Digitale Rechungserstellung und -versand:
Dank Output-Management-Lösung weniger Kosten für Leasing-Dienstleister

von redaktion@networkcomputing.de

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06.10.2009

Mit Hilfe einer Output-Management-Lösung verbessert der Fahrzeug-Leasing-Dienstleister seine Geschäftsprozesse. Rechnungserstellung, -versand und andere Auswertungen für Kunden erfolgen weitgehend automatisch. Das Unternehmen erwartet im ersten Jahre eine Einsparung von 40.000 Euro.

Die Unterhachinger Mobility Concept [1] bietet sämtliche Dienstleistungen vom reinen Finanz- bis zum Full-Service-Leasing von Kraftfahrzeugen und Fuhrpark-Management an. Das Unternehmen kümmert sich um die Fahrzeuge seiner Kunden, damit diese Freiräume für ihr Kerngeschäft haben. Die Experten erstellen möglichst gute Finanzierungs-, Beschaffungs- und Verwertungskonzepte auf und agieren dabei unabhängig von Automobilherstellern. Momentan verwaltet Mobility Concept 18.800 Fahrzeuge mit den zugehörigen Verträgen. 2007 lag der Umsatz des Dienstleisters, einer Tochterfirma der HVB Leasing, bei 117 Millionen Euro.

Die neue Output-Lösung bei Mobility Concept sorgt dafür, dass die Rechnung für jede Fahrzeug-Nutzung sich noch weniger Kosten anfallen.

Bei den vielen Fahrzeugen, die Mobility Concept verwaltet, entsteht jeden Monat eine beachtliche Zahl an Ausgangsrechnungen, die an die Kunden versandt werden müssen. Diese Dokumente wurden in der Vergangenheit manuell ausgedruckt und kuvertiert. Im Jahr versendet das Unternehmen so etwa 50.000 Ausgangsrechnungen, da auch viele Sammelrechnungen erstellt werden. »Wir konnten die Rechnungsdaten nicht aus unserem bestehenden Vertragsverwaltungssystem extrahieren«, beschreibt Andreas Müller, Projektleiter IT bei der Mobility Concept, die Herausforderung. 2007 setzte Mobility Concept daher ein Projekt auf, um den Prozess der Rechnungserstellung zu optimieren.

Während der Ausschreibungsphase stellte Adobe seine Lösungen vor: »LiveCycle Production Print ES« vereint Adobes »LiveCycle Designer ES« mit einer speziell für die Dokumentenproduktion konzipierten, leistungsfähigen Server- und Entwicklungsplattform von StreamServe. Mit dem Output-Management-System (OMS) Production-Print lassen sich personalisierte Dokumente wie die Leasing-Rechnungen von Mobility Concept über mehrere Kanäle bereitstellen. Die Anwendung ermöglicht die Zusammenführung von Daten aus Enterprise-Systemen mit Rechnungsvorlagen des LiveCycle-Designers.

»Das Kosten-/Leistungs-Verhältnis war bei Adobe und StreamServe das Beste. Am Ende haben uns zusätzlich die Performance und Bedienbarkeit des LiveCycle-Designers überzeugt«, erklärt Andreas Müller. Da Mobility Concept wächst, spielte bei der Entscheidung auch die Tatsache eine Rolle, dass Adobe das Unternehmen dabei problemlos begleiten kann.

Gut passende Prozesse inklusive digitaler Signatur

Heute funktioniert der Prozess der Rechnungserstellung bei Mobility Concept weitgehend automatisch. Das Vertragsverwaltungssystem »LEASMAN« erzeugt einen XML-Datenstrom, der in LiveCycle Production Print übernommen wird. Das OMS hält die mit dem LiveCycle-Designer erstellten Druckvorlagen für die Rechnungen bereits vor und befüllt das entsprechend adressierte Adobe-Dokument mit den Rechnungsdaten aus dem XML-Datenstrom. Das Ergebnis ist eine Rechnung im PDF-Format, die ausgedruckt und versandt wird. »Damit haben wir prinzipiell den gleichen Stand wie vor Projektstart, außer, dass wir jetzt ein PDF-Dokument generiert haben«, so Müller.

»Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten bei Mobility Concept Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig«, so Andreas Helios, Senior-Group-Marketing-Manager bei Adobe Systems.

Es gibt aber noch weitere Anforderungen, die jetzt erfüllt werden. Die Adobe-Lösung generiert eine AFP-Datei (Apple-Filing-Protocol) mit den Rechnungsdaten, die an einen Lettershop übertragen wird. Damit ist das Drucken und Kuvertieren der Rechnungen vollständig ausgelagert. Die zweite Anforderung ist der elektronische Rechnungsversand. Immer mehr Kunden von Mobility Concept erhalten ihre Rechnungen jetzt als PDF-Datei in einer E-Mail. Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, muss diese Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Zu diesem Zweck holt sich ein Dienstleister die Rechnungen aus einem bestimmten Verzeichnis des Production-Print-Servers, signiert die Dokumente und verschickt sie an die Leasingkunden. Zusätzliche Einsparungen und Prozessverbesserungen konnten auch im Archivbereich erreicht werden. Production-Print erstellt eine Index-Datei der generierten Rechnungen und sichert damit die Anbindung an das Archiv von Mobility Concept. Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten die Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig, denn das OMS legt jede Rechnung parallel zur Erstellung im Archiv ab.

Im ersten Jahr: Einsparung von 40.000 Euro erwartet

Ein erfreulicher Nebeneffekt ergab sich, als das Projekt schon lief. Mobility Concept bietet seinen Kunden eine Tankauswertung auf der Basis von Tankkartendaten an. Einige Kunden verlangten separate Aufstellungen für jeden Nutzer ihres Fuhrparks, um nachzuvollziehen, wo die Fahrer tanken, ob sie Edelkraftstoffe kaufen und wie hoch der Verbrauch ist. Diese Anforderung lässt sich über das OMS sehr gut abbilden. Aus dem XML-Datenstrom werden die Einzeltankauswertungen heute automatisch extrahiert und per E-Mail verschickt.

»Mobility Concept spart schon im ersten Jahr nach Projektabschluss 40.000 Euro. Für die kommenden fünf Jahre rechnen wir mit Einsparungen von insgesamt 290.000 Euro«, so Andreas Müller, Projektleiter IT bei Mobility Concept.

In einem nächsten Projektschritt sollen bei Mobility Concept neben den Rechnungen auch die restlichen Vertragsdokumente über das Output-Management-System abgebildet werden. Mit der Entscheidung für die Technologie von Adobe und StreamServe hat Mobility Concept den Prozess der Rechnungsverarbeitung maßgeblich vereinfacht. Und auf der Kostenseite wirkt sich die Lösung sehr positiv aus: Für das erste produktive Jahr rechnet das Unternehmen mit Prozesskosteneinsparungen von rund 40.000 Euro.

In den kommenden fünf Jahren plant Müllers Projektteam Einsparungen von etwa 290.000 Euro durch die Einbindung des Lettershop, die Archivierung und die elektronische Rechnungsstellung. Voraussetzung hierfür ist es, dass sich künftig immer mehr Kunden für das E-Invoicing als Zusatzangebot entscheiden.

Tipp der Redaktion

Müller wird bei der Veranstaltung »Kosten runter« am 11. bis 12. November 2009 in Düsseldorf über die Chancen und Risiken dieses Projekts ausführlich referieren. Müller ist als IT-Leiter für Analyse, Dokumentation und Verbesserung aller Geschäftsprozesse bei Mobility Concept zuständig. Mehr Infos zu »Kosten runter« finden sich hier [2].

[1] http://www.mobility-concept.de/
[2] http://events.networkcomputing.de/front_content.php?idcat=43

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