Badens digitale Hefter

von Markus Bereszewski (markus.bereszewski@informationweek.de)

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12.03.2009

Badens digitale Hefter Eine große Herausforderung im Rechnungswesen von Kommunen ist eine revisionssichere Langzeitarchivierung aller Arten von ­Rechnungsbelegen. Die Stadt Ettlingen hat sie gemeistert.

Ettlingen: Touristisches Kleinod am Rande des Schwarzwaldes auf dem Sprung in die Moderne.

Ettlingen ist eine Kreisstadt südöstlich von Karlsruhe mit gut 38700 Einwohnern. Bekannt ist die badische Stadt am Rande des Schwarzwalds, die auf eine über 1250-jährige Geschichte verweisen kann, vor allem als touristisches Kleinod. Doch zugleich befindet sich Ettlingen auf dem Weg in die Moderne. Die Oberbürgermeisterin tritt mit ihren Bürgern über einen Blog in den Dialog und die Baurechtsbehörde bietet Bauherren und Architekten auf der Webseite der Stadt einen Service, der es ihnen ermöglicht, sich zu jeder Zeit über die Entwicklung ihres Baugenehmigungsantrags online zu informieren. Weniger nach außen erkenntlich ist das Streben nach einer schlanken, modernen und benutzerfreundlichen IT-Infrastruktur. Diese stellt jedoch einen wichtigen Schritt dar, um den sprichwörtlichen Amtsschimmel aus dem Rathaus zu verbannen; dazu gehört ganz besonders eine effiziente Langzeit-Archivierung von Rechnungslegung und Belegen. Denn Kommunen stehen in der Pflicht, Rechnungsbelege mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Ein Zeitraum, in dem sich naturgegeben eine gewaltige Menge an Belegen ansammelt; immer den richtigen Beleg oder die passende Information zu finden, stellt für Mitarbeiter im Rechnungswesen oft eine sehr zeitaufwendige Tätigkeit dar. Aus diesem Grund beauftragte die Stadt Ettlingen bereits im Jahr 2004 die n-komm, einen Anbieter von auf Lotus Notes / Domino basierenden Lösungen, mit der Implementierung des E-komm Kassenarchivs. Diese Lösung ermöglicht es der Stadtverwaltung, jeden in Papierform vorhandenen Kassen- oder Buchungsbeleg, Kassenanordnungen und Rechnungen mit einer Dokumentenerfassungs-Software einzuscannen. Dabei werden automatisch die Informationen herausgelesen, die für eine spätere zügige Recherche zur Verfügung stehen sollen. Außerdem erstellt die Software für den gesamten Beleg einen Vollindex, der ebenfalls zur Recherche dienen kann. Anschließend werden der Beleg und die ausgelesenen Informationen in die Lotus Notes-Datenbank importiert und dort übersichtlich dargestellt. »Über die Belege in digitaler Form mit entsprechenden Recherche­möglichkeiten zu verfügen, bedeutet für uns eine erhebliche Zeitersparnis. Jedoch benötigt die Menge an Daten, die auf diese Weise zu­sammenkommen, sehr viel Speicher in der Datenbank«, erläutert Andreas Kraut, Leiter der IuK bei der Stadt Ettlingen die Situation. »Zudem wollten wir die Unveränderlichkeit der Daten noch stärker als bisher gewährleisten.« Um ein digitales Langzeitarchiv für Rechnungsdaten und Belege zu erstellen, erweiterte n-komm nun das »E-komm Kassenarchiv« um die Archivierungslösung IBM Content Manager. Dieses wird unter Verwendung der Middleware IBM CommonStore angesteuert. Bei der Stadtverwaltung Ettlingen werden Belege sowohl von der Groupware Lotus Notes / Domino als auch vom SAP-System aus angelegt, weshalb eine Archivierungslösung die notwendigen Schnittstellen zu beiden Systemen beinhalten muss. Aus diesem Grund setzt die Stadt die Archivierungslösung IBM Content Manager in Verbindung mit CommonStore ein, da diese alle relevanten Schnittstellen bietet. Für den Mitarbeiter in der Stadtverwaltung bedeutet das, dass er sich aus dem SAP-System heraus, in dem die tatsächlichen Nutzungsdaten zu den Belegen liegen, auch direkt mit einem Klick den zugehörigen Beleg anzeigen lassen kann. Darüber hinaus findet auch eine regelmäßige Belegdatenübernahme aus SAP in das Kassenarchiv statt. Zum anderen kann er auch aus seiner gewohnten Notes Domino-Umgebung heraus auf diese Belege zugreifen. Jedoch wird nicht mehr wie bisher der Platz in der Datenbank beansprucht.

