung« darüber erhalten, was die Integration weiterer Prozesse kostet. Dass nicht nur Direktversicherer, sondern auch bekennende Vertreter der Vor-Ort-Betreuung zum Kreis der De-Mail-Piloten gehören, zeigt das Beispiel der Münsteraner LVM-Ver­sicherungen. Als agenturbasierte Versicherung hat man bei LVM natürlich einschlägige Erfahrungen bei der IT-Anbindung der Außenstellen. Dabei nutzt man nach eigener Aussage ­»neben serviceorientierten Prozessen primär frei verfügbare und sichere Technologien in den eigenen Netzen«. Die dort realisierte Sicherheit will die LVM jetzt mit De-Mail auch den Kunden in der elektronischen Kommunikation bieten.

Bestehende sichere Kommunikationsformen und De-Mail

Die Anmutung von De-Mail entspricht der einer gewöhnlichen E-Mail, de facto steckt aber der Unterschied zwischen Postkarte und (Einschreibe-)Brief dahinter.

Trotz all dieses Engagements und der umfangreichen Absichtserklärungen, denen natürlich jetzt auch Taten ­folgen müssen, war und ist das De-Mail-Projekt nicht unumstritten. Neben Zweifeln, ob denn das durch ­De-Mail versprochene Sicherheitsniveau und die einfache Bedienbarkeit in der Praxis wirklich einzulösen sein werden, gibt es eine andere Kritiker­f­raktion, die De-Mail schlicht für überflüssig hält, weil mit Fachanwendungen wie beispielsweise dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), der virtuellen Poststelle oder der elektronischen Steuer­erklärung schon rechtsverbindliche digitale Kommunikationsformen existierten, die auch der einzelne Bürger nützen könne, beziehungsweise die für diesen nutzbar gemacht werden könnten. Auch sei mit dem Online Services Computer Interface (OSCI) ein Beschreibungsformat auf XML-Basis entwickelt worden, das den Nachrichtenaustausch zwischen den Behörden auch auf internationaler Ebene gewährleiste. Im Wesentlichen sind wir schon in dem oben zitierten ersten De-Mail-Artikel vom Dezember 2008 auf den zuletzt genannten Kritikpunkt eingegangen. Die Argumentation der De-Mail-Fraktion besteht darin, dass zum einen alle Lösungen, bei denen Software auf den jeweiligen Arbeitsplatzrechner geladen werden muss, Akzeptanz- und Wartungsprobleme erzeugten, und dass zum anderen die erwähnten Systeme in De-Mail integrierbar seien und auch – soweit sinnvoll – integriert würden.

De-Mail/OSCI-Gateway

Wie ein Zusammenspiel bestehender sicherer Kommunikationsformen und De-Mail aussehen könnte, zeigt das folgende Beispielszenario im Drei­ecksverhältnis »Gericht – Anwalt oder Notar – Mandant«. Das Gericht tauscht mit Anwälten und Notaren über das EGVP Dokumente und Nachrichten aus, die Anwälte und Notare kommunizieren indes mit ihren Mandanten über die beiden Seiten vertraute elektronische Post, allerdings in ihrer gesicherten De-Mail-Form. Damit bei einem solchen Szenario Anwälte und Notare nur eine Software einsetzen müssen, sind zwei Umsetzungsvarianten denkbar: Das bestehende EGVP oder alternativ die genutzte Kanzlei-Software werden so erweitert, dass sowohl OSCI-Nachrichten (wie bisher) versendet werden können als auch zusätzlich De-Mail. Anhand der Adresse des Empfängers kann das Arbeitsplatzsystem erkennen, welche von beiden Nachrichtenformen es versenden soll. Aber es kann auch ein De-Mail/OSCI-Gateway aufgebaut werden, mit dem De-Mail beziehungsweise E-Mail-Formate nach OSCI und zurück transformiert werden. Für den Anwalt ändert sich in beiden Fällen nichts. Er oder sie können die Software, die sie für die Kommunikation mit den Gerichten nutzen, auch für den Datenaustausch mit den Mandanten einsetzen. Innerhalb des Pilotprojekts in Friedrichshafen kümmert sich der Signatur- und Identmanagement-Dienstleister Metana-Claimsoft auf der Basis seiner Plattform www.govmail.de um die Integration der vorhandenen Systeme aus den Bereichen OSCI/EVGP und virtuelle Poststelle in das De-Mail-Konzept. Über Gov-mail.de werde, so das Referat IT1 beim BMI, die Einrichtung und der Betrieb von De-Mail-Postfächern und die sichere Mail-Kommunikation von Behörde zu Behörde und Bürger zu Behörde ermöglicht. Der Pilotversuch in Friedrichshafen steht und fällt mit der Zahl der Unternehmen, Institutionen, Behörden und vor allem Bürger, die über De-Mail Dokumente und Nachrichten austauschen und archivieren (mit De-Safe steht ja auch ein sicheres digitales Archiv zur Verfügung). Zweifellos bietet die Bodenseestadt, die technisch überdurchschnittlich vernetzt ist und in der viele Aktivitäten hinsichtlich digitaler Kommunikation laufen (unter anderem auch Telemedizin-Projekte) günstige Voraussetzungen für die Etablierung digitaler Kommunikation ohne Stolperstrecken. Schließlich ist nichts schädlicher für ein Online-Projekt, als wenn die propagierte Digitalstrecke auf einmal durch ein Offline-Work­around über die gelbe Post führt.