ECM verbessert Effizienz
Enterprise Content Management (ECM) kann die Geschäftseffizienz ausbauen und gleichzeitig die Umwelt entlasten. Die neue Generation von ECM Software profitiert von Web 2.0 Technologien.
ECM kann die latenten Kosten von papier-basierten Prozessen reduzieren und ist damit in Zeiten der Krise wichtiger als je, so die Einschätzung der Analysten von Gartner [1], die sechs Bereiche identifiziert haben, in denen Unternehmen konkrete Vorteile realisieren können.
Als erstes sollte man analysieren, in welcher Form Daten von Kunden und Lieferanten im Unternehmen ankommen. So kann man feststellen, welche Vorteile der Einsatz elektronischer Formulare bringen würde. Diese erlauben es nämlich, Inhalte automatisch zu erfassen, was sicherer und schneller als das alte Ablesen vom Blatt ist.
Zweitens: Die elektronische Ablage von Dokumenten erspart Lager- und Heizkosten. Überhaupt werden nur ein Prozent aller archivierten Dokumente später wieder hervorgeholt. Und die Kosten für ein altmodisches Papierarchiv sind hoch: Der Flächenbedarf ist ebenso zu berücksichtigen wie der Energiebedarf.
Ersparnisse bei Hardware, Storage und Wartung
Drittens: Eine unternehmensweite ECM-Strategie erlaubt es erst, die vollen Vorteile zu nutzen. Wenn man die in einzelnen Fachbereichen verwendeten Anwendungen zu wenigen konzernweit eingesetzten konsolidiert, ergeben sich Ersparnisse bei Hardware, Storage und Wartung. Außerdem sollten die gesamten Informationen, die mit einem Dokument verbunden sind, bewahrt werden. Wenn dagegen etwa eine Datei ausgedruckt wird, ist dies mit einem Verlust verbunden, etwa an Metadaten.
Viertens: Überprüfen Sie die Möglichkeiten, outzusourcen. Dienstleister und spezialisierte Systemhäuser können häufiger Effizienzvorteile realisieren, weil sie sich hohe Kompetenz in Sachen SOA erworben haben.
Fünftens: CEVAs (Content-enabled vertical applications) sparen Geld und Papier. Spezialisierte Branchenanwendungen helfen dabei, Prozesse zu automatisieren.
Sechstens: Eine neue Generation von ECM-Software nutzt Web 2.0 und erlaubt durchgängige elektronische Kommunikation. Dokumente können in Echtzeit bearbeitet und veröffentlicht werden.
[1] http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=853313
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