Business Intelligence: Kardinalfehler vermeiden
Obwohl Business Intelligence Tools in immer mehr Unternehmen eingesetzt werden, bleiben die Ergebisse oft hinter den Erwartungen zurück. Das liegt nicht nur an unausgereiften Tools: Einige typische Planungs- und Anwendungs-Fehler lassen sich unabhängig von der jeweiligen Lösung vermeiden.
Statt Aufklärung bringen schlecht geplante und umgesetzte BI-Projekte oft erst recht Verwirrung ins Geschäft.
Die Grundlagen für heutige Business-Intelligence (BI)-Software gehen zurück bis auf COBOL-basierte Berichte in den 70er und 80er Jahren. Ihr Sinn und Zweck ist es, den Entscheidern in Unternehmen bei Bedarf genaue und zeitnahe Informationen zur Unterstützung fundierter Geschäftsentscheidungen zu liefern. Während es zu COBOL-Zeiten allerdings oft noch Wochen und Monate dauerte, bis die IT-Abteilungen Reports zur Verfügung stellen konnte, geht man bei heutigen Lösungen davon aus, dass die Anwender in den Fachabteilungen selbst die Reports erstellen und auch anpassen können.
Doch auch wenn heutige BI-Lösungen tatsächlich wesentlich komfortabler sind und einen deutlich höheren Nutzen durch den schnellen und übersichtlichen Zugriff auf relevante Informationen bieten, lauern noch einige Gefahren, die immer wieder zu Performance-Problemen führen. Viele Unternehmen haben dadurch den Eindruck, dass ihre Informations- und Reporting-Anforderungen nicht ausreichend erfüllt werden. Die BI-Spezialisten von Information Builders [1] haben sich die Entwicklung der BI-Software in den vergangenen Jahren genau angesehen und dabei vier genauso typische wie gravierende Fehler identifiziert, die immer wieder zu solchen Problem führen.
Die vier Kardinalfehler und wie man sie vermeidet
1. Der durchschnittliche Fachanwender hat das Know-how und die Zeit, BI-Tools zu verwenden: BI-Tools bieten zwar die Möglichkeit, Informationen zugänglich und verwertbar zu machen, sind aber für die Mehrzahl der Fachanwender einfach zu komplex. Auch wenn die Benutzeroberfläche einfach gestaltet ist, kommt die Komplexität von der Datenseite. Selbst ein einfaches Data Warehouse hat oft eine große Zahl von Spalten mit Daten. »Wo fange ich an?« ist häufig die erste Frage, gefolgt von »ich habe dafür keine Zeit« bis »ich gebe auf«.
Die Lösung: Fachanwender benötigen keine BI-Tools, sondern BI-Applikationen. Sie sind auf sofort verfügbare, weiter verwendbare Informationen angewiesen, die fundierte Entscheidungen unterstützen. Gefragt sind Lösungen für ein bestimmtes Einsatzgebiet oder konkrete Geschäftsprozesse. Eine BI-Anwendung nutzt Technologien zur Reporterstellung und enthält Funktionen, um Informationen für Fachanwender einfach zugänglich zu machen.
Excel als BI-Tool
2. Excel wird zur BI-Standardplattform: Zweifelsohne zählt Excel zu den am häufigsten verwendeten BI-Tools. Dabei war es nie als BI-Tool gedacht. Viele der Daten in Excel-Tabellen sind durch manuelle, fehleranfällige Prozesse entstanden. Die individuelle Nutzung von Excel hat gravierende Auswirkungen auf die Qualität und Konsistenz der Daten; die Folgen sind inkonsistente Datensets, was bei BI nie der Fall sein darf. BI-Anwendungen sollten nur Daten aus zuverlässigen, vertrauenswürdigen Quellen nutzen.
Die Lösung: Anwender lassen sich kaum davon abhalten, Excel einzusetzen. Eine Möglichkeit, die durch Excel verursachten Fehler zu begrenzen, besteht darin, Excel zu einem BI-Viewer zu machen. Werden exakte, vorformatierte und vorberechnete Daten in Excel-Anwendungen importiert, hat der Benutzer nur wenig oder keine Arbeit, um die Ergebnisse zu erhalten, die er benötigt. Geht dies automatisch, bleiben die Daten beispielsweise in einem ERP-System oder einer Datenbank und werden nur auf Anforderung in Excel eingefügt.
