Tools für die Zusammenarbeit über das Web:
Test Web-2.0-Collaboration-Tools: Teamwork leicht gemacht

von Bernd Reder (bernd.reder@networkcomputing.de), Dirk Jarzyna

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30.01.2009

Auf Web-2.0-Technik basierende Collaboration-Tools unterstützen in kleineren Organisationen das Teamwork und erlauben die gemeinsame Nutzung von Informationen und Dateien, ohne Groupware-Kosten und IT-Overhead. Network Computing hat drei dieser Werkzeuge auf ihre Tauglichkeit in der Praxis hin untersucht.

Unternehmen untersuchen immer häufiger leichtgewichtige Collaboration-, Kommunikations- und Workspace-Tools oder setzen solche Werkzeuge bereits ein. Beispielsweise als Stand-alone-Software fürs File-Sharing und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, als Blogs für den Wissensaustausch oder als Wikis fürs Whiteboarding und das Projekt-Management.

Diese Tools sind allerdings bei weitem nicht so mächtig wie Lotus Notes, Microsoft Sharepoint oder Groove. Aber für viele Organisationen ist genau dies der Punkt. Network Computing untersuchte drei dieser neuen Werkzeuge: Yugma, Twiki und Sosius.

Yugma: Für Webinars und Whiteboarding prädestiniert

Yugma [1] ist per Download verfügbar für Windows, Linux und MacOS. Wie bei etlichen solcher Tools ist auch hier die Grundversion kostenlos. Vor der Nutzung ist auf der Yugma-Website ein Benutzerkonto zu erzeugen, anschließend die Software zu installieren, was ein kurzer, schmerzloser Prozess ist.


Virtuelle Meetings und Webinars, Chat,
Whiteboarding, Screen- und File-Sharing
die Stärke von Yugma.

Das Produkt bietet einen permanent verfügbaren Web-Konferenz-Meeting-Space sowie Datei- und Screen-Sharing. Yugma lässt sich gut nutzen, um einen schnellen Blick auf das Fortschreiten der Aufgaben zu werfen. Selbst während einer Geschäftsreise kann ein Mitarbeiter mal eben schnell »hineinspringen« und ein unmittelbares Feedback liefern.

Yugmas löst außerdem Probleme mit der Versionskontrolle von Daten, die mit dem Austausch von Dateien oder Präsentationen einhergehen.

Whiteboard-Tool integriert

Das Screen-Sharing funktioniert in Echtzeit. Unabhängig von der jeweils genutzten Applikation oder Betriebssystem-Software sieht jeder Teilnehmer genau das, was auch der Host auf dem Bildschirm hat.

Der Host einer Yugma-Sitzung kann jederzeit einen anderen Teilnehmer zum Präsentator machen. Auf diese Weise unterstützt das Produkt den organischen Fluss der Meetings zwischen mehreren Parteien. Die Gewalt über Maus und Tastatur lässt sich jederzeit an einen anderen Sitzungsteilnehmer übergeben. Dies erlaubt die Zusammenarbeit an jeder Applikation in Echtzeit.

Eingebettet in Yugmas Service ist ein leistungsfähiges, und doch einfach zu nutzendes Whiteboard-Feature. Es erlaubt während einer Yugma-Sitzung ein sofortiges interaktives Brainstorming.

Das Tool bietet einige Hilfsmittel, mit denen die Nutzer online Anmerkungen hinzufügen können. Sie haben unter anderem die Möglichkeit, Linien, Formen und Freihandgrafiken zu zeichnen oder wichtige Punkte zu unterstreichen. Whiteboard-Diagramme und -Anmerkungen speichert das Programm auf Wunsch im JPEG-Format.

Gemeinsamer Datei-Speicherplatz

Wer hat noch nie wichtige Dokumente per E-Mail versandt, die sich in Spam- oder Virus-Filter verfangen haben oder wegen Einschränkungen der Dateianhangsgröße als unzustellbar zurückgekommen sind? Yugma offeriert einen gemeinsamen File-Space, um solche unerwünschten Effekte zu verhindern.

