1. Ordnung ins Chaos

Wer Ordnung ins Chaos bringen möchte, sollte sich deshalb unbedingt zuerst überlegen, über welche Informationen will ich überhaupt nachdenken und welche überlasse ich dem sich selbst irgendwann löschenden Datenchaos.

Eine weitere Überlegung betrifft die Ordnungsstrategie, für die sich zwei Wege anbieten. Einmal versammelt der Anwender alle Daten an einem Ort, archiviert sie da und sichert sie mit Backups. Das kann der heimische PC sein oder für Kontakte und Termine auch das Handy. Mancher trennt auch zwei Orte, für persönliche und berufliche Daten. Die andere Strategie ist, die Daten zu lassen, wo sie sind, aber vernetzt und transparent.

Beispielsweise lassen sich Mail-Clients, lokal und im Web, so einrichten, dass sie Mails auf dem Server belassen. So kann der Anwender sie überall betrachten und nur an einer Stelle holt er sie endgültig ab. Bei IMAP bleiben die Mails von vornherein auf dem Server, und der Zugriff ist von überall aus möglich.

Im Folgenden beschreiben wir verschiedene konkrete Synchronisations- und Austauschtechniken zwischen Providern und Protokollen. Die Zahl der Kombinationsmöglichkeiten ist schier unendlich, sodass wir nur ein paar wichtige aufzeigen, die aber alle Probleme in irgendeiner Form anreißen sollten. Den persönlichen Sync-Cocktail muss sich jeder selbst zusammen mixen.

2. Mails zentrieren mit IMAP

Die Freeware Essential PIM ex- und importiert die unterschiedlichsten Formate. Auch mit Outlook arbeitet es eng zusammen.

Inzwischen sind alle E-Mail-Programme gut auf IMAP vorbereitet und auch die meisten Mail-Provider bieten diesen Dienst an. Die Mails bleiben wie gesagt immer auf dem Server, dennoch kann der Anwender sie bei sich auf einem Rechner archivieren, wenn er wünscht (siehe Absatz Archivieren und Suchen).

Andere Mail-Konten lassen sich in das Hauptkonto einbinden zum Beispiel über Weiterleitungen oder einen POP-Sammeldienst. So landen alle Nachrichten an einem Platz.

Die IMAP-Konfiguration von Thunderbird erfolgt inzwischen reibungslos. Bei Programmversion 3 gibt der Anwender nur noch seine Mail-Adresse an und Thunderbird sucht selbsttätig die Serverdaten, wobei er IMAP bevorzugt. Das funktioniert auch mit Google Mail, früher war da ein spezielles Add-on nötig (https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/6381/ [1]).

Von da ab laufen alle Vorgänge synchron, der Anwender probiert es aus, indem er einerseits im Browser, andererseits über Thunderbird bei Google eingeloggt ist. Löscht er eine Mail hier, verschwindet sie Sekunden später dort.

3. Daten schaufeln

Von Outlook zu Thunderbird…

Ein Thunderbird-Addon bindet die Kontakte aus Google Mail in das Programm ein.

Wer Daten von Outlook nach Thunderbird schaufeln möchte, hat es ganz leicht und auch ganz schwer. Denn Kontakte und Mails zu übertragen ist simpel, Thunderbird erledigt das bei der Installation oder nachträglich über die Importfunktion (Extras/Importieren). Das funktioniert zuverlässig, bei den Kontakten fehlen nur die Bilder. Von großer Tristesse begleitet ist hingegen der Import von Terminen.

Wer die Kalendererweiterung Lightning (http://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/2313/ [1] ) in Thunderbird eingeklinkt hat, findet dort eine weitere Import-Funktion (Termine und Aufgaben/Importieren), die eine Datei im Format CSV (Komma getrennt) oder ICS (iCalendar/iCal) erwartet.

Aus Outlook gibt es zwar einen CSV-Export, der aber mit deutschen Umlauten zu keinem vernünftigen Import in Lightning führt. Der Anwender muss Umwege gehen.