Nicht alle BI-Anwendungen benötigen auch ein Data Warehouse
3. Ein Data Warehouse erfüllt alle Informationszugriffs- und Lieferungsanforderungen: Dies ist ein weit verbreiteter Mythos. Fakt ist: Nicht alle BI-Anwendungen benötigen ein Data Warehouse. Vielen BI-Applikationen ist besser mit Integrations- und Portaltechnologie gedient, die es ermöglicht, dass Daten dort bleiben, wo sie aktuell sind, und bei Bedarf abgefragt werden. Leider bewerten viele Unternehmen nicht im Voraus, ob ein Data Warehouse die richtige Lösung im Einzelfall ist.
Die Lösung: Entscheidend ist es, zunächst einmal die am besten geeignete Datenzugriffsmethode für bestimmte Anforderungen zu identifizieren; nur wer alle Optionen kennt, kann sich für die richtige entscheiden. Am Anfang steht, den Integrationsbedarf und die Datenintegrationsoptionen zu bewerten, um zu sehen, was am besten passt. Denn es gibt viele Varianten, um Daten aus den unterschiedlichsten Quellen in eine BI-Applikation zu integrieren. Jede Business-Anforderung und jeder Geschäftsprozess sollte analysiert werden, um festzustellen, ob ein Data Warehouse oder der native Zugriff auf die verschiedenen Datenquellen die passende Variante ist.
Kaufentscheidung und Anforderungen sorgfältig prüfen
4. Es wurde ein BI-Tool ohne einen konkreten geschäftlichen Bedarf angeschafft: Oft wurden in der Vergangenheit Produkte nach dem Motto angeschafft, »wir brauchen es, weil der Wettbewerber es auch hat«. Diese Herangehensweise ist bei vielen BI-Projekten Grund für das Scheitern. Es wurde etwas angeschafft, um es testen zu können, in einem Pilotprojekt zu installieren oder die Software liegt sogar noch verpackt im Schrank. Unter dem Strich sind erhebliche Ausgaben ohne greifbaren Nutzen angefallen.
Die Lösung: Bei der Auswahl einer BI-Lösung sollte am Anfang die Identifizierung eines Projekts stehen, das ein spezifisches Problem durch zeitnahen Zugriff auf Informationen im richtigen Kontext löst. »Ein Problem lösen« bedeutet, dass die Informationen einen langsamen Vorgang beschleunigen, einen Engpass beseitigen, die Kosten der Geschäftstätigkeit verringern oder sogar eine neue Einnahmequelle werden.
Aus den Fehlern der Anderen lernen
Eine der effektivsten Methoden, Fehler von vorneherein zu vermeiden ist es, aus den Problemen und Misserfolgen anderer zu lernen, wie Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn, bestätigt: »Fehler, die andere begangen haben, und schlechte Beispiele zeigen, wie man es nicht machen sollte. Wer dies berücksichtigt, hat bereits einen wichtigen Lernerfolg erzielt«
Darüber hinaus ist es – wie bei fast jeder neuen Lösung – dringend zu empfehlen, auch die Bedürfnisse und Anforderungen der Anwender festzuschreiben und das betroffene Personal in den Auswahlprozess mit einzubinden: »Einer der zentralen Punkte: Die Fachanwender müssen so früh wie möglich in den Auswahlprozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass eine Lösung implementiert wird, die von den Benutzern auch akzeptiert wird. Was hier unter anderem zählt, sind ein rascher Zugriff auf die benötigten Daten, komfortable Auswertungsmöglichkeiten und eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse.«, so zur Linden.
[1] http://www.informationbuilders.de/
- 1. Seite: Business Intelligence: Kardinalfehler vermeiden
- 2. Seite: Die vier Kardinalfehler und wie man sie vermeidet
- 3. Seite: Excel als BI-Tool
- 4. Seite: Nicht alle BI-Anwendungen benötigen auch ein Data Warehouse
- 5. Seite: Kaufentscheidung und Anforderungen sorgfältig prüfen
- 6. Seite: Aus den Fehlern der Anderen lernen
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