Der Benutzer erhält bis zu 100 MByte Web-Speicherplatz, um Dateien zu posten. Damit lassen sich Projekt- oder Team-Dokumente leicht gemeinsam nutzen und von Kollegen oder Kunden, die sich zuvor authentifiziert haben, jederzeit herunterladen.

Sitzungen größerer Gruppen unterstützt der Telekonferenz-Service mit bequemer Sprachkommunikation. Der Zugriff auf diesen Dienst ist leicht und verursacht außer den normalen Ferngesprächsgebühren keine weiteren Kosten.

Kooperation mit VoIP-Services vieler Anbieter

Der Service offeriert einige hilfreiche und erweiterte Features, und er funktioniert mit so gut wie jedem Voice-over-IP-Service-Provider, darunter Skype und Google-Talk. Für Skype-Nutzer bietet Yugma außerdem eine spezielle Yugma-Skype-Edition, die zum Skype-Angebot Echtzeit-Collaboration- und Desktop-Sharing hinzufügt.

Die neuen Funktionen sind für Skype-Benutzer leicht anzuwenden: Sobald die Skype-Edition installiert ist, muss der Benutzer lediglich einen Kollegen von der bereits existierenden Skype-Kontaktliste einladen. Yugma öffnet sich dann automatisch.

Premium-Sitzungs-Hosts und -Teilnehmer können Yugma-Sitzungen mit einem Record- und Playback-Feature aufzeichnen, auf ihren Computern speichern und später erneut abspielen. Bis zu 200 MByte aufgezeichneter Sitzungen dürfen außerdem auf die Yugma-Website hochgeladen werden.

Das Record-Manager-Tool liefert die URLs dieser Aufzeichnungen, über die andere Benutzer Zugriff erhalten.

TWiki: Arbeiten ohne Grenzen

Ein Wiki? Ja, warum nicht! Für erste Gehversuche mit diesem Tool bietet sich für Firmen Twiki [2] an. Es handelt sich um eine kostenlose Open-Source-Wiki-Lösung für Arbeitsplatz-Collaboration.


Twiki wird unter anderem vom Halbleiterhersteller Texas Instruments eingesetzt.

Der Service gestattet eine Zugriffs- und Revisionssteuerung sowie Audit-Trails. Die Design-Abteilung von Texas Instruments in Indien nutzt Twiki als Web-Repository für alle Projektinformationen; mehr als 400 Mitarbeiter sind als Benutzer registriert. Was für ein solches Unternehmen mit dieser Benutzerzahl taugt, sollte für kleinere Organisationen allemal ausreichen.

Im Grunde handelt es sich bei Twiki um ein flexibles System für den Einsatz als Enterprise-Wiki, Enterprise-Collaboration-Plattform und Knowledge-Management-System. Die Lösung implementiert die ursprüngliche Wiki-Idee eines gemeinsamen Whiteboards: Jeder kann Inhalt hinzufügen, ändern und die Organisation des Inhaltes modifizieren.

Wiki mit Datenbank kombiniert

Was auch immer ein Benutzer schreibt, wird »hübsch« präsentiert und bleibt erhalten. Twiki fügt diesem Konzept aber viele Funktionen hinzu, die auch im professionellen Umfeld Sinn machen.

In erster Linie ist Twiki ein strukturiertes Wiki, das die Vorteile eines Wikis mit denen einer Datenbank-Applikation kombiniert. Wikis erlauben offene, untereinander verlinkte Inhalte, die jeder beliebige Benutzer editieren kann. Sicherheit gibt es lediglich in Form eines Audit-Trails.

Eine Datenbankapplikation arbeitet hingegen mit hoch strukturierten Daten, besitzt eine Zugriffssteuerung, vereinfacht die Berichterstellung und unterstützt Workflows. Twiki erlaubt als strukturiertes Wiki den Benutzer nun, strukturiertem Inhalt freien Content hinzuzufügen (und umgekehrt).

Natürlich enthält Twiki eine Zugriffssteuerung, denn bei einem internen Unternehmenseinsatz soll natürlich nicht jeder Benutzer auf jeden Inhalt zugreifen dürfen. Außerdem bietet Twiki eine vollständige Revisionskontrolle, die jede Änderung aufzeichnet.

