Multidimensionale Datenbank schafft Transparenz

von Katrin Zwingmann

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24.04.2008

Multidimensionale Datenbank schafft Transparenz Bei den Salzburger Landeskliniken fällt tagtäglich eine Fülle unterschiedlicher Daten an, die bislang teilweise manuell eingegeben wurden. Mehr Transparenz und eine bessere Planung ermöglichte erst die Installation einer multidimensionalen Datenbank.

Bei den Salzburger Landeskliniken sorgt eine multidimensionale Datenbank für mehr Transparenz und eine bessere Planung.

Die Salzburger Landeskliniken (SALK) sind nicht nur ein kompetentes Zentrumskrankenhaus, sondern auch das größte Unternehmen des Landes Salzburg. Für rund 650000 Menschen in der Landeshauptstadt Salzburg sowie den umliegenden Regionen bieten die SALK eine umfassende Gesundheitsversorgung nach höchsten medizinischen Standards. »24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche im Dienst für den Mitmenschen« lautet das gelebte Motto der Kliniken. Für den reibungslosen Betrieb auf den Krankenstationen und in der Verwaltung des innovativen Service- und Dienstleistungsunternehmens sorgen derzeit rund 4900 Mitarbeiter.

Ressourcen nach Zusammenschluss bündeln
Nach dem Zusammenschluss der drei landeseigenen Krankenhäuser St. Johanns-Spital, Christian-Doppler-Klinik, Landeskrankenhaus St. Veit sowie dem Institut für Sportmedizin ging es den SALK darum, die vorhandenen Ressourcen zu bündeln und Prozesse zu optimieren. Im Hochrechnungs- und Planungsprozess der SALK arbeiteten zu diesem Zeitpunkt fünfzehn Wirtschaftsdirektoren und Servicebereichsleiter parallel im System. Aufgrund dessen fielen zahlreiche unterschiedliche Daten und Informationen an. Bislang waren viele dieser Daten manuell in das System eingefügt worden. Einheitliche Ergebnissimulationen oder Performancedarstellungen waren dadurch in der Regel nicht möglich. Deshalb fiel letztendlich die Entscheidung, eine neue multidimensionale Datenbank einzuführen, mit der die SALK die Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Planung innerhalb des Verbundes verbessern wollten. Zusätzlich wurde auch die schnelle und problemlose Implementierung einer modularen Budgetierungs- und Reportinglösung angedacht.

Geschäftslösung mit eigener Intelligenz

Nach einer gründlichen Marktanalyse ging der Zuschlag an die Lösung Infor PM, des ERP-Anbieters Infor. Die Infor-Anwendung für das Performance Management (PM) beruht auf einer modernen Integrationsplattform, mit der sich finanzielle und betriebliche Daten, Meta- und Stammdaten sowie die Prozessintegration verwalten lassen. Infor PM kombiniert funktionsreiche Geschäftsprozessanwendungen und klinikspezifische Analysen auf der Basis der bereits vorhandenen Klinikdaten. Das erlaubt den SALK deutlich tiefere Einblicke in das betriebliche Geschehen und verbessert neben der Produktivität auch die Kostenkontrolle. Die Lösung konnte nach einer kurzen Testphase ohne großen Installationsaufwand nahtlos in das bestehende System der SALK integriert werden und zügig in den Produktivbetrieb gehen. Auf diese Weise entstand im Klinikverbund eine umfassende und effiziente Business Intelligence Lösung, die aus den unterschiedlichen Daten der verschiedenen Abteilungen gespeist wird. Durch die erweiterte Serverlizenz konnte das bestehende System darüber hinaus rasch für den Bereich Controlling adaptiert werden. Aufgrund dessen sind die Planungsverantwortlichen aus den drei Häusern heute in der Lage, ohne Probleme oder Einschränkungen parallel im Planungssystem zu arbeiten.

Einheitliche analytische Datenbank
Infor PM überführt alle relevanten Informationen für die verschiedenen Verantwortungsbereiche in eine einheitliche analytische Datenbank. Durch die integrierte Excel-Funktion entfallen die bisher übliche zeitaufwändige, manuelle Datensammlung sowie die umständliche Aufbereitung der Informationen. »Mit der neuen Performance Management-Lösung können wir den Budgetierungsprozess effizienter gestalten, da alle verantwortlichen Personen besser in die Abläufe eingebunden werden«, beschreibt Burkhart Van der Vorst, Leiter Finanzen und Controlling bei den SALK die Vorteile, die sich aus der Installation der Lösung für den Klinikverbund ergeben. Die neue Reporting-Funktion führt Daten aus unterschiedlichen SAP-Modulen in einem Bericht zusammen. »Dies verbessert Überblick und Nachvollziehbarkeit bei Planungsannahmen«, erklärt Van der Vorst. Die hohe Datenqualität der Vorsysteme sorgte für eine schnelle Umsetzung des Projekts: »Wir mussten keine zusätzlichen Arbeiten zur Datenaufbereitung einplanen.« Kurzkommentare und Anhänge ermöglichen die Erörterung von Planwerten. So sind Dokumente auch bei späteren Anwendungen leicht nachvollziehbar. Planungsverantwortliche erkennen auf einen Blick, welche Annahmen und Einflüsse für das Budget und die erste Hochrechnung getroffen wurden. Ein weiterer Vorteil der PM-Lösung: Planwerte können auf Fachbereichsebene (Knotenelemente) erfasst und auf die jeweiligen Abteilungen (Basiselemente) herunter gebrochen werden. Dieser Top-Down-Prozess funktioniert gemäß Kostenstellen- und Kostenartenhierarchie bei unterschiedlichen Verteilroutinen. Der Planungsverantwortliche kann auf fünf vordefinierte Verteilroutinen zurückgreifen. Diese Standardabfragen sind flexibel, können manuell nachbearbeitet und auf individuelle Anforderungen maßgeschneidert werden.

Hohe Akzeptanz dank vertrauter Abläufe

Ein weiterer Pluspunkt ist die Erfassung der Planwerte im Top-Down-Verfahren. Hier können auch Kommentare eingefügt werden. Dadurch, dass heute verschiedene SALK-Mitarbeiter gleichzeitig im System arbeiten können, wurde das Berichtswesen standardisiert und verbessert. Bereits nach zwei Wochen führte die PM-Anwendung erstmals operativ eine vorläufige Hochrechnung durch. Null Schulungsbedarf und gewohnte Arbeitsabläufe steigerten die Akzeptanz bei allen Anwendern. Das Controlling und Reportingkonzept des SALK ist ein »lebendes System« und soll auch in Zukunft weiter wachsen. Geplant ist der Aufbau eines flexiblen Berichtwesens. Als Basis dienen die Budget- und Hochrechnungswerte.

Katrin Zwingmann arbeitet als Fachjournalistin in Düsseldorf