Eine relativ hohe Trefferquote erzielten wir mit der Freeware Essential PIM (www.essentialpim.com/ [1] ), die eine komplette Outlook-Alternative darstellt und spitzen Konvertierungs-Tools bereit hält. Essential PIM holt sich die Daten problemlos aus Outlook: Datei/Import/Outlook. Nun wählt der Anwender die Outlook-Datei aus.

Den Speicherort erfährt er in Outlook, indem er mit der rechten Maustaste auf den Persönlichen Ordner klickt, dann auf Eigenschaften und Erweitert. Meist liegt sie in den Outlook-Anwendungsdaten. Hat er in Essential PIM den Speicherort angegeben, legt er fest, welchen Zeitraum er importieren möchte.

Anschließend exportiert er die gewünschten Daten im ICS-Format (Datei/Export/Kalender/iCal). Beim Import in Lightning traten am wenigsten Fehler auf, wenn wir den Export aus Essential PIM auf kleine Mengen begrenzten, monatsweise zum Beispiel. Ein Fehlerbeispiel: Jährliche Termine erscheinen zweimal, da sie von null bis null Uhr am nächsten Tag gehen. Die Korrektur ist schnell gemacht.

Ebenfalls brauchbare iCal-Dateien erzeugt Outlook to iCal Conversion Utility (www.mhsoftware.com/loader/ [1] ), dabei verfügt es über verschiedene Optionen, um die Terminmenge einzugrenzen beispielsweise auf private Daten oder bestimmte PST-Dateien.

Die Endung .ics muss der Anwender selbst zufügen, bevor er die Daten bei Thunderbird einlesen kann. Weiter Informationen zu Sunbird/Lightning und Outlook findet der Anwender in diesem Wikd: www.sunbird-kalender.de/wiki/Sunbird-Kalender_FAQ#Arbeitet_Sunbird_mit_Outlook_zusammen.3F [1]

Tipp: Outlook ist und bleibt ein wichtiges und einfaches Austauschmedium. Wer einen einmaligen, größeren Wechsel vollziehen möchte, kann sich überlegen, eine Demo von Office zu installieren (http://office.microsoft.com/de-de/try/ Achtung: Home and Student enthält kein Outlook), die Daten hin und her zu konvertieren und Outlook wieder zu deinstallieren.

Xing-Kontakte extrahieren

Xing Adressbuch-Plug-in für Outlook

Zu Xing gibt es nur wenige Wege. Große Kontaktmanager wie OpenXchange oder Microsoft Outlook 2010 besitzen eine Schnittstelle zum Bussines-Netz, um Kontakte zu importieren und verwalten. Für ältere Versionen von Outlook bietet Xing selbst das Adressbuch-Plug-in (https://www.xing.com/app/user?op=downloads [1]).

Einerseits sucht es nach lokalen Kontakten in Xing oder lädt sie zu dem Netzwerk ein. Andererseits lassen sich damit die Kontakte in Outlook importieren inklusive Bild und den Suche-Bieten-Abschnitten des Profils. Sogar die Geburtstage finden sich im Kalender. Das ist umfassend und stilvoll gelöst.

Von Xing (vCard) zu Thunderbird

Für die mobile Synchronisation mit Thunderbird helfen oft nur kommerzielle Tools, wie Mobile Master.

Anwender ohne Outlook müssen Umwege gehen, um Xing-Kontakte zu extrahieren, zum Beispiel über die mobile Funktion, die allerdings nur Premium-Anwendern zur Verfügung steht. Unter Kontakte findet sich rechts oben ein kleines Handy-Symbol und die Info Als vCard-Exportieren. Wenn der Export fertig ist, gibt es auf der Startseite eine Meldung, dass sich die Datei vcard-Xing.vcf nun laden lässt.

Die ist zwar für Mobiltelefone geeignet, aber auch andere Programme verstehen das vCard-Austauschformat. Allerdings zeigt sich die Xing-Datei in einem nichtwindows Text-Format gespeichert, sodass Thunderbird die Umlaute falsch darstellt. Der Anwender muss die Datei zuvor mit einem Editor öffnen, der Dateien in Unicode umwandeln kann, wie die Freeware NoteTab Light (www.notetab.com [1]): Safe as/Encoding/Unicode.