Bereits in der Grundversion lässt sich Twiki als Whiteboard, Dokument-Repository, gemeinsame Autorenumgebung, Notizbuch und Chatraum nutzen. Eine Plug-in-Schnittstelle öffnet die Lösung für Anpassungen, Erweiterungen und die Applikationsintegration.

Mit Erweiterungen, die größtenteils ebenfalls als Open-Source-Software verfügbar sind, wurde Twiki bereits erfolgreich als Content-Management-System (CMS) für Web-Sites, als Präsentationsentwicklungswerkzeug, Blog, Datenbank, Projektmanagementsystem und Tracking-Tool eingesetzt. Allerdings müssen interessierte Benutzer diese Erweiterungen zunächst finden – die Web-Site von Twiki [2] ist ein guter Ausgangspunkt für eine Suche.

Einfach zu bedienen

Für die Benutzer ist die Anwendung von Twiki denkbar einfach. Sie erhalten einen Wysiwyg-Editor, mit dem sie über einen Web-Browser gemeinsam Web-Inhalte erzeugen, organisieren und modifizieren. Der Editor glänzt mit Textformatierungsfunktionen und erlaubt den Upload beliebiger Dateianhänge.

Twiki pflegt ganz natürlich den Informationsfluss innerhalb der Organisation und eliminiert das Syndrom des veralteten Intranet-Inhalts.

Für Administratoren ist die Sache nicht ganz so einfach, denn sie müssen Twiki ja erst einmal ihren Benutzern zur Verfügung stellen. Die Software aus dem Web herunterzuladen ist nur der erste – einfachste – Schritt. Diese anschließend auf einem Web-Server zu implementieren, kann jedoch sehr kompliziert sein, wenn es sich nicht gerade um Apache unter Linux handelt.

Zwar gibt es Anleitungen für eine Reihe weiterer Web-Server und Plattformen, doch beziehen sich diese nicht immer auf die aktuelle Twiki-Version. Hilfe verspricht die Twiki-Community, die mittlerweile recht groß ist und sehr engagiert ist Probleme zu lösen.

Sosius: Konkurrenz für die Großen

Wer bei der Erwähnung der Schlagworte Groupware und Collaboration nur an Notes, Groupwise oder Exchange/Outlook denkt, wird mit den beiden zuvor besprochenen Produkten möglicherweise nicht glücklich. Aber es gibt ja auch Lösungen, die viele der Features der eben erwähnten, ausgewachsenen Groupware-Applikationen nachbilden. Sosius [4] macht das besonders gut.

Bei Sosius handelt es sich um einen Online-Workspace, der in der Grundversion kostenlos verfügbar ist. Der Service ist von beliebigen Plattformen aus über Browser erreichbar und offeriert bereits mit dem freien Konto mehr als 50 Funktionen und Tools für Teamwork und Collaboration.


Sosius bietet eine Funktionsvielfalt, die sonst nur bei teureren Produkten wie Notes und Exchange/Outlook zu finden ist.

Sosius ist kraftvoll und flexibel und kommt völlig ohne lokal zu installierende Software aus. Alles, was der künftige Nutzer tun muss, ist, über die Website der Firma [4] ein Konto zu erzeugen. Bereits während des Einrichtens dieses Kontos ist es möglich, private und öffentliche Ordner, Gruppen, Projektordner, Blogs und Kalender zu erstellen und andere Benutzer einzuladen, diese Dinge gemeinsam mit ihm zu verwenden.

Keine Einschränkung bei Gruppen und Teilnehmerzahl

Im Gegensatz zu anderen Online-Collaboration-Tools erlaubt es Sosius, eine uneingeschränkte Anzahl von Gruppen zu erzeugen und beliebig viele Teilnehmer einzuladen. Eine Einschränkung ist allerdings der zur Verfügung stehende Speicherplatz, der bei Nutzung des kostenlosen Angebots lediglich 25 MByte beträgt.