Zugriff nur für berechtigte Personen

In Ettlingen wird der Content Manager als Archivierungs- und Aufbewahrungsmedium dabei nicht als Stand-Alone-Lösung genutzt, bei der seine Oberfläche direkt zum Einsatz käme, sondern über IBM CommonStore für Lotus Domino. Diese Software dient als Bindeglied zu einer Notes Domino basierten Anwendung wie einem Mail-Client oder einer beliebig anderen Lösung. Der Archivierungsvorgang läuft über CommonStore, hierüber wird definiert, wo im Content Manager die Daten abgespeichert werden sollen. CommonStore selbst hat keine eigentliche eigene Datenhaltung, sondern sorgt dafür, Daten zu archivieren und auch wiederzuholen, wenn sie zur Anzeige kommen sollen. Bei allem gewährleistet Lotus Notes, dass nur berechtigte Personen – etwa in der Finanzabteilung beschäftigte Personen sowie Führungskräfte anderer Abteilungen – Zugriff auf die jeweiligen archivierten Daten haben. Ebenfalls wurde auf Basis dieser Archivierungsinfrastruktur für das kommunale Dokumenten-Management-System »E-komm Office« eine Heftarchivierung umgesetzt. Jeder, der schon mal in einem Amt oder einer Verwaltung war, kennt die riesigen Schrankwände voller Hefter und Ordner. In der digitalen Verwaltung sind diese Hefter natürlich nicht so offensichtlich und doch ein wichtiges Hilfsmittel zur Administration von gescannten Dokumenten, Textdateien, Telefonnotizen oder Briefen. All diese Dateien werden auf Basis von Notes Domino verwaltet und in Heftern zusammengefasst. Wenn dieser irgendwann voll ist, wird er aus der Notes-Datenbank zur Archivierung an den Content Manager übertragen. Dabei bleiben aber Rumpfinformation, eine Art Index, im Office bestehen. Dieser hilft später zu erkennen, was in dem jeweiligen Heft archiviert wurde. Eine Hülle des Hefters mit Metadaten bleibt also bestehen und aus dieser Hülle kann auf alle archivierten Daten zugegriffen werden.

Schlanke und effektive Verwaltung

Innenhof des Ettlinger Schlosses, wo einst Napoleon kurz Quartier bezog.

Ein großer Vorteil der eingesetzten Gesamtarchitektur ist, dass sie sehr vielfältig ist und zahlreiche Möglichkeiten der Anbindung bietet. So wurden inzwischen weitere Folgeprojekte durchgeführt, die an die gegebenen Schnittstellen angeschlossen wurden. Dazu zählt die Archivierung des Pressearchivs der Stadt. Auch hier werden PDF-Dokumente aus einer Lotus Notes-Anwendung in den Content Manager archiviert und für eine spätere Volltext-Suche indiziert. So konstatiert auch Andreas Kraut: »Durch die eingesetzte Archivierungslösung sind wir einen deutlichen Schritt in unserer Vision einer schlanken und effektiven Verwaltung vorwärts gekommen. Unsere Systeme sind nicht mit Daten überladen und doch können unsere Mitarbeiter sehr schnell auf die benötigten Belege zugreifen.«