Als Nächstes benötigt er das Thunderbird-Plug-in MoreFunctionsForAddressBook (http://nic-nac-project.de/~kaosmos/morecols-en.html [1]), das ein paar netten Erweiterungen bereit hält, z.B. Export als Liste oder Wiederherstellen einer kaputten Adressbuchdatei.

Nach der Installation (Extras/Add-ons/Installieren) öffnet er das Adressbuch von Thunderbird, legt am besten ein neues Adressbuch an (Datei/Neu/Adressbuch), klickt dieses mit der Maus an, und klickt dann mit der rechten Maustaste in den freien Raum rechts. Im Kontextmenü versteckt findet er vCard/vcf-Datei importieren.

Das kann etwas dauern, geht aber glatt. Für Outlook eignet sich vCard nicht, da das Programm immer nur den ersten Kontakt einholt. Ein kommerzielles Xing-Tool kündigt diese Webseite www.xibutler.com an. Für unseren Artikel lag es uns noch nicht vor.

Google Mail und Thunderbird verbinden

Viele verwenden Google als Webmail-Programm, da es kostenlos sieben Gigabyte Speicherplatz bietet. Außerdem ist es mit anderen Google-Anwendungen eng verknüpft. Als Austauschplattform eignet es sich ebenfalls, da das Online-Tool die gängigen Formate beherrscht, und Drittanbieter haben viele Konnektoren dazu entwickelt. Der Austausch von Mails erfolgt wie oben beschrieben über IMAP.

Zum Export kopiert der Anwender die Mails in seinem Mail-Programm in einen lokalen Ordner, zum Import zieht er sie aus einem lokalen in einen Google-Ordner. Einfacher geht es kaum. Leider nur bei Mails. Vorsicht ist allerdings bei den Funktionsordnern von Google Mail geboten, die es auch bei anderen Diensten gibt. Löscht der Anwender mit Thunderbird zum Beispiel eine Nachricht aus Alle Nachrichten, so ist diese an ihrem ursprünglichen Ort, oft im Posteingang, noch enthalten.

Für Termine und Kontakte gibt es eine Reihe Thunderbird Add-ons: ThunderCal (http://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/58857/ [1] ) legt einfach die Google-Kalender-Webseite in einen Tab von Thunderbird. Wer Google als einzigen Kalender verwendet, findet damit eine praktische Erweiterung, allerdings ist kein Datentausch mit Lightning möglich.

Ähnlich arbeitet Google Calender Tab (http://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/70768/ [1] ). Etwas weiter geht Provider for Google Calendar (http://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/4631/ [1] ), denn es eröffnet einen echten Datentausch mit Lighting. Zuerst benötigt der Anwender einen persönlichen Google-XML-Feed, die sich in Calendar unter Settings findet.

Dort den gewünschten Kalender wählen (meist ist es nur einer) und dann unten bei der privaten Adresse auf den XML-Button klicken. Nun öffnet sich ein Fenster mit der Feed-URL (etwa: www.google.com/calendar/feeds//private-/basic [1]).

Jetzt wechselt der Anwender in Thunderbird in Datei/Neu/Kalender/Im Netzwerk/ und gibt bei Google die Feed-Adresse ein. Es erscheint der echte Google-Kalender in Lightning. Die Funktionalität ist allerdings etwas mau. Termine lassen sich zwar aus dem Google-Kalender in den lokalen kopieren, allerdings nicht umgekehrt.

Auch das Löschen von Google-Terminen von Lightning aus ist nicht möglich. Wer einen echten Austausch möchte, muss über eine iCal-Datei gehen, ähnlich wie oben bereits beschrieben.

Für das Adressbuch von Google gibt es ebenfalls ein Thunderbird Addon (https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/7307 [1] ), das erschreckend einfach funktioniert. Der Anwender installiert es, sofern Google als IMAP-Provider eingerichtet ist, muss er noch nicht einmal sein Login-Daten eingeben, und bei den Adressbüchern findet sich ein neues mit dem Namen des Google-Kontos.

Wird ein Kontakt gelöscht, verschwindet er wenig später auch im Web. Zwischen den Thunderbird-Adressbüchern lassen sich Kontakte auch sehr gut austauschen.