Diese 25 MByte dürfen die Benutzer frei organisieren und mit beliebigen Informationen füllen. So gut wie alles lässt sich dort speichern: Dokumente, Dateien, Webseiten, Kalender, Datenbanken, Projekte und Aufgaben, Listen und Kontakte. Zwei weitere Einschränkungen der kostenlosen Version: eine hochzuladende Datei darf maximal 10 MByte groß sein, und pro Monat dürfen maximal 200 MByte übertragen werden.

Der Service offeriert wirklich eine Fülle von Features. So ist nicht nur eine einfache Kalenderfunktion enthalten, sondern zusätzlich ein gut funktionierender Teamkalender mit Einlade-, Archivierungs- und Benachrichtigungsfunktion. Sogar ein Workflow lässt sich für Kalenderelemente einrichten.

Das Projektmanagement erlaubt eine Auflistung der einzelnen durchzuführenden Tasks, unterstützt aber auch Gantt-Charts, um die Sache anschaulicher zu machen. Der Benutzer kann Trigger einschalten und Workflows definieren, um Aufgaben zu beenden oder das Projekt zur nächsten Stufe weiterzuführen.

Ideen, Kommentare und Feedback der Teammitglieder lassen sich auf strukturierten Diskussionsseiten oder in Blogs sammeln. Blogs kann ein Benutzer übrigens in jedem beliebigen Gruppenordner oder öffentlich im Web erzeugen und publizieren.

Einfach zu bedienender Editor

Die Schnittstelle zu Sosius ist ansprechend gestaltet und leicht zu benutzen. Jeder Anwender kann sich außerdem einen persönlichen Workspace so einrichten, dass er sofort beim Anmelden die von ihm gewünschten Informationen sieht.

Der für die Erzeugung der Inhalte genutzte Editor ist ebenfalls simpel in der Anwendung. Er enthält viele Formatierungsfunktionen und unterstützt HTML, Grafiken und Sonderzeichen.

Selbstverständlich ist auch in Sosius eine Zugriffssteuerung implementiert, denn schließlich soll ja nicht jeder Benutzer auf alle Elemente zugreifen können. Das kostenpflichtige Team-Upgrade erhöht die Sicherheit, indem es SSL hinzufügt. Ansonsten erhöhen die verfügbaren Upgrades den von Sosius zur Verfügung gestellten Speicherplatz, das Upload-Dateigrößenlimit und die monatliche Dateitransfermenge.

Fazit

Eine eindeutige Empfehlung für das eine oder andere Produkt lässt sich nicht aussprechen, dafür sind die Produkte zu unterschiedlich aufgebaut. Deshalb gibt es diesmal auch nicht die bekannte Reportcard, denn ein Feature-für-Feature-Vergleich war in diesem Fall nicht möglich.

Organisationen, die an einem Produkt interessiert sind, das sich mit den kommerziellen Angeboten von IBM/Lotus, Novell oder Microsoft vergleichen lässt, sind mit Sosius gut bedient.

Wer ein eher offenes, flexibles Produkt sucht, das dem Benutzer kaum formale Zwänge auferlegt, sollte sich TWiki ansehen.

Virtuelle Meetings und Webinars, Chat, Whiteboarding, Screen- und File-Sharing sind dagegen die Stärke von Yugma.

Testverfahren: Web-2.0-Collaboration-Tools

Die Collaboration-Tools wurden in den Real-World Labs der Network Computing getestet. Für Yugma und Twiki galt es die notwendige Software herunter zu laden und zu installieren: Für Sosius wurden lediglich die erforderlichen Konten erzeugt.

Fürs Editieren der Inhalte und den Zugriff auf die Dienste gelangten unterschiedliche Browser zum Einsatz, darunter Firefox 3.0.3, Internet-Explorer 6.0 und Internet-Explorer 7.0. Die genutzten Desktop-Computer liefen unter Windows-XP und Windows-Vista, jeweils mit den aktuellsten Service-Packs.

[1] http://www.yugma.com/
[2] http://twiki.org/
[3] http://twiki.org/
[4] http://sosius.com/
[5] http://sosius.com/

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