Collaboration-Kultur einführen:
Tipps: Erfolgreicher Collaboration-Einsatz kommt nicht von selbst

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de)

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14.12.2009

Unified-Communications & Collaboration (UCC) verbessern die Zusammenarbeit im Unternehmen. Allerdings kann der Erfolg dabei sehr unterschiedlich sein. Wenn dabei allerdings einiges berücksichtigt wird, sollte dabei viel zu erreichen sein.

Über Unified-Communications & Collaboration (UCC) lässt sich die Zusammenarbeit im Unternehmen eindeutig verbessern. Allerdings hat sich in der Studie »Meetings Around the World II: Charting the Course of Advanced Collaboration [1]« von Frost & Sullivan gezeigt, dass der Erfolg der Maßnahmen sehr unterschiedlich sein kann. Sponsoren waren Cisco und Verizon Business [2]. Diese hat sich die Untersuchung zum Anlass genommen, daraus Empfehlungen abzuleiten, um einen möglichst großen Erfolg beim Einsatz von UCC zu erreichen. Dies fängt bei Investitionen in ein IP-Netz an, das den Anforderungen für UCC genügt. Außerdem müssen Unternehmen verstehen, dass es sich dabei mehr um eine Strategie handelt als um den Einsatz bestimmter Werkzeuge handelt. Schließlich muss ein Unternehmen eine Collaboration-Kultur entwickeln, sonst verläuft der Einsatz letztlich im Sande.

Zusammenhang zwischen Engagement bei Unified-Communications & Collaboration und Return-on-Collaboration. Letzteres ist ein Maß von Frost & Sullivan für die Verbesserung bei der Zusammenarbeit.

Mit UCC wird das IP-Netz zu einem entscheidenden Instrument des Erfolgs. Es muss die notwendigen Kapazitäten bereitstellen und auch die Qualität der Kommunikation sichern. Dazu gehören entsprechende Bandbreiten, der Einsatz von Class-of-Service für verschiedene Dienste und auch ein Monitoring der Qualität etwa bei Sprache oder Video.

Ein zweiter zentraler Erfolgsfaktor liegt in den Mitarbeitern. Sie müssen ein Gefühl für diese Art der Zusammenarbeit über UCC und den Nutzen bekommen. Zentrales Instrument dafür ist eine entsprechende Unternehmenskultur. Dabei muss der Einsatz etwa von Collaboration-Tools durch die Unternehmensleitung befürwortet und auch gelebt werden.

Ein Problem liegt auch darin, dass in Unternehmen zu wenig Know-how vorhanden ist. Dies ist aber Voraussetzung, um überhaupt zu definieren, welche Anforderungen eine UCC-Lösung erfüllen soll. Ohne solche Vorgaben ist es auch sehr schwer zu überprüfen, ob eine solche Lösung Erfolge zeitigt. Um solche Vorgaben zu definieren, ist es auch gut Mitarbeiter zu befragen, um ein Bild für deren Bedürfnisse zu bekommen. Definiert das Unternehmen Benchmarks für den Erfolg bei Vertrieb, Finanzen, Marketing, Unternehmenskultur und Anwenderzufriedenheit, bekommt es kontinuierlich ein Feedback über die Erfolge bei der Einführung.

Der Einsatz einer UCC-Lösung kann das ganze Unternehmen umkrempeln. Daher ist es gut, das ganze in nicht zu großen Teilschritten einzuführen. Solche Meilensteine helfen auch, erste Erfolge nachzuweisen und Erfahrungen für den weiteren Einsatz zu sammeln. Dabei müssen auch die Mitarbeiter mit den verschiedenen UCC-Werkzeugen geschult und vertraut werden.

Bei der Einführung einer UCC-Lösung gilt es auch zu überlegen, führt ein Unternehmen alles in Eigenregie durch oder holt es sich einen Partner wie ein Systemhaus in Boot. Es kommen auch es auf Managed-Services betracht oder ein Provider betreibt bestimmte Elemente. Wichtig ist dabei, dass der Partner nicht nur Erfahrung bei den UCC-Lösungen braucht. Es muss auch Know-how über Netzwerke, Sicherheit und den Applikationen vorhanden sein, die mit der UCC-Implementierung zusammenarbeiten sollen.

Über UCC wird auch Telearbeit deutlich vereinfacht. Mitarbeiter sind durchaus bereit, auch im Home-Office zu arbeiten. Allerdings muss das Unternehmen nicht nur technisch auch organisatorisch die Vorrausetzungen schaffen, indem es entsprechende Richtlinien aufstellt.

[1] http://www.verizonbusiness.com/resources/whitepapers/wp_meetings-around-the-world-ii_en_xg.pdf
[2] http://www.verizonbusiness.com/

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