Damit wird Google auch als Zwischendienst für andere Synchronisiervorgänge interessant. Am Rande sein noch ein Add-on erwähnt, das Thunderbird mit dem To-Do-Dienst Remember the milk synchronisiert (http://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/7125/ [1] , www.rememberthemilk.com [1] ), das allerdings noch nicht mit Version 3.1 arbeitet.

Der IMAP-Ansatz

Von Outlook nach Google

Beim Import von CSV-Dateien in Outlook muss der Anwender umständliche Feldzuordnungen treffen.

Der IMAP-Ansatz entspricht in etwa dem von Thunderbird. Der Austausch von Adressen und Terminen erfolgt über die Austauschformate vCard und iCal. Wer die Kontakte-Seite öffnet, findet oben rechts die Optionen Importieren/Exportieren.

Ebenfalls im Angebot ist Format CSV, für den Import aus Outlook. Das funktionierte im Test fehlerfrei, sofern der Anwender in Outlook für den Export Windows- und nicht DOS-CSV gewählt hat. Hier muss der er also keinen Umweg gehen.

Den Import/Export von Terminen hat Google in den Settings versteckt, und im Gegensatz zu Thunderbird/Lightning beherrscht Google das CSV-Format von Outlook fehlerfrei. Nur wöchentliche Termine führt es nicht automatisch weiter, das muss der Anwender über Edit event details von Hand einschalten.

Von Google nach Outlook

Schwieriger wird es, Google-Daten in Outlook hineinzubekommen. Wenn der Outlook-Anwender beim Google-Export das CSV-Format wählt, so muss er beim Import in Outlook eine umständliche Zuordnung treffen (First Name = Vorname usw.). Denn Google gliedert die Daten nach englischen Begriffen, die wiederum das deutsch Outlook nicht mag. Auch vCard ist keine gute Wahl, denn Outlook nimmt nur den ersten Kontakt.

Wieder ist ein Umweg erforderlich und wieder erweist sich Essential PIM als gute Zwischenstation. Man exportiere also bei Google ins vCard-Format und speichere die Datei neu mit Nottab als ANSI-Text, wie oben im Thuderbird-Abschnitt beschrieben. Statt Unicode eben ANSI. Nun lässt sich die VCF-Datei problemlos importieren.

Für den Export Richtung Outlook hat Essential PIM ein spezielles Modul: Datei/Export/Outlook. Der Anwender wählt Kontakte und muss dann den Speicherort seiner Outlook-Datendatei kennen (s.o.) Dann sollte die Übertragung flüssig klappen. Ohne Umwege lassen sich Termine nach Outlook schieben. Das Programm schluckt die Google-iCal-Datei ohne Würgen.

Mobile Synchronisation

Die Synchronisation mit Outlook erfolgt über die Software des Handy-Herstellers meist ohne Probleme. Sehr schön ist die Nokia-PC-Suite, in der der Anwender direkt Kontakte oder Termine auf dem Gerät bearbeitet. Außerdem gib es ein Backup der Handy-Daten. Etwas mau ist das Windows Mobile Device Center, das beispielsweise nur mit einem Outlook-Adressbuch synchronisiert.

Schwieriger gestaltet sich die Synchronisation mit Thunderbird, siehe auch www.thunderbird-mail.de/wiki/FAQ:Synchronisation_mit_einem_Handy [1]. Für Nokia gibt nur ein veraltetes Add-on (bis Thunderbird 2), das auch mit Terminen nicht umgehen kann.

Als Alternative besteht nur der Umweg über Outlook oder das kostenpflichtige Tool Mobile Master (www.mobile-master.de/ [1]), das dann sehr komfortabel auf alle Nokia-Daten zugreift. Die Synchronisation erfolgt mir Outlook, Thunderbird, Windows Mail oder sogar dem Google-Kalender, leider ohne Adressbuch. Für die Verwaltung von Kontakten kostet es 19,90 Euro, plus Termine 29,90 Euro.

