Effektive IT-Prozessautomation:
Acht typische Fehler der Prozessautomation

von Lars Bube (lars.bube@crn.de)

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17.05.2010

Getrieben vom Konsolidierungszwang rückt die Automatisierung der IT-Prozesse zunehmend in den Fokus der Unternehmensverantwortlichen. Da es jedoch oft an Erfahrung fehlt, drohen viele Projekte an einigen typischen Fehlern wie einer zu manuell geprägten oder überdimensionierten Planung zu scheitern.

(Fortsetzung des Artikels von Seite 3)

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Vielen Unternehmen fehlt es schlicht noch an der nötigen Automations-Erfahrung. (Bild: tom, fotolia.com)

In immer mehr Unternehmen rückt derzeit der Wunsch nach einer verstärkten Vereinfachung und Automation ihrer IT-Prozesse auf einen der oberen Plätze der Agenda. Die Verantwortlichen versprechen sich davon vor allem eine höhere Effizienz und Qualität in ihrer IT-Organisation, bei gleichzeitiger Reduktion der Prozess-Komplexität.

Das Feld, das sich Unternehmen hier für Verbesserungen bietet, ist allerdings oft genauso weitläufig wie die dort lauernden Risiken. So weisen beispielsweise selbst so trivial wirkende Prozesse wie das Anlegen von Benutzern in der unternehmerischen Praxis meist erst einen sehr geringen Automatisierungsgrad auf. Mit den Bestrebungen dies zu ändern, betreten daher viele Unternehmen und ihre IT-Abteilungen beinahe völliges Neuland, ohne dabei auf entsprechend fundierte Erfahrungen aus anderen Projekten zurückgreifen zu können.

Dieser Mangel an Erfahrung bei der Prozessautomation bringt jedoch erhebliche Risiken mit sich, die erwartete positive Effekte im schlimmsten Fall sogar ins Gegenteil verkehren können. Nach der Praxiserfahrungen der Consultants der Ogitix AG [1] kranken etwa viele Automationsprojekte von Anfang an bereits an erheblichen konzeptionellen Mängeln. Je früher jedoch solche Weichen falsch gestellt werden, desto mehr droht sich die IT im Laufe der Zeit zu verfransen und statt einer Verbesserung mit immer mehr Problemen konfrontiert zu werden. Die Analysten warnen deshalb vor acht typischen Fehlern, die sie fast schon regelmäßig bei Projekten beobachten.

Fehler frühzeitig vermeiden

1. Es wird trotz der Automatisierungsziele noch zu manuell gedacht: Auch wenn die Absicht einer stärkeren Automation von IT-Prozessen verbindlich erklärt ist, besteht die Gefahr einer unzureichend konsequenten Ausrichtung. Dies resultiert daraus, dass der Blick auf die operative Durchführung von Abläufen durch recht stabil verinnerlichte – manuelle – Gewohnheiten geprägt ist. Sofern diese manuelle Dimension im Bewusstsein nicht überwunden wird, werden die Automatisierungsperspektiven und ihre dynamische Umsetzung deutlich eingeschränkt bleiben.

2. Zu überdimensionierte Vorhaben: Obwohl die möglichen Optionen zur Automation oft noch gar nicht ausreichend konkretisiert werden können, entstehen mitunter euphorisch motiviert direkt sehr umfangreiche Projekte. Aber mit wachsender Komplexität steigen auch die Erfolgsrisiken. Aus diesem Grund ist es vorteilhafter, bei der Automatisierung von Prozessen mit überschaubaren Projekten sukzessiv vorzugehen. Damit lässt sich ein schnell erkennbarer Nutzen generieren und können eigene Best Practices für die folgenden Automatisierungsvorhaben genutzt werden.

3. Integrationshürden finden in den Automatisierungsplanungen zu wenig Aufmerksamkeit: Wird ein technisches Vorgehen gewählt, bei dem der Einsatz des Automatisierungstools Eingriffe in die IT-Landschaft erforderlich macht und beispielsweise Agenten auf anderen Systemen implementiert werden müssen, entstehen zwangsläufig sehr umfangreiche und zeitintensive Projekte. Deshalb sind technische Wege zu wählen, bei denen vorhandene IT-Systeme unangetastet bleiben und dadurch Integrationshürden vermieden werden.

Klares Anforderungsprofil und Prozess-Recycling

4. Organisatorische Veränderungen als ungewollte Konsequenzen: Die Automation soll Prozessabläufe effizienter gestalten, aber nicht zu einer Umgestaltung der Organisation führen. Genau dies entsteht jedoch, wenn eine zu Technik-dominierte Verfahrensweise gewählt wird, bei der sich die organisatorischen Verhältnisse an den Vorgaben des Tools orientieren und angepasst werden müssen.

5. Zu unklares Anforderungsprofil bei der Auswahl des Tools: Fehlt es an einer präzisen Definition der operativen und wirtschaftlichen Ziele, die mit dem Automatisierungstool erreicht werden sollen, entstehen ungewollte Effekte: Die Implementierung und der Einsatz des Tools binden nicht nur erhebliche Ressourcen, sondern erzeugen durch hohen und teuren Projektaufwand meist auch einen unbefriedigenden Return on Investment (ROI). Auch eine ausreichend hohe Transparenz und durchgängige Kontrollierbarkeit – allein schon aus Compliance-Gründen – lässt sich nicht in befriedigender Weise erreichen.

6. Die Wiederverwendbarkeit von Prozessen ist nicht vorgesehen: Bereits intern erstellte oder extern zur Verfügung stehende Workflows werden nicht genutzt, weil dies organisatorisch nicht vorgesehen ist oder sie sich nicht in dem Automatisierungstool abbilden lassen. Die Konsequenz ist ein vermeidbarer Mehraufwand in oft beträchtlicher Größenordnung.

Abhängigkeiten im Griff behalten

7. Es werden Abhängigkeiten zu Spezialkompetenzen geschaffen: Die sowieso schon sehr umfangreichen Know-how-Anforderungen sollten nicht dadurch noch weiter gesteigert werden, dass die Prozessautomation den Bedarf an umfangreichen Schulungen für weitere Kompetenzen auslöst. Vielmehr ist eine Technologie zu wählen, die ohne externes Know-how auskommt. So muss die Anpassung des Systems an sich ändernde Umgebungen mittels gängiger Methoden und Techniken in eigener Regie durchführbar sein.

8. Vernachlässigung des Betriebsaufwands in den Planungen: Die Realität im Umgang mit Tools charakterisiert sich meist dadurch, dass sie einen kontinuierlichen Aufwand erfordern. Doch das Gegenteil ist notwendig: Um die Betriebsbedingungen effizient zu halten, darf kein ständiger Pflegebedarf ausgelöst werden. Aufwand darf nur entstehen, wenn mit der Lösung produktiv gearbeitet wird.

[1] http://www.ogitix.com/_

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