Keine Wahl bei der Steuerprüfung

von Markus Bereszewski (markus.bereszewski@informationweek.de), Dr. Antje Zimmerlich und

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22.05.2008

Keine Wahl bei der Steuerprüfung Die elektronische Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten Unterlagen im Unternehmen ist ein viel diskutiertes Thema. Wer Ärger vermeiden will, sollte einen Überblick über die Rechte und vor allem die Pflichten der Unternehmen haben.

(Fortsetzung des Artikels von Seite 2)

Der Einsatz elektronischer Datenverarbeitungssysteme ist heute für Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Bei der Anschaffung und Organisation der IT-Infrastruktur gilt es neben der Bereitstellung einer technisch optimalen Lösung auch zu berücksichtigen, dass das IT-System auch gesetzlichen Anforderungen genügen muss – je nachdem, welche Informationen im konkreten Fall zu verarbeiten sind. Im Blickpunkt steht dabei insbesondere die Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Aus der Aufbewahrungspflicht ergeben sich dann weitere beachtenswerte Konsequenzen für die Archivierung.

Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrungspflichten so ausgestaltet, dass dem technischen Fortschritt bei der Digitalisierung und Speicherung von Informationen Rechnung getragen wird. Die Aufbewahrungsvorschriften sowohl im Handelsrecht (§ 257 Abs. 3 HGB) als auch im Steuerrecht (§ 147 Abs. 3 AO) lassen die Aufbewahrung handels- beziehungsweise steuerrechtlich relevanter Unterlagen bis auf wenige Ausnahmen auch in elektronischer Form zu. Das Gesetz spricht insofern von der Aufbewahrung der relevanten Unterlagen als Wiedergabe »auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern«. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz sowie den Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, können somit steuerlich relevante Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe auch elektronisch archiviert werden, sofern dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und zudem sichergestellt ist, dass die gespeicherten Unterlagen bildlich und inhaltlich mit den Originaldokumenten übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Voraussetzung ist somit nicht, dass bereits die Originale in elektronischer Form vorlagen; auch das Einscannen in Papierform vorhandener Unterlagen ist möglich. Zudem müssen die gespeicherten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Maschinelle Auswertbarkeit

Bezüglich der maschinellen Auswertbarkeit der elektronisch gespeicherten Unterlagen war bisher fraglich, ob ursprünglich in Papierform erstellte Unterlagen wie Geschäftsbriefe den gesetzlichen Anforderungen genügen, wenn sie als Bilddatei (insbesondere im PDF- oder TIF-Format) gespeichert werden. Laut des Fragen- und Antwortkatalogs des Bundesministeriums der Finanzen zum Zugriffsrecht der Finanzverwaltung ist die von den Finanzbehörden eingesetzte Prüfsoftware »IDEA« nur in der Lage, bestimmte Dateiformate auszuwerten. PDF- oder TIF-Formate gehören nicht dazu. Diese Tatsache steht jedoch einer Speicherung der Unterlagen in diesen Formaten nicht entgegen, da auch die in Papierform erstellten Originalunterlagen nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet waren.

Hierauf hat jüngst auch der Bundesfinanzhof, das höchste deutsche Finanzgericht, hingewiesen. Im entsprechenden Verfahren (Az. I B 53, 54/07) waren unter anderem Fragen zum Zugriff der Finanzbehörden auf Datenverarbeitungssysteme zu klären. Die dem Steuerpflichtigen nach § 147 Abs. 2 AO eingeräumte Möglichkeit, steuerrelevante Unterlagen elektronisch zu archivieren, wird vom Bundesfinanzhof als Chance und nicht als zusätzliche Pflicht gesehen. Bei einer elektronischen Archivierung muss der Steuerpflichtige keine höhere Datenverarbeitungsfähigkeit der Unterlagen herstellen als sie bei den Originalunterlagen möglich wäre.

Konsequenzen der Aufbewahrungspflicht

Relevant ist die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO auch für die Ausgestaltung eines IT-Systems, berücksichtigt man die Konsequenzen, die sich aus dieser Form der Aufbewahrung ergeben. Im Rahmen einer Außenprüfung ist die Finanzbehörde nämlich berechtigt, Einsicht in die so gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Neben diesem reinen Lesezugriff ist der Außenprüfer nach § 147 Abs. 6 AO aber auch berechtigt, die elektronisch gespeicherten Daten nach Vorgaben des Finanzbeamten maschinell auswerten zu lassen oder die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem zur maschinellen Verwertung geeigneten Datenträger übergeben zu lassen. Zwischen diesen drei Möglichkeiten kann die Finanzbehörde wählen; das Unternehmen hat also keinen Einfluss darauf, wie dem Steuerprüfer die relevanten Unterlagen zugänglich gemacht werden.

Der Bundesfinanzhof stellte in dem zuvor erwähnten Verfahren insofern klar, dass die steuerliche Aufbewahrungspflicht mit der Vorlegungspflicht nach § 200 AO korrespondiert. Sofern also ein Unternehmen seine Bücher und anderen steuerlich relevanten Unterlagen über ein elektronisches Datenverarbeitungssystem führt, tritt an die Stelle der Pflicht zur Vorlage der körperlichen Dokumente die Pflicht, der Finanzbehörde den Datenzugriff durch Zugriff auf das IT-System zu ermöglichen. Einen solchen Zugriff kann das Unternehmen auch nicht durch das bloße Ausdrucken der elektronisch gespeicherten Unterlagen vermeiden. Insoweit hat der Steuerpflichtige kein Wahlrecht, so der Bundesfinanzhof.

Außenprüfungen

Steht nun eine Außenprüfung an, stellt sich die Frage, ob und wie das Unternehmen die Finanzbehörde unterstützen muss. Macht der Steuerprüfer von einer der drei genannten Zugriffsmöglichkeiten auf das Datenverarbeitungssystem Gebrauch, ist das Unternehmen verpflichtet, der Finanzbehörde die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die gespeicherten Unterlagen lesbar zu machen. Zudem kann die Finanzbehörde auch verlangen, dass das Unternehmen auf eigene Kosten die gespeicherten Unterlagen ganz oder teilweise ausdruckt. Neben diesen Kosten für das Lesbarmachen der gespeicherten Daten hat das steuerpflichtige Unternehmen auch die Kosten zu tragen, die durch die maschinelle Auswertung der Daten oder die Erstellung eines Datenträgers mit den relevanten Daten entstehen.

Die elektronische Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen bleibt damit zwar eine zeit- und kosten­sparende Möglichkeiten für Unternehmen, den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen, in­dem die entsprechenden Prozesse in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden. Beim Einsatz solcher Systeme müssen aber auch die mit der Aufbewahrungspflicht zusammenhängenden Pflichten beachtet werden, um sich gesetzeskonform zu verhalten.

Dr. Antje Zimmerlich ist Rechtsanwältin bei CMS Hasche Sigle in München