Für Windwos Mobile gibt es ebenfalls eine kommerzielle Thunderbird-Brücke, www.birdiesync.com/ [1] für 19,95 Euro. Google bindet Handys über die Exchange-Schnittstelle an, die für die meisten Geräte existiert. Bei Win Mobile gehört sie zum Bordwerkzeug (über Active Sync und Serverquelle hinzufügen), für Nokia lässt sie sich nachinstallieren (www.nokia.de/service-und-software/software/mail-for-exchange [1]).

Der Server lautet m.google.com , die Verbindung benötigt SSL, eine Domäne ist nicht erforderlich. Falls das Gerät eine verlangt, wählt der Anwender google. Im Test zeigte sich der Vorgang als hakelig und die Synchronisation war eher Glücksache.

Ein brandneuer Dienst zum mobilen Synchronisieren kommt von Vodafone 360 Beta, den wir allerdings für den Artikel noch nicht testen konnten. Ebenfalls ganz neu ist ein Outlook-2010-Connector für Facebook.

Lokal Archivieren und Suchen

Copernic durchsucht und indexiert die Mailordner von Outlook, Windows Mail und Thunderbird.

Zum lokalen Sammeln der Nachrichten bieten die entsprechenden Programme mehr oder wenig brauchbare Funktionen. Während Outlook einen spezielle Dienst bereitstellt, erfolgt die Archivierung bei Thunderbird von Hand. Alte Informationen lassen sich bei Outlook am besten in eignen Datendateien im PST-Format auslagern und diese in ein Backup einbinden (Datei/Neu/Outlook-Datendatei).

PST-Dateien nehmen Kontakte und Nachrichten auf, und der Anwender kann sie verschlüsseln. Dann sind die Inhalte für Suchprogramme jedoch verborgen.

Thunderbird hingegen legt alle Mail-Ordner in eigenen Dateien ab. Wer ein Archiv anlegen will, legt einen neuen Ordner unter Lokale Ordner an. Die zugehörigen Dateien liegen dann im Dateisystem in den Anwendungsdaten …/Thunderbird/Profiles//Mail/Local Folders und lassen sich so in ein Backup integrieren.

Kopiert der Anwender eine ältere Thunderbird-Datei hier hinein, so erscheint der entsprechende Ordner im Programm. Der Thunderbird-System-Ordner Alle Nachrichten und die Funktion Archivieren legen hingegen kein externes Archiv an. Der Anwender sollte für die Dateien des Lokalen Ordners selbst für Backups sorgen. Thunderbird-Adressbücher exportiert der Anwender am besten regelmäßig als .mab-Datei, ein Thunderbird-eigenes Format.

Zur Suche bieten sich Spezialprogramme wie Copernic Professional (www.copernic.com [1]) an, das sowohl mit Outlook als auch mit Thunderbird umgeht. Allerdings findet es nur Daten, die aktuell auch mit dem Programm verknüpft sind.

Eine PST-Datei, die im Outlook-Ordnerbaum hängt, durchsucht Copernic, eine abgehängte Datei irgendwo auf der Festplatte hingegen nicht. Die Suche erfolgt optisch sehr zugänglich während des Tippens. Das ist weitaus praktischer als die Suchfunktionen von Outlook oder Thunderbird.

Kommmmentar - Outlook sperrt

Outlook steht immer wieder im Zentrum, wenn es um E-Mails, Adressen und Termine geht. Schon ein einfacher Adressabgleich mit einem Windows Mobile Handy erfordert im Normalfall Outlook. Umso ärgerlicher ist es, dass Microsoft den Datenexport mit Outlook stark vernachlässigt. Dass das Programm prinzipiell mit fremden Daten umgehen kann, zeigt der Import. Wenn es also keinen brauchbaren Datenexport gibt, muss es politische Gründe dafür geben.

Der Kunde soll wohl am Wechseln gehindert werden. Das ist umso schmerzlicher seit Outlook einerseits nur noch in der Office-Home-and-Business-Version für 300 bis 400 Euro erhältlich ist, andererseits Windows Mobile immer mehr Endkunden ansprechen soll, die ihre Adressen dann nicht synchronisieren können. Hier vergreift sich Microsoft produktpolitisch gehörig und sollte zügig eine Schnittstelle zumindest zu Windows Live